- •Іспит з дисципліни «документознавство» перелік питань до іспиту дисципліни «документознавства»
- •Основні етапи становлення документознавства:
- •Принципи документознавчих досліджень.
- •Системи документування та їх еволюція.
- •Класифікація системи документації.
- •Визначення терміна «документ».
- •Властивості, функції і ознаки документа.
- •Загальні функції
- •Спеціальні функції
- •Загальні вимоги до документування.
- •Комунікаційні можливості документа.
- •Розвиток класифікації документів.
- •Комплексна схема класифікації документів.
- •Основні процеси документування.
- •Збір інформаційного матеріалу.
- •Обробка інформаційного матеріалу.
- •Нормативна база документознавства.
- •Розробка нормативно-правових документів.
- •Законодавчі, нормативні, інструктивні акти.
- •Впровадження в Україні міжнародних стандартів.
- •Документування та документальне забезпечення діяльності підприємств.
- •Роль документальної інформації в управлінні.
- •Місце документальної інформації в управлінні.
- •Документування управлінської діяльності організації.
- •Характеристика документального забезпечення управління.
- •Організація роботи з документами.
- •Критерії оцінки якості документування в системах управління.
- •Рівні документації в установі.
- •Види документації в установі. Визначають за такими ознаками:
- •Інфраструктурна
- •Галузева
- •Зміст уніфікації та стандартизації управлінських документів.
- •Основні принципи уніфікації та стандартизації управлінських документів.
- •Складові Державної уніфікованої системи документації.
- •Напрями уніфікації та стандартизації управлінських документів.
- •Управління документацією.
- •Основна характеристика структури управління документацією.
Спеціальні функції
управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.
правова — за документом закріплена юридична сила.
історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
Ознаки:
Н.М. Кушнаренко визначила такі основні ознаки документа
1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;
2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі; 3) призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.
Загальні вимоги до документування.
Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.
Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.
Матеріальна складова документа – це його сутність та форма документа, що забезпечує спроможність берегти і передавати інформацію в часі та просторі. Мат. складову визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, спеціально створений людиною за допомогою якого можна берегти і передавати інформацію.
Інформаційна складова документа – документ створюється для збереження та передачі соціальної інформації в часі та просторі. Саме документ організовує, систематизує інформацію, дає її у фіксованому вигляді. У теорії інформації усе різноманіття її форм прийнято поділяти на: елементарну, біологічну та соціальну інформації.
Комунікаційні можливості документа.
Формування інформаційних взаємозв'язків між людьми в процесі пізнання дійсності світу визначається на терені історичного поступу тим, що поняття інформації стає щодалі все більш фундаментальним чинником розвитку науки. Інформація в цьому аспекті поєднує найрізноманітніші явища пізнання як об'єктивної реальності, так і людської психіки, особливо у взаємозв'язках людини й навколишнього середовища.
Джерелами інформації, згідно із Законом України "Про інформацію", є "передбачені або встановлені Законом її носії: документи та різного роду носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи"
У свою чергу, "документ" - це передбачена Законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві