7.3. Планування як інструмент організації робочого часу менеджера

Висока особиста організованість є одним з найважливіших чинників досягнення успіху. Планування робочого дня є хорошим прийомом для підвищення продуктивності праці.

У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою, різними життєвими ситуаціями.

При плануванні скорочується час на виконання посадових обов’язків, організовується цілеспрямована діяльність, зменшуються шанси відволікатися на поточні події.

Планування особистої роботи – складний і багатогранний процес, в якому необхідно комплексно вирішувати багато завдань, здійснювати великий обсяг розрахунків і прогнозувати обстановку. Велику роль у пла–нуванні особистої роботи відіграє правильна організація планування. На результативність планування керівника впливає грамотне використання апарату управління [7].

Так само як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову і виробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати, плануючи майбутнє і свою поточну діяльність [64].

Планування особистої праці є проектом розміщення процесів праці у часі на майбутній період. Менеджер планує не лише свої професійні і особисті цілі, але і поточне, пов'язане з робочим навантаженням щоб краще впоратися з прийняттям і реалізацією рішень. Хороше планування спрямоване на забезпечення практичного, вигідного, раціонального використання часу [93].

Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядку–вання часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Практичний досвід свідчить, що час затрачений на планування приводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку приводить до економії часу в цілому. Але при цьому помилково вважати, що чим більше часу витрачається на планування, тим більше часу заощаджується. В часі, як у багатьох інших процесах, наступає оптимум, після якого подальше планування не має сенсу [64].

Потрібно розглянути основні правила планування часу.

При плануванні варто дотримуватися деяких основних правил [13]:

1. При упорядкуванні плану дня краще лишити 40 % робочого часу вільним. Тобто 60 % − запланований час, 20 % − непередбачений час, 20 % − спонтанний час.

2. Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що він був витрачений. Тобто постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основа для майбутньої потреби в часі.

3. Зведення завдань воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план, необхідно мати уявлення про майбутні справи, як наприклад, розділити їх на довгострокові, середньо- і короткострокові справи.

4. Регулярність − системність − послідовність.

5. Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об‘єм завдань з яким реально мож впоратися.

Планування повинно проводитись у письмовому вигляді і регулярно переглядатися та поповнюватися. При плануванні (місячному, тижневому чи денному) менеджер має відповідати на такі запитання: Що треба зробити? Коли це зробити? Хто буде робити? Де це буде зроблено? Яким чином це треба зробити? Важливим є також розподіл робочого часу на окремі види праці. Чим краще сплановано час, тим продуктивнішою буде праця менеджера. Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі виникає нервова напруга, що призводить до неякісного вирішення завдань, зниження результативності управлінської праці.

Процес розробки плану особистої праці менеджера пропонується здійснювати за схемою, наведеною на рис. 7.1.  

Рис. 7.1. Процес розробки плану особистої роботи менеджера

Перший етап: менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути завдання з перспективного переліку справ, не виконаних у минулому періоді, інші справи, завдання, які періодично виникають. Перелік робіт слід складати у письмовій формі. Наприклад, у переліку справ на день відображають такі питання: проведення нарад, прийомів, робота з документацією, поїздки, контроль, телефонні переговори тощо. На цій стадії достатньо лише наближеного ранжування завдань, тобто розподілу їх за ступенем важливості або терміновості.

Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, необхідного для виконання кожного виду роботи. Безумовно, це складне завдання, оскільки керівнику важко заздалегідь передбачити, скільки часу потребує та чи інша робота. Тут багато залежить від складності та незвичайності вирішуваних завдань, досвіду і професіоналізму самого керівника, кваліфікації управлінського персоналу та інших факторів. Разом з тим, тривалість деяких управлінських дій можна оцінювати досить точно. Наприклад, керівники заздалегідь регламентують тривалість прийому відвідувачів з особистих питань, нарад тощо.

Третій етап: оскільки неможливо передбачити, які завдання потріб–но буде виконати протягом планового періоду, слід зарезервувати час для непередбачених справ.

Четвертий етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду. При цьому, слід виходити з 5 − 6 годин на день. Таким чином, у тижневому плані за п'ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 годин, а для розв'язання планових завдань − не більше 30.

П'ятий етап: перш ніж остаточно встановити план власної роботи, необхідно здійснити контроль шляхом співставлення розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу. Якщо необхідні витрати часу перевищують фонд планового періоду, необхідно переглянути перелік планових робіт. Менеджеру слід проранжувати планові роботи з точки зору важливості і невідкладності їх і вилучити другорядні дії. Так, не дуже термінові справи можна перенести на наступний період. Слід також делегувати частину робіт підлеглим.

Шостий етап: менеджер складає план власної роботи до виконан–ня. Для зручності їх рекомендується розробляти за допомогою щоденників часу, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси та іншу інформацію.

Сьомий етап: коригування плану, за необхідності – внесення змін і доповнень. Завдяки встановленому резерву часу менеджер має змогу протягом планового періоду адекватно реагувати на можливі ускладнення в процесі реалізації тих або інших завдань, вирішувати непередбачені справи, займатися творчою роботою.

Після закінчення відповідного планового періоду за допомогою порівняння "план − факт" визначаються результати цього періоду. Їх слід ураховувати для коригування планів на подальший період [36].

Деякі роботи передбачити у плані неможливо. Для цього необхідно проектувати резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то зменшувати витрати часу на заплановані роботи, переносити на інший час або доручати їх виконання іншому працівнику апарату управління [7].

Завчасно складені плани роботи керівника дисциплінують його працю, виключають невиконання важливих заходів. Без плану робочий день керівника зазвичай заповнюється поточними справами, що є невідкладними та терміновими, не залишається часу на вирішення перспективних питань, підвищення своєї кваліфікації, реалізацію духовних інтересів і відпочинок. Складання плану особистої роботи вимагає попереднього аналізу стану справ, а це активізує роботу керівника, роблячи її більше цілеспрямованою. Щоб встигати більше за меншу кількість часу, потрібні лише дві речі: організованість і самодисципліна [13].