14. Первинні документи, їх класифікація, вимоги до складання. Поняття документообороту.

Перви́нний докуме́нт — письмовий документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Усі первинні документи різняться як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги: мінімум документів — максимум корисної інформації. Щоб забезпечити виконання цієї вимоги, треба добре знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто їх класифікацію.

Класифікація — це розподіл, розміщення чогось за однорідними групами. Вона є однією з найважливіших передумов раціональної організації і ведення бухгалтерського обліку, і необхідна як з наукового, так і з практичного погляду. Класифікація первинних документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку.

Отже, брати кількість позицій (рядків) за класифікаційну ознаку нині вже недоцільно.

У класифікації первинних документів не береться до уваги також і спосіб їхньої обробки — вручну, автоматизовано чи змішано. Це означає недоцільність запровадження і такої класифікаційної ознаки, як «техніка складання і опрацювання документів».

Щоб класифікація була максимально простою і відповідала передовсім потребам практики, доцільно користуватись тільки трьома ознаками:

• за призначенням;

• за порядком складання;

• за способом відображення операцій.

Залежно від змісту господарських операцій, які підлягають документуванню, первинні документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошовими документами оформлюють операції з грошовими коштами (це банківські чеки, прибуткові та видаткові касові ордери). Матеріальними називають документи з надходження й вибуття основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (це прибуткові й видаткові накладні, вимоги, ордери, лімітні картки). Розрахунковими документами оформлюють розрахункові операції між підприємствами, підприємцями — фізичними особами (це рахунки-фактури, платіжні вимоги та ін.).

Одним із видів розрахункових документів є вексель — цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов'язання боржника сплатити після настання строку визначену суму грошей власникові векселя. Простий вексель містить просту й нічим не обумовлену обіцянку векселедавця сплатити власникові векселя після обумовленого строку визначену суму. Переказний вексель містить адресований платнику (трасату) письмовий наказ векселедержателя (трасанта) сплатити третій особі (ремітенту) обумовлену суму грошей у певний строк. Предметом векселя є гроші: як у національній, так і в іноземній валюті.

При складанні первинних документів, слід дотримуватися загальних правил їх оформлення, передбачених для ведення бухгалтерського обліку в Україні.

Первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву фізичної особи - підприємця, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).