Операции над табличными данными.

Нижеперечисленные операции над табличными данными вызываются из пункта «Данные» контекстного меню EXCEL. Для успешного выполнения многих из них исходная таблица данных не должна иметь в общем заголовке и заголовках столбцов объединённые ячейки.

1. Консолидация данных.

П од консолидацией понимается процедура получения итоговых данных по одной или нескольким категориям. Для выполнения консолидации необходимо иметь одну или несколько исходных областей данных. Естественно, данные в этих областях должны быть единообразно организованы. Процедура консолидации представляет собой диалог, выполняемый в окне Консолидация. Здесь необходимо задать выполняемую функцию (Сумма, Максимум и пр.), в поле «Ссылка» сформировать выделением перв ую область смежных ячеек исходной таблицы и добавить её в список диапазонов. Также указывается, по каким значениям считать консолидацию : по значениям левого столбца или верхней строки (какие данные таблицы будут сравниваться для проведения консолидации ?).

Список диапазонов в окне сохраняется, поэтому его необходимо всякий раз очищать.

2. Сводная таблица

Мастер сводных таблиц позволяет использовать ещё один способ обобщения табличных данных. Одна из особенностей этого мастера заключается в том, что он удовлетворительно работает только с однородными табличными данными(т.е. в таблице не должно быть подзаголовков , пустых и итоговых строк, объединённых ячеек).

Для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий :

• В ызовите мастера сводных таблиц ( Данные  Сводная таблица , либо с собственной панели инструментов «Сводная таблица»). На первом шаге переключатель должен ука зывать на источник данных В списке или базе данных Microsoft Excel.

• На втором шаге укажите диапазон, в котором содержатся исходные данные. Если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по этому выделению. В некоторых случаях, программа пытается сама определить диапазон, но делает это далеко не всегда правильно.

• На третьем шаге вы сами должны определить, как будет выглядеть новая сводная таблица. Здесь в качестве заголовка сводки обычно выбирается столбец, содержащий одинаковые перечисляемые сведения (т.е. по какому параметру необходимо получить сводку).

• На четвёртом шаге необходимо указать в поле «Поместить таблицу в » адрес ячейки, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы. Если эта ячейка видна на листе, то достаточно щёлкнуть по ней мышью.

В аша сводка готова, получается своего рода книга в книге, т.к. она имеет страничную организацию подобно книге EXCEL. Программа автоматически создаёт список по полю, выбранному в качестве заголовка сводки. Теперь, выбирая позиции из этого списка, можно видеть данные по подразделениям . Для каждого значения поля , образующего колонки, программа создала отдельный столбец. На пересечениях строки и столбца указаны данные сводки, те которые вы на третьем шаге поместили в поле данные.

Для манипуляций со сводкой потребуется панель инструментов Сводная таблица, которая позволяет сгруппировать цифровые значения, разбросанные в большом диапазоне, обновить данные при изменении данных исходной таблицы, изменить вычисляемую функцию данных сводки, также изменить саму сводку вернувшись сразу к третьему шагу мастера построения и пр.