31. Організація роботи з документами.

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформа­ційно-пошукових систем з документами і контролю за їх вико­нанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

- загальне діловодство;

- діловодство з документами обмеженого доступу.

Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.

32. Критерії оцінки якості документування в системах управління.

Принцип документування	Документація
	Процес - фіксація, передавання, використання, зберігання документів	Система-комплекс взаємопов'язаних документаційних систем і підсистем
Доцільність	Відсутність можливості використання бездокументаційних каналів зв'язку	Відповідність процедурам реалізації управління і відсутність надлишкової інформації
Достовірність	Достовірність вихідної інформації та відсутність помилок	Об'єктивність відображення фактів, чітка термінологія
Повнота	Достатність інформації для прийняття рішень	Відповідність чинним уніфікованим системам, стандартам
Правомірність	Відповідність чинному законодавству, правильність оформлення	Те саме
Системність	Комплексність раціоналізації документообігу	Поєднання уніфікованих стандартних систем і підсистем в галузевому, функціональному і територіальному розрізах
Технологічність	Пристосованість форм документів для машинної обробки на робочому місці	Пристосованість уніфікованих систем до автоматизованої обробки
Оперативність	Мінімальне пролежування документа	Адаптивність, рухливість документаційних систем і підсистем

33. Рівні документації в установі.

Рівень А – Основоположні документи:

– документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг;

– положення щодо мети існування установи, її політика та місія;

– показники розвитку основних фондів

Рівень В – Управлінські документи:

організаційно-розпорядча документація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо

Рівень С – Робочі документи:

інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутріщнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо

Рівень D – Записи:

звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів