Учет поступления, наличия и использования производственных запасов
Производственные запасы – это сырье, материалы, топливо, запасные части и т.п., то есть все то, что приобретено для организации и осуществления процесса производства, для содержания оборудования, для организации процессов управления и сбыта. В процессе использования производственные запасы меняют свою натурально-вещественную форму, они либо превращаются в продукт, или способствуют его появлению, а их стоимость полностью в момент потребления относится в себестоимость производимой продукции (работ, услуг), в административные расходы, в расходы на сбыт.
Производственные запасы являются составной частью такой учетной категории как запасы. Кроме производственных запасов к запасам также относятся малоценные быстроизнашивающиеся предметы, незавершенное производство, готовая продукция и товары.
Временное хранение производственных запасов организуется на складах предприятия. Учет запасов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), который несет полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему товарно-материальных ценностей, что оформляется заключенным в письменной форме договором о полной материальной ответственности. Для проверки соответствия фактически имеющихся в местах хранения товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета необходимо систематически проводить инвентаризации на складах, в кладовых и т.п.
Прием производственных запасов на склад со стороны осуществляется на основании первичных документов поставщика – товарно-транспортной накладной, расходной накладной, накладной. В подтверждение права принимать ценности от имени предприятия представитель предприятия (кладовщик) передает представителю поставщика доверенность, которая составляется бухгалтерией предприятия. Если при приеме товарно-материальных ценностей выявлены расхождения фактического наличия с данными документов поставщика, например, недостача, то это должно быть отражено в акте, который в обязательном порядке должен быть подписан представителем поставщика.
Оприходование производственных запасов на склад документируется составлением приходных ордеров, которые могут формироваться или на бумажных бланках, или на компьютере, если складской учет автоматизирован. Приходные ордера составляются на основании данных расходных документов поставщиков или составленных при приеме товарно-материальных ценностей актов.
Внутренний отпуск производственных запасов со склада оформляется в условиях разового отпуска требованиями или накладными на внутренний отпуск, а при систематическом отпуске целесообразно использовать лимитно-заборные карты. Для документирования расхода производственных запасов могут применяться как типовые (рекомендуемые) формы первичных документов, так и формы документов, разработанные предприятием с учетом потребностей управления. В любом случае такие документы составляются как минимум в двух экземплярах и подписываются лицом, которое разрешает отпуск. Один из экземпляров с подписью лица, получившего со склада товарно-материальные ценности, остается у кладовщика, а второй экземпляр прикладывается лицом, получившим ценности, к его материальному, производственному отчету.
Складской учет подавляющего большинства современных предприятий автоматизирован с помощью либо специальной программы, которая автоматизирует складской учет, либо с помощью специального модуля программы, которая используется для автоматизации учета на предприятии в целом. Таким образом, карточки складского учета по каждому виду производственных запасов формируются с помощью компьютерной программы на основании первичных документов в части прихода и расхода производственных запасов. Такие карточки, прежде всего, содержат информацию в количественном измерителе (штуках, килограммах, литрах и т.д.) об остатке на начало, приходе, расходе и остатке на конец. Систематизированная информация складского учета передается в бухгалтерию.
Производственные запасы зачисляются на баланс предприятия по первоначальной стоимости.
В соответствии с п. 9 Положения (стандарта) бухгалтерского учета № 9 «Запасы» первоначальная стоимость производственных запасов состоит из стоимости запасов, которая оплачивается поставщику без учета налога на добавленную стоимость, если сумма данного налога возмещается предприятию в форме налогового кредита, платежей, перечисляемых при импорте, транспортно-заготовительных расходов (затрат на заготовку запасов, оплаты тарифов (фрахта) за погрузочно-разгрузочные работы и транспортировку запасов всеми видами транспорта к месту их использования, включая расходы по страхованию рисков транспортировки запасов), а также других расходов, которые непосредственно связаны с приобретением запасов и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
Следующим этапом является оценка производственных запасов, которые передаются в использование или реализуются. Учетная проблема имеет место по причине того, что в течение определенного периода один и тот же вид производственных запасов может поступать от разных поставщиков по разным ценам. Соответственно в ходе выбытия запасов возникает вопрос, по какой стоимости оценивать отпущенные запасы. Теоретически данная проблема может быть решена с помощью таких методов оценки запасов при списании как:
метод идентифицированной себестоимости – учет поступления и выбытия организуется отдельно по каждой партии; метод требует высокой квалификации кладовщика, так как его использование, особенно для основных видов сырья и материалов, может вызывать постоянные ошибки;
метод средневзвешенной себестоимости – предусматривает расчет средневзвешенной цены, по которой оценивается все выбытие и остаток на конец периода (пересчет средней цены может выполняться как один раз в месяц, так и каждый рабочий день);
метод оценки по нормативным затратам – заключается в применении норм расходов на единицу продукции (работ, услуг), которые установлены предприятием с учетом нормальных уровней использования запасов, труда, производственных мощностей и действующих цен;
метод ФИФО (FIFO - first in - first out) – базируется на предположении, что запасы используются в той же последовательности, в которой они поступали на предприятие (отражены в бухгалтерском учете), то есть запасы, которые первыми отпускаются в производство (продажу и другое выбытие), оцениваются по себестоимости первых по времени поступления запасов;
метод ЛИФО (LIFO - last in - first out) – базируется на предположении, что запасы используются в обратной последовательности, то есть запасы, которые первыми отпускаются в производство (продажу и другое выбытие), оцениваются по себестоимости последних по времени поступления запасов.
Отечественные предприятия могут использовать в учетной практике методы идентифицированной себестоимости, средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат и ФИФО, так как эти методы предусмотрены П(с)БУ № 9 «Запасы». Метод ЛИФО отечественными нормативными документами не предусмотрен и не может применяться отечественными предприятиями.
Выбор метода осуществляется предприятием самостоятельно и фиксируется в приказе об учетной политике. Для всех единиц бухгалтерского учета запасов, имеющих одинаковое назначение и одинаковые условия использования, применяется только один метод.