46.Характеристика документів щодо особового складу:автобіографія , характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява. Вимоги до оформлення реквізитів (Пр.)

47.Довідково – інформаційні документи: доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти, довідка. Основні вимоги до оформлення документів.(Пр.)

48.Правила ділового листування : загальні вимоги, мовні засоби оформлення реквізитів ділового листа.

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати зміст конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа, в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.

При складанні тексту листа слід дотримуватися таких правил:

- використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);

- віддавати перевагу простим реченням;

- у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

- дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

- використовувати інфінітивні конструкції;

- для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вживати лише у разі, якщо важливо вказати на конкретного виконавця;

- використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами; -використовувати усталені синтаксичні конструкції;

- вживати стійкі (стандартизовані) сполучення;

- не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

- використовувати форми ввічливості. Вимоги до тексту листа

Реквізити листа та їх оформлення

Ділові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Бланком документа вважається стандартний папір з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів. Окремі елементи оформлення документів, у тому числі ділових листів, називаються його реквізитами.

До основних реквізитів ділових листів належать:

- емблема організації чи товарний знак, логотип;- назва організації;- довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса - e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);- внутрішня адреса;- кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);- заголовок до тексту;- текст документа;- підпис посадової особи;- печатка;- позначки про наявність додатків і копій тощо.

49.Види службових листів. Реквізити службового листа.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вик Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.ористання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).5. Заголовок листа ("про...").6. Текст (зміст).7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).10. Печатка (якщо необхідно).11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).