Можливості роботи
Введення даних
З першого символу, набраного в поточній комірці, в рядку формул з’являються два значки: „червоний хрест ” (відміна) і „зелена галочка ”(введення). В самій комірці з’являється курсор клавіатури. Якщо під час заповнення комірки набрали не той символ, натисніть клавішу Backspace, щоб його стерти. Для відміни помилково набраного запису натисніть клавішу Esc.
Те, що набирається в поточній комірці, з’являється одночасно в двох місцях: в самій комірці і в рядку формул. Поки не подана відповідна команда для зберігання, набрані символи в комірці можна редагувати.
Перехід на нову комірку справа або вниз відбувається автоматично в залежності від того, якою клавішею введено зміст у попередню комірку.
Якщо натиснути клавішу Enter, то відбудеться перехід вниз від поточної комірки. Якщо натиснути клавішу Tab, то відбудеться перехід вправо від поточної комірки. Якщо натиснути кнопку „зелена галочка ” в рядку формул, то курсор залишиться в поточній комірці.
Текст, який не вміщується в комірку, буде „вилазити ” на сусідню пусту комірку. Якщо в ній щось є, то текст буде обрізано на границі комірки. Щоб його весь побачити, досить зробити комірку активною і весь текст з’явиться у рядку формул.
Виправлення помилок
Для виправлення помилки в комірках поступають так:
Щоб виправити кілька символів, треба двічі клацнути на потрібній комірці, з’явиться курсор клавіатури. Перевести курсор у потрібне місце і виправити помилку.
Щоб стерти запис, треба зробити комірку активною (клацнути на ній) і натиснути клавішу Del.
Щоб замінити запис, треба зробити комірку активною, набрати новий запис і натиснути клавішу Enter (або Tab).
Заповнення таблиці робочого листа Excel
Після запуску програми показник комірки (курсор) знаходиться в комірці А1, А1 є активною.
Усі комірки таблиці мають посилання або адреси (латинські букви – адреси стовпчиків, цифри – адреси рядків).
Активна комірка обрамлена рамкою. В комірку вводяться дані – текст або цифри. Причому, якщо довжина текстової інформації перевищує довжину комірки, то вона вводиться цілком, але видно лише частину до першої зайнятої комірки.
Пересуватися по таблиці можна за допомогою клавіш зі стрілками, смуг прокручування або клацанням миші активізувати потрібну комірку.
Занесені дані можна копіювати, переміщати в інше місце таблиці, видаляти як по одній комірці, так і діапазоном комірок.
Діапазон комірок указується початковою коміркою і кінцевою коміркою.
Дії з робочими книгами та листами
Додавання листів у книгу. Потрібно клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листа, що буде розташований після нового листа; вибрати в контекстному меню команду Добавить. Excel відобразить діалогове вікно Вставка. Треба клацнути два рази значок Лист. Також додати лист можна за Листдопомогою команди з меню Вставка.
Видалення листів із книги. Потрібно клацнути правою кнопкою мишки ярличок листа, який ми хочемо видалити і вибрати в контекстному меню команду Видалити.
Зміна порядку листів у книзі. Потрібно виділити лівою кнопкою мишки ярлик листа та, не відпускаючи кнопку, перетягнути його у потрібне місце.
Перейменування листа. Потрібно клацнути правою кнопкою мишки ярлик листа, який ми хочемо перейменувати, і вибрати в контекстному меню команду Перейменувати. Потім ввести з клавіатури нове ім’я листа в ярлик.
Переміщення листа з однієї книги в іншу. Необхідно відкрити обидві книги і відобразити на екрані обидва листи різних книг (Вікно Розмістити) та перетягнути його ярлик з однієї книги в іншу. Щоб замість переміщення зробити копіювання, під час перетягування ярликів необхідно утримувати клавішу Ctrl. Також перемістити/скопіювати листи в іншу книгу можна, клацнувши правою кнопкою миші на ярлику листа, вибрати в контекстному меню команду Перемістити/Скопіювати і в діалоговому вікні вибрати книгу та лист для переміщення(копіювання).
Вставка рядків і стовпців
Розглянемо прийоми вставки порожніх рядків або стовпців до електронної таблиці. Для вставки одного рядка виділіть будь-яку комірку у рядку, над якою потрібно вставити новий рядок. Потім у меню Вставка оберіть команду Стовпці. Аналогічно можна вставити декілька рядків (число вставлених рядків дорівнюватиме числу виділених по вертикалі комірок).
Щоб вставити один стовпець, клацніть по комірці в стовпці, ліворуч від якого має бути новий стовпець, і виконайте команду Вставка → Стовпці. Для вставки декількох стовпців виділіть ті, ліворуч від яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців буде рівна кількості стовпців, що вставляються.
Зазначимо, що можлива вставка не тільки рядків і стовпців, а й вставка порожніх комірок. Це виконується командою Вставка →Комірки.
Видалення рядків, стовпців і комірок
Щоб видалити рядок (рядки) або стовпець (стовпці), виділіть об’єкти, що видаляються, і оберіть команду меню Правка→ Видалити. При видаленні рядків звільнене місце заповнюється рядками, розташованими нижче, а при видаленні стовпців на їхнє місце зміщуються стовпці з правого боку.
Видалення комірки виконується дещо складніше. Оберіть команду Правка →Видалити й у діалозі, що з’явився, зазначте за допомогою перемикачів напрямок переміщення сусідніх комірок, які заповнять звільнене місце.
Автозаповнення
Суттєво спростити введення даних в електронну таблицю можна за допомогою автозаповнення, що забезпечить заповнення комірок даними з визначених послідовностей, передбачених в Microsoft Excel. Такими послідовностями є, зокрема, дні тижня, назви місяців, прогресії.
Пояснимо сказане на прикладі. Введіть до комірки В1 слово Понеділок і натисніть Enter. Наведіть покажчик миші на маркер заповнення цієї комірки (В1) і протягніть маркер униз до комірки В7. Відпустіть кнопку миші, коли виділеним виявиться діапазон комірок від В1 до В7. У результаті у виділених комірках з’являться записи, що відповідають наступним дням тижня: Вівторок, Середа тощо. Ця послідовність належить до заздалегідь заданих в електронних таблицях Microsoft Excel.
Додаткові можливості при автозаповненні з’являються, якщо ви перетягуєте маркер правою кнопкою миші. При проходженні маркера через комірку виникатиме спливаюча підказка із вказанням значення, що буде записано в дану комірку. Якщо після виділення діапазону, що заповнюється, відпустити кнопку миші, з’явиться контекстне меню маркера заповнення. Оберіть потрібний пункт у цьому меню.
Форматування вмісту комірок
Вирівнювання даних. За замовчуванням текст у комірках вирівнюється по лівому краю, а числа, дати і час – по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтеся відповідною кнопкою на панелі інструментів Форматування.
Вирівнювання вмісту комірок зручно виконувати також за допомогою діалогового вікна Формат комірок. Оберіть команду меню Формат → Комірки й у згаданому вікні перейдіть на вкладку Вирівнювання. На цій вкладці є списки, що розкриваються для вирівнювання по горизонталі і по вертикалі, а також елементи Орієнтація, що дозволяють розташувати текст під довільним кутом.
Задання параметрів шрифту. Для відображення даних, що вводяться до комірок, використовується за замовчуванням шрифт, який задається в настройках Excel. Цей шрифт називається стандартним. Ви можете змінити шрифт у комірці або діапазоні комірок. Для цього активізуйте комірку або діапазон і скористайтеся відомими вам кнопками на панелі інструментів: Шрифт, Розмір, Напівжирний, Курсив, Підкреслений. Якщо потрібно змінити шрифт тільки для фрагмента тексту, введеного до комірки, слід двічі клацнути мишею по комірці, виділити цей фрагмент і потім скористатися інструментами панелі.
Об’єднання комірок
Для об’єднання кількох суміжних комірок в одну, щоб розмістити в ній текст, треба виконати такі дії:
Виділити комірки, в які буде розміщено текст
На панелі інструментів клацнути на кнопці Об’єднати і розмістити в центр
В об’єднану комірку ввести потрібний текст.
Для відміни об’єднання комірок треба виконати команду меню Правка → Очистити → Формати.
Формули
Формули являють собою числа, посилання на чарунки, функції, пов’язані між собою знаками операцій (+,-,*,/).
Всі формули завжди починаються зі знаку = і набираються в латинському алфавіті. При неправильному внесенні формул в комірці з’являться нулі або #ДЕЛ/0 (при відсутності даних). Поява символів #ЗНАЧ або #ИМЯ говорить про нечислові значення у використовуваних комірках або про помилки в наборі формул.
При занесенні розрахункових формул рекомендується посилання на комірки вказувати клацанням миші по цих комірках. Це дозволить уникнути переключень з одного алфавіту в інший і забезпечить правильний запис посилань.
Якщо формули при своїй схемі однакові, то можна не повторювати їхнє введення, а виконати копіювання з автоматичним настроюванням наступної комірки. Для цього необхідно активізувати потрібну комірку або виділити інтервал комірок, а потім виконати копіювання. При підрахунку підсумкових сум можна використати кнопку Автосума на панелі інструментів Стандартні. ПК записує функцію, у якій користувач повинен уточнити діапазон (при необхідності зазначити його виділенням або ввести з клавіатури), потім натиснути клавішу Enter.