36. Загальний порядок проведення інвентаризації

Підготовчий етап. Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві за розпорядчим документом його керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія, яку очолює керівник підприємства або його заступник. До її складу включаються керівники структурних підрозділів, а також головний бухгалтер.

Якщо інвентаризація через великий обсяг робіт не може проводитись постійно діючою інвентаризаційною комісією, то для безпосереднього її проведення у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд. Одразу застережемо, що матеріально відповідальна особа до складу інвентаризаційної комісії не включається, оскільки вона є особою, яка перевіряється.

До початку інвентаризації в бухгалтерії необхідно закінчити обробку всіх документів про надходження й видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

На складах і в інших місцях зберігання матеріальні цінності мають бути згруповані, розсортировані та розкладені за назвами, сортами, розмірами, у порядку, зручному для підрахунку.

У проведенні інвентаризації обов'язково беруть участь матеріально відповідальні особи. Інвентаризаційна комісія отримує від них останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звітів про рух товарно-матеріальних цінностей і коштів. Для бухгалтерії ці документи є підставою для визначення залишків цінностей на початок інвентаризації за даними обліку.

Крім того, матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, - списано. Такі самі розписки дають особи, які мають кошти на придбання або доручення на одержання цінностей.

Перед початком інвентаризації членів робочої інвентаризаційної комісії слід також забезпечити документами для оформлення її результатів. Інструкцією № 69 передбачаються такі форми первинних інвентаризаційних документів:

акт контрольної перевірки інвентаризації цінностей (додаток 1 до Інструкції № 69);

книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток 2);

відомість результатів інвентаризації (додаток 3).

Проте перелічені форми призначено для узагальнення інформації про проведення інвентаризації взагалі або про контрольні перевірки окремих ділянок підприємства. Тому для оформлення результатів інвентаризації використовуються такі форми первинних документів:

інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21, затверджена наказом №193);

форми, затверджені постановою № 241 (п. 13 постанови № 158).

Поряд з цим підприємства можуть розробляти та використовувати власні бланки, які обов'язково повинні мати такі реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (п. 9.2 ст. 9 Закону № 996-ХІV).

До речі, термін зберігання документів з інвентаризації (інвентаризаційні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) відповідно до Переліку № 41 становить три роки за умови завершення ревізій. У випадку виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ ці документи зберігаються до винесення відповідного рішення.

Проведення перевірки. Інвентаризація повинна проводитись у присутності матеріально відповідальних осіб підприємства. Одразу зауважимо, що проводити інвентаризацію в неповному складі інвентаризаційної комісії та заносити до опису дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності забороняється. Проте якщо відсутність члена інвентаризаційної комісії викликано поважною причиною, наприклад його хворобою, відрядженням, керівник підприємства або інша посадова особа, яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядчим документом може здійснити його заміну (лист № 31-04200-30-23/191).

У випадках якщо інвентаризацію цінностей у приміщенні, де вони зберігаються, не закінчено протягом одного дня, її має бути закінчено протягом наступних днів. Після того як інвентаризаційна комісія залишила це приміщення, її голова опломбовує його. Під час перерви в роботі інвентаризаційної комісії (на обідню перерву, в нічний час, з інших причин) інвентаризаційні описи повинні зберігатись у шафах, сейфах у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація. Для продовження проведення інвентаризації приміщення відкривається у присутності всіх членів інвентаризаційної комісії.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру тощо виходячи зі встановлених одиниць виміру.

В інвентаризаційному описі найменування цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються за субрахунками із зазначенням номенклатурного номера та в одиницях виміру, прийнятих в обліку.

На цінності, які не належать підприємству, але перебувають у його розпорядженні, слід складати окремі описи з розподілом на: орендовані, прийняті на відповідальне зберігання тощо.

Дані інвентаризації кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання. Ці описи складаються у двох примірниках.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначаються прописом кількість порядкових номерів цінностей та загальна кількість у натуральних вимірах усіх цінностей, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

У цих документах жодних помарок і підчисток не допускається. Виправлення помилок повинно робитися в усіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і написання зверху правильних. Виправлення повинні бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами. Нагадаємо, що порядок виправлення помилок у первинних документах прописано в розділі четвертому Положення № 88.

Крім того, в інвентаризаційних описах забороняється залишати незаповнені рядки. На останніх аркушах опису незаповнені рядки прокреслюються.

Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи дають розписку, в якій підтверджується, що перевірка цінностей відбулася в їх присутності, вони не мають до членів комісії жодних претензій та приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі цінності.

У разі якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, відділу, секції тощо) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки зазначених фактів та їх підтвердження виправляє помилки.

Слід зазначити, що після закінчення інвентаризації можливі так звані контрольні перевірки інвентаризації, які повинні здійснюватися постійно діючою інвентаризаційною комісією за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб, але обов'язково до відкриття складу (комори, секції тощо, де проводилася інвентаризація). При цьому перевіряються з опису найбільш цінні матеріальні цінності та ті, що користуються підвищеним попитом. Якщо виявлено значні розбіжності, призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформлюються актом (додаток 1 до Інструкції № 69). Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія у спеціальній книзі (додаток 2 до Інструкції № 69).

Перевірка результатів та оформлення інвентаризації. Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передаються в бухгалтерію для складання звіряльних відомостей по тих цінностях і розрахунках, щодо яких установлено відхилення від облікових (кількісних, сумових) даних. До складання звіряльних відомостей і визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства проводить перевірку всіх підрахунків у інвентаризаційних описах. На останній сторінці інвентаризаційного опису обов'язково робиться відмітка про перевірку цін, таксування і підрахунків підсумків за підписами осіб, які її проводили.

На цінності, що належать іншим підприємствам, складаються окремі звіряльні відомості. Копія інвентаризаційного опису і довідка про результати інвентаризації надсилаються власникам цінностей.

У звіряльних відомостях відображаються розходження між даними бухгалтерського обліку та інвентаризаційних описів (актів).

Вартість надлишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації й за наслідками інвентаризації складає протокол інвентаризаційної комісії. У протоколі мають бути наведені відомості про причини та осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках та про вжиті до них заходи.

Протокол інвентаризаційної комісії має бути у п'ятиденний термін розглянуто і затверджено керівником підприємства. При, цьому затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року. Відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою, наведеною в додатку 3 до Інструкції № 69, зазначаються у примітках до фінансової звітності.

Відповідальність. Згідно з п. 2 Інструкції № 69 відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник підприємства. Поряд з цим члени інвентаризаційних комісій (робочих інвентаризаційних комісій) несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення до описів неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування нестач або надлишків матеріальних цінностей (пп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69). Щодо адміністративної відповідальності, то її передбачено ст. 164-2 КпАП, згідно з якою відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій коштів і матеріальних цінностей, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від нестач, розтрат, розкрадання і безгосподарності є порушенням законодавства з фінансових питань, внаслідок чого до посадових осіб підприємства застосовується адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 до 255 грн.). За ті самі дії, вчинені особою повторно протягом року, розмір адміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів (тобто від 170 до 340 грн.).

Водночас відповідно до ст. 234-1 КпАП справи про адміністративні правопорушення, пов'язані з порушенням законодавства з фінансових питань, передбачених ст. 164-2 КпАП, розглядаються органами контрольно-ревізійної служби, які і приймають рішення про притягнення винних осіб до адміністративної відповідальності.