2.2.2 Організація синтетичного та аналітичного обліку поточних зобов’язань в умовах використання електронно-обчислювальної техніки

Для отримання показників, різних за мірою деталізації, узагальнення в бухгалтерському обліку використовуються два види рахунків: синтетичні (узагальнені) і аналітичні (деталізовані).

ПАТ «Коблево» використовує комп’ютерну форму ведення бухгалтерського обліку, застосовуючи при цьому програму: 1 С: Бухгалтерія 7.7.

Підприємство обладнано набором автоматизованих робочих місць, кожне з яких об’єднано в єдину комп’ютерну мережу і призначене для вирішення певного облікового завдання. Необхідний для виконання оперативних завдань, весь обсяг бухгалтерської мережевої інформації є доступним користувачам в поточному часі, що є однією з багатьох серйозних преваг над будь-якими іншими формами ведення бухгалтерського обліку.

Автоматизоване робоче місце – це професійно-орієнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці.

Перевагами використання автоматизованих робочих місць:

• автоматизована фіксація усієї облікової інформації на машинних носіях;

• автоматизація документування;

• систематизація, узагальнення та відображення даних обліку;

• забезпечення по запиту користувача роз’яснення будь-якого результативного показника з відміткою порядку проведення в машині розрахунку та всієї вхідної інформації, яка використовується для розрахунків;

• автоматичний контроль вихідної інформації;

• забезпечення збереження, виявлення та недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації, яка зберігається на машинних носіях;

• проведення аналізу даних по мірі їх введення.

Реєстрація облікової інформації в 1 С: Бухгалтерія 7.7 може виконуватись такими способами:

• введення документів з наступним формуванням проводок;

• використання механізму типових операцій;

• введення проводок вручну.

ПАТ «Коблево» використовує найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності – складання кореспонденції рахунків за документами.

В контексті програми 1 С: Бухгалтерія 7.7, документ – це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматично формування бухгалтерських проводок.

Облік зобов’язань ПАТ «Коблево» ведеться в типовій конфігурації в розрізі так званих документів-замовлень.

Документом-замовленням в програмі 1 С: Бухгалтерія 7.7 є перший документ в пов’язаній за змістом послідовності документів, які впливали на стан розрахунків з контрагентом.

Існують такі види даної послідовності:

1. рахунок-фактура – видаткова накладна – банківська виписка (замовленням є рахунок – фактура);

2. рахунок-фактура – банківська виписка – видаткова накладна (замовленням є рахунок-фактура);

3. договір – прибуткова накладна – банківська виписка (замовленням є договір);

4. видаткова накладна – банківська виписка (замовленням є видаткова накладна);

5. вхідний рахунок – банківська виписка – прибуткова накладна (замовленням є вхідний рахунок).

Програма містить в собі декілька довідників, що формуються самим підприємством. Прикладом може слугувати довідник: «Контрагенти», в який заноситься інформація про реквізити суб`єктів, із якими у підприємства існують, існуватимуть або існували господарські відносини. Один раз заповнивши інформацію про контрагента, вона буде відображатись у всіх необхідних документах (операціях), що зв’язані з ним. У електронному вигляді довідник контрагентів поділяється на вкладки, у яких дані поєднані за призначенням. Ще довідник має трирівневу структуру, що дає змогу групувати контрагентів за певними ознаками (наприклад, постачальники й покупці), що суттєво полегшує роботу з ним. Форму довідника «Контрагенти» ПАТ «Коблево» наведено на рис. 2.1.

Рис. 2.1 Довідник «Контрагенти» ПАТ «Коблево».

Отже, у довіднику Контрагенти міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства.

Для відображення факту надходження товарно-матеріальних цінностей в головному меню програми 1С: Бухгалтерія 7.7 передбачено документ – «Прибуткова накладна». В електронну форму «Прибуткової накладної» заносять дані з накладної на паперовому носії. Документ містить такі дані як номер та дату накладної, назву контрагента та всі його реквізити, що підтягуються із довідника «Контрагенти», валюту накладної, місце зберігання, вид торгівлі та детальну інформацію про кількість та ціну товарно-матеріальних цінностей, що оприбутковується, а також загальну суму по документу. Таблична частина «Прибуткової накладної», тобто загальна інформація про конкретні ТМЦ заноситься з довідника «Номенклатура».

Проведення документа відображає формування проводок по приходу ТМЦ. При проведення документів формуються проводки, які можна проглянути в журналі операцій.

В системі 1С: Бухгалтерія 7.7, яка використовується на ПАТ «Коблево», ведеться журнал операцій, який є відображенням бази даних і має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Бухгалтерські підсумки формуються програмою 1С: Бух-галтерія 7.7 за найрізноманітніші проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

Організація аналітичного бухгалтерського обліку в умовах використання комп’ютерної техніки дозволяє детально простежувати розрахунки з конкретними постачальниками, враховуючи наявність та рух товарно-матеріальних цінностей, виконання договорів тощо. Формування синтетичних даних комп’ютерної бухгалтерської програми, здійснюється шляхом групування однакових за економічним змістом даних первинних документів, занесених до неї.

Використання комп’ютерної форми обліку дозволяє здійснювати аналітичний облік за кожним контрагентом. Не витрачаючи багато часу, в програмі дозволяється в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які в свою чергу, різнобічно відображають первинну інформацію про всі поточні зобов’язання та їх суть.

Регістри синтетичного та аналітичного обліків операцій – це уніфіковані носії інформації у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку. Їх призначення – це хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформацій з первинних документів.

Регістрами синтетичного обліку служать наступні форми вихідних документів, які можна отримати в меню програми: картка рахунку; картка контрагента; аналіз рахунку; аналіз контрагента; журнал-ордер по рахунку; оборотна-сальдова відомість по рахунку.

Інформацію про стан розрахунків з постачальниками, відомості про зміну їхнього стану в часі можна одержати в стандартному звіті «Оборотно-сальдова відомість по рахунку», приклад якої наведено на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Оборотно-сальдова відомість за грудень 2011 р. по ТОВ «Винпак»

В даному документі за будь-яким рахунком, в тому числі й рахунках поточних зобов’язань відображається сальдо на початок відповідного місяця, оборот за звітний період та сальдо на кінець місяця у розрізі контрагентів.

Облік взаєморозрахунків з постійними постачальниками підприємство веде в розрізі договорів, а з випадковими постачальниками – в розрізі рахунків/накладних.

Аналітичний облік розрахунків з постачальниками ведуть по кожному окремо поданому рахунку, що дає можливість отримання необхідних даних по постачальниках, по розрахункових документах, термін оплати яких (визначений умовами договору) не настав, по неоплачених у термін розрахункових документах. У такий спосіб аналітичний облік ведеться по кожному рахунку постачальника з одночасним контролем повноти оприбуткування ТМЦ і своєчасності їхньої оплати по кожній позиції.

Операції перерахування коштів в програмі 1С: Бухгалтерія 7.7 відображаються на підставі документа – банківська виписка з розрахункового рахунку. Для проведення банківських виписок в програмі з усією необхідною інформацією відображаємо факт оплати постачальникам через меню програми «Банк». Банківська виписка відображає факт оплати конкретних накладних, у разі фактичного отримання товарно-матеріальних цінностей або передоплати товарів по отриманих рахунках.

Синтетичний облік є кінцевим етапом бухгалтерського обліку, на якому узагальнюються дані первісного та аналітичного обліку. Узагальнені дані синтетичного обліку використовуються для складання фінансової звітності.

Для ведення синтетичного обліку на підприємстві використовується субрахунок 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками та відрядниками».

По кредиту рахунка відображається заборгованість підприємства перед постачальниками і підрядчиками, що виникає в момент одержання підприємством від них ТМЦ, виконаних робіт чи наданих послуг. По дебету рахунка відображається зменшення заборгованості шляхом оплати підприємством отриманих від постачальників і підрядчиків ТМЦ, робіт чи послуг, або наприклад, у результаті пред’явлення претензій чи повернення товару.

В таблиці 2.3 наведено основні бухгалтерські проведення, що складаються на ПАТ «Коблево» при відображені розрахунків з постачальниками та підрядниками, а на рис. 2.3 на прикладі однієї накладної наведено картку рахунка і типові бухгалтерські проведення по операціях зв’язаних з нею.

Таблиця 2.3

Основні бухгалтерські проведення з обліку

розрахунків з постачальниками та підрядниками на ПАТ «Коблево».

№	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит	Сума, грн
1	Отримано ТМЦ від постачальника	20	631	1000
2	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	200
3	Нарахована сума транспортних витрат	20	631	100
4	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	20
5	Перераховано кошти постачальнику за товар та транспортні витрати	631	311	1520
6	Одержано від постачальника МШП	22	631	300
7	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	60

Продовження табл. 2.3

8	Виставлено претензію	374	631	400
9	Одержання від постачальника основних засобів	15	631	2000
10	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	400
11	Нарахована сума транспортних витрат	15	631	200
12	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	40
13	Перераховано кошти постачальнику	631	311	2640

Рис 2.3 Картка рахунку 631 по прибутковій накладній (ПН) №601-58

Дебетове сальдо синтетичного обліку розрахунків за товари, послуги наводиться в активі «Балансу підприємства» (форма №1) за статтею аванси отримані, кредитове сальдо – у пасиві «Балансу підприємства» (форма № 1.) стаття — кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, тобто заборгованість в розрахунках наводиться розгорнуто.

Отже, автоматизація обліку на ПАТ «Коблево» дозволяє одержувати своєчасно в повному обсязі детальну інформацію про стан розрахунків з постачальниками і підрядниками за відповідний період, вживати необхідні заходи щодо її управління.