Тема 7. Час як ресурс менеджера та його планування

Мета лекції – формування у студентів необхідних теоретичних навичок з питань обліку та планування часу менеджера.

Ключові слова: робочий час, стрес, стресостійкість, облік робочого часу, методи обліку, хронометраж, фотографія робочого часу, фотохронометраж, планування робочого часу менеджера.

Основні питання:

7.1. Роль часу як ресурсу у праці менеджера.

7.2. Облік робочого часу.

7.3. Планування як інструмент організації робочого часу менед-жера.

Професійні компетентності, що формуються: здатність до визначення особливостей організації робочого часу, здатність розкрити роль часу у праці менеджера, здатність визначити види обліку робочого часу, здатність до планування свого робочого дня.

7.1. Роль часу як ресурсу у праці менеджера

Час являється найважливішим життєвим ресурсом, що є у кожного, хоча використовується з різною віддачею, причому від ефективності його використання значною мірою залежить успіх в житті.

Робочий час – це встановлений відповідно до чинного законодав-ства час, протягом якого менеджер виконує свої трудові обов’язки в орга-нізації. Він вимірюється тривалістю відпрацьованого часу протягом робочого дня, тижня, місяця, року.

Робочий час менеджера переважно витрачається на [18]:

1) загальне керівництво – визначення цілей, стратегій, місії;

2) організацію виробничої діяльності: економічний аналіз показників фінансово-господарської діяльності, контроль за їх роботою;

3) роботу з інформацією: бесіди з підлеглими та відвідувачами, телефонні розмови, участь у нарадах, переговорах;

4) роботу з підлеглими: прийняття рішень, розподіл праці, контроль виконання прийнятих рішень;

5) роботу з документами: перегляд вхідної кореспонденції, скла–дання листів, підписування документів;

6) планування особистої праці та аналіз виконання запланованого;

7) інші види роботи: створення умов для праці підлеглих, само–освіта та навчання кадрів.

Особливості часу як ресурсу: незворотність, неможливість купівлі та зберігання, заміни або збільшення обсягу (обмеженість) [95].

Час не можна нагромадити, примножити або передати. Він проходить безповоротно. На жаль в Україні з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим значнішою особою він здавався. Але насправді це лише свідчить про низький рівень самоменеджменту, що становить послідовне і цілеспрямоване викорис–тання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Важливою якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві і поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу. У зв’язку з цим виникає небезпека помилковості рішень. Менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск власників, вищого рівня менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових партнерів. Як наслідок − чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці. 

Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери прагнуть самостійно виконати всі завдання, встигнути на всі наради, прийняти всіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приходять на роботу першими і йдуть з неї останніми. При цьому чимало справ залишаються невиконаними. Менеджер, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Урешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підлеглими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу [7].

Для менеджера, що має брак часу на вирішення виробничих, фінансових, соціальних та інших проблем, характерні [36]: 

• безплановість у використанні робочого часу і недостатнє опрацювання ключових сфер діяльності;

• нервозність, поспіх у діях; 

• нетерплячість у прийнятті рішень і у відносинах з рівними за рангом і з підлеглими; 

• відсутність порядку на робочому місці; 

• надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить; 

• недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим; 

• використання принципу “що не встиг на роботі – дороблю вдома”.

Отже, час – один з ресурсів, який не поновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу – це результат відсутності чіткості, плановості та організованості роботи менеджерів. Установлено, що непередбачена трихвилинна телефонна розмова нерідко призводить до втрати 15–20 хвилин, необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити початкову працездатність [18].

Значну частину робочого часу менеджера забирають непродуктивні затрати. Вони є наслідком недоліків в організації праці, порушень правил трудового розпорядку та дисципліни праці. Причому чим вищий рівень менеджменту, тим більше часу менеджер затрачує на “організаційні”, а по суті непродуктивні питання.

Погана організація робочого часу створює таку проблему як стрес – реакцію людини на співвідношення між вимогами, що до неї висуваються, та її здатністю їх задовольнити. Стрес може бути як стимулом, так і перешкодою для ефективної професійної діяльності. Здатність менеджера свідомо протидіяти цьому стану називають стресостійкістю. Для уникнення стресів треба навчитися раціонально використовувати час, дотримуватися належного режиму харчування, підтримувати себе у формі за допомогою фізичних вправ та досягати загальної рівноваги в житті [93].

Таким чином, управління часом або тайм-менеджмент, – це процес, який вимагає дисципліни, свідомого підходу до себе, означає самоорганізацію. Проте час – це категорія, яка не підвладна людині й управляти ним не може ніхто. Тому про тайм-менеджмент можна говорити як про управління перерозподілом обсягу праці та зміну її змісту в часі та просторі. Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є відсутність чіткості, плановості й організованості в роботі [18]. Управління часом ставить за мету досягнення як високої ефективності використання часу, так і отримання відчутних результатів, забезпечення такого стилю роботи, який би позитивно вплинув на всі аспекти діяльності менеджера. У зв’язку з цим менеджер не тільки повинен цінувати свій робочий час (як до важливий ресурс), але й надавати допомогу своїм співробітникам в управлінні часом.