Розвиток класифікації документів.
Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що ґрунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. У подальшому призвела до розробки М. Д'юі варіантів Десятинної класифікації. Сьогодні цією класифікацією користуються більшість бібліотек світу.
Досить цікавою спробою в класифікуванні була "Предметна класифікація", розроблена англійським вченим Джеймсом Брауном (1862-1914). Автор спробував об'єднати в одній системі предметизацію та класифікацію; у результаті механічно й досить часто навіть формально були об'єднані різнорідні за змістом та побудовою документи. Дана класифікація застосовувалась лише в країні її винахідника.
Інтегруючий підхід до класифікації документів, що враховував би особливості змісту й форми, було започатковано у XX ст. одночасно з уведенням у науковий обіг понять "документ" та "документація". Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його праці - "Трактат про документацію" (1934р.), де були викладені основні класифікації, що враховують не тільки властивості тексту, але й характеристики форми документа, його матеріального носія.
Головною ознакою ідентифікації і розрізнення між документами, на думку російського вченого проф. Ю.М. Столярова, є поділ документів за їх найменуванням. Без наявності найменування документи взагалі неможливо класифікувати, тобто хоча б якимось чином в найзагальнішому вигляді впорядкувати знання про них.
Отже, лише за останні роки, завдяки працям Ю.М. Столярова, A.B. Соколова, Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецової-Водки, С.Г.Кулешова, Л.І.Драгомірової, В.В. Бездрабко, з'явилася можливість створити багатоаспектну класифікацію документа з урахуванням його як інформаційної, так і матеріальної складової.
Комплексна схема класифікації документів.
Основні процеси документування.
1 етап складання первинних документів
2 етап приймання первинних документів
3 етап обробка первинних документів
Кодування
інформації
– це вироблена система правил фіксування
інформації. Основні риси, притаманні
системі кодування інформації.
Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі.
Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, крапок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін збереження.
Збір інформаційного матеріалу.
Збір інформації - це процес, з якого починається вся інформаційна робота. Він полягає в отриманні інформаційними службами повідомлень всіх видів по різних каналах зв'язку. Цей початковий процес - найважливіший для всіх наступних інформаційних процесів, для інформаційної діяльності в цілому. Інформаційні повідомлення, зафіксовані в документах і на інших носіях інформації збираються у фонді або у масиві інформації.
Наступний за процесом збору інформації - процес обробки інформації, який поділяється на обробку: 1) технічну і 2) наукову. Технічна обробка полягає в обліку та реєстрації надходження повідомлень, перевірку їх на дублетність з наявними у фонді. Наукова обробка полягає в інформаційному аналізі і синтезі повідомлень; й інакше називається аналітико-синтетичною обробкою (або переробкою) інформації.