Требования, предъявляемые к первичным документам

Необходимо соблюдать требование строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. Содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение – для оформления платежей через банк.

Отсутствие в первичных документах одного из обязательных реквизитов

нарушение правил ведения бухгалтерского учета, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась

Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко и разборчиво. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом (вручную или на ПК) от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждаются федеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно, поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

• строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

• точно излагать содержание документа;

• четко и разборчиво проставлять текст и цифры;

• незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

• сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

• снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы бухгалтерского учета	Срок хранения, лет
Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки	10
Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы	10
Первичные документы и приложения к ним	5
Лицевые счета	75
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5
Инвентарные карточки	5
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.)	5
Кассовые книги	5
Книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5
Документы об инвентаризации	5

Этапы документооборота

Документооборот

это процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества

входящих, исходящих и внутренних документов

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.