Сортировка записей

В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, откройте таблицу:

1) выберите пункт меню Записи  Сортировка

2) воспользуйтесь кнопкой Сортировка (по возрастанию или убыванию) на панели инструментов:

3) в контекстном меню выберите пункт Сортировка (по возрастанию или убыванию)

Для отмены сортировки выполните одно из следующих действий:

1) выберите пункт меню Записи  Удалить фильтр

2) в контекстном меню выберите пункт Удалить фильтр

3) воспользуйтесь кнопкой Удалить фильтр на панели инструментов:

Проектирование запросов

При работе с СУБД основная форма выборки информации – запрос к БД (Query). Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

В Access. возможны следующие типы запросов:

• Запрос на выборку (простой запрос). Эти запросы извлекают данные, удовлетворяющие условиям отбора, из одной или нескольких таблиц и отображают их в таблице.

• Перекрестный запрос. Эти запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Такие запросы полезны для создания графиков или диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

• Запросы на изменение. Эти запросы создают новые таблицы БД из таблиц запросов или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, или вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса, или создавать новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

• Запросы с параметрами (параметризированные запросы). Эти запросы повторно применяют существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в их условиях отбора. После выполнения запроса с параметрами, Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю ввести новое условие отбора. Запросы с параметрами фактически не являются отдельными запросами, поскольку функции запросов с параметрами можно добавить к запросам на выборку, запросам на изменение и перекрестным запросам.

Для создания нового запроса выберите в окне БД в списке Объекты пункт Запросы.

Создать запрос можно в режиме конструктора и с помощью мастера.

Создание запросов с помощью мастера

Для создания простого запроса:

1) на панели инструментов окна БД нажмите кнопку Создать  Простой запрос

2) в окне БД выберите пункт Создание запроса с помощью мастера

Выберите интересующую вас таблицу или запрос в списке Таблицы и запросы. В списке Доступные поля появится список полей данных, которые можно выделить и поместить с помощью кнопки “>” в список Выбранные поля. Выберите на следующем шаге тип отчета (подробный или итоговый). Если вы выбрали итоговый тип отчета, то для добавления вычислений в результаты запроса нажмите кнопку Итоги и выберите нужные поля. В следующем окне Access предлагает вам дать имя запросу.