1.3 Документальне оформлення обліку матеріалів на складі підприємства

Для документального оформлення руху матеріалів використовуються затверджені наказом №263 Державного комітету статистики України від 27.07.1998р. «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів: М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»; М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;М-4 «Прибутковий ордер»;М-7 «Акт про приймання матеріалів»;М-8 «Лімітно-забірна картка»;М-9 «Лімітно-забірна картка»;М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;М-12 «Картка складського обліку матеріалів»;М-13 «Реєстр приймання-здавання документів»;М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;М-15 «Акт про приймання устаткування»;М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;М-16 «Матеріальний ярлик»;М-17 «Акт про виявлені дефекти устаткування»;М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від

установлених норм запасу»;М-19 «Матеріальний звіт»;М-21 «Інвентаризаційний опис»;М-23 «Акт про витрату давальницьких матеріалів»;М-26 «Картка обліку устаткування для встановлення»; М-28 «Лімітно-забірна картка».

При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається «Прибутковий ордер» (М-4) (додаток А) в одному примірнику. При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їх транспортом, тобто сторонньої організації, оформляється «Товарно - транспортна накладна» (ф. №1-ТН). відображено надходження виробничих запасів від постачальника Д-т 201, К-т 631.

Матеріальні цінності, які надходять на підприємство без товаросупровідних документів постачальника, називаються невідфактурованими поставками або матеріалами в дорозі. Вони оприбутковуються на підставі приймальних актів (ф. М-7) і відображаються записом. У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучити відповідних спеціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складаться у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передасться в бухгалтерію, а другий - в юридичний відділ для складання листа-претензії. На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати «Матеріальний ярлик» (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 «Картка складського обліку матеріалів». В ній проводяться записи по кожним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в ф. М-12 є «Прибутковий ордер» (ф. М-4), «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7) і «Товарно-транспортна накладна» (ф. 1-ТН) — по надходженню, а по видатку —Лімітно-забірні картки (ф. М-8, М-9. М-28а), «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10), «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» (ф М-11) (додаток Б), «Акт приймання-передачі обладнання у монтаж» (М-15а), «Акт про витрату давальницьких матеріалів» (ф.М-23) і «Товарно - транспортна накладна» (ф. 1-ТН).

Тільки після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноваженими особами. Список цих працівників складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства. Підставою для відпуску матеріалів із складу у виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — «Накладна вимога» (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям, є «Лімітно-забірні картки» (ф. M-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником.

Для багаторазового випуску запасів протягом місяця використовую «Лімітно-забірну картку» (ф. М-8). У випадку, коли матеріали відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається «Лімітно-забірна картка» (ф. М-9). Підставою для відпуску комірником запасів на об’єкти будівництва є «Лімітно-забірна картка» (ф. M-28), яка представлена матеріально відповідальною особою - забудовником. Водночас комірник веде в себе облік відпущених на будову матеріальних цінностей у «Лімітно-забірній картці» (ф. M-28a) Наприклад: відпуск матеріалів у виробництво дебет 23 кредит 201. В момент відписку матеріал на об'єкти будівництва комірник ставить свій підпису «Лімітно-забірній картці» (ф. M-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у «Лімітко забірній картці» форми (ф. M-28а).

Відпускаючи запаси із складу на підставі «Лімітно-забірної картки», комірник зобов'язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший —у комірника.

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) комірником складається «Відомість обліку залишків матеріалів на складі» (ф. М-14). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов'язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу» (ф. М-18).

Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, має скласти «Матеріальний звіт» (ф. М-14), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів» (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію підприємства.Списано собівартість реалізованих запасів Д-т 943 К-т 20.

При обліку матеріальних цінностей, особливо в умовах ринкових відносин, важливе значення має спосіб оцінки цих цінностей. Матеріальні цінності, коли існує безліч різних цін на одні і ті ж матеріали, найпростіше обліковувати їх в єдиних цінах з виділенням транспортно-заготівельних та інших (різниці в цінах) витрат, пов’язаних з придбанням і зберіганням цих матеріалів. При розподілу затрат на виробництво і в зведеному обліку матеріальні цінності відображаються з урахуванням їх фактичної собівартості.

Картково-документальний метод обліку матеріальних цінностей є найбільш поширений метод обліку, що застосовується на складах і в коморах. На обчислювальному центрі машинним способом складаються окремі машинограми - сортові оборотні відомості в кількісно-сумовому виразі в розрізі номенклатурних номерів. Контроль за достовірністю залишків по кожному номенклатурному номеру, зафіксованому в цій відомості і в сортових картках обліку, що є на складі, здійснюється двома способами:

1) ручним способом - методом порівняння залишків, що є в цих документах, здійснює бухгалтер;

2) за допомогою ЕОМ -шляхом складання оборотно-порівняльної відомості, а найдені розбіжності друкуються в цій відомості.

Організація системної обробки інформації по обліку і контролю матеріальних цінностей дозволяє одержати всі необхідні показники, що потім використовуються як в управлінні виробництвом і проведені економічного аналізу, так і для господарського обліку, контролю, складанні зведеної звітності.