2.3. Удосконалення обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів в умовах використання комп'ютерних технологій

Всі господарські операції, з руху малоцінних і швидкозношуваних предметів на ДП завод «Електроважмаш» оформляються документально, при цьому досить багато часу затрачається на процес їх виписування і затвердження відповідними особами. Так, вимоги на відпуск МШП, що виписуються у відділах підприємства, обов’язково підписуються директором чи його заступником і головним бухгалтером, а вже потім передаються на склад для отримання цінностей. Лімітно-забірні картки виписуються технологом по матеріалах, а підписуються начальником відділу матеріально-технічного забезпечення та головним економістом.

Дані про рух МШП за звітний місяць заносяться в спеціально розроблену для цієї ділянки обліку комп’ютерну програму «СКЛАД» завідуючими складами по закінченню місяця, тоді як в цей же час відбувається відпуск матеріалів зі складу. Інформацію про залишки виробничих запасів, і МШП в тому числі, можна отримати лише числа 15-18 наступного місяця. Працівники відділу постачання не мають реальної картини по наявності матеріальних цінностей на потрібний момент, тому що по залишках на складі він начебто є, а в дійсності його вже давно забрали на виробництво чи реалізували. Матеріальні склади не обладнані засобами автоматизації. Завідуючі складами ведуть кількісний облік ТМЦ, згідно первинних документів або у Книгах складського обліку, або у спеціально заведених ними журналах, де зазначають надходження та вибуття. Записи до карток складського обліку робляться по закінченню місяця за даними програми. Тобто такий облік є дуже затратним по часу і малоефективним. Інформація, яку дає цей облік є досить запізнілою і недостовірною. Тому для того, щоб визначити наявність тих чи інших матеріалів, працівникам підприємства потрібно власноручно перевіряти їх на матеріальних складах. Це потребує значного часу і відволікає їх від виконання своїх прямих обов’язків. До того ж, більшість працівників ДП завод «Електроважмаш» (завідуючі складами, майстри виробництва, диспетчери) є особами пенсійного чи передпенсійного віку, які не володіють навиками роботи на комп’ютері. Вони виконують свої посадові обов’язки за старими методами, використовуючи при цьому інформацію з паперових документів, недоліки роботи з якими було обумовлено вище. Тому молодим працівникам, які можуть і хочуть працювати, з використанням сучасних автоматизованих систем, надзвичайно важко виконувати свою роботу в таких умовах. Крім того, керівництво заводу не надто зацікавлене в проведенні автоматизації обліку виробничих запасів на підприємстві.

Використання бухгалтерських програм, які б дали можливість автоматизувати облік малоцінних і швидкозношуваних предметів на ДП завод «Електроважмаш» за умов, що склалися, надзвичайно необхідне.

Кожна бухгалтерська програма, вирішуючи загалом одну і ту ж задачу має свої особливості, виходячи з яких для кожного конкретного підприємства є вибір пріоритету того або іншого нюансу. Існує безліч програм, в яких передбачено безперешкодне виконання основних ділянок роботи.

Одну з них доцільно запропонувати для роботи на даному підприємстві, як новішу, таку, що передбачає досконалий облік як на маленькому підприємстві, так і на великому. Підприємство, вибравши для роботи бухгалтерську програму «Aubi», зробить для себе хороший вибір.

«Aubi» - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи «Автоматизації Бухгалтерського обліку» малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу побудована з ряду букв, що входять в приведену вище фразу, позначену в апострофи. Таким чином зроблена спроба відобразити дійсне призначення програми.

«Aubi» може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку промислового підприємства. Програмний комплекс представляє однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати «Aubi» на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їх банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і так далі Залежно від специфіки діяльності підприємства «Aubi» дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:

• облік матеріалів (склад);

• облік малоцінних і швидкозношуваних предметів на складі і в експлуатації;

• основні засоби;

• облік касових операцій - формування прибуткових і витратних касових ордерів, ведення касової книги;

• облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;

• облік рахунків;

• журнал господарських операцій;

• ведення Головної книги;

• формування шахової і оборотної відомостей;

• формування різних відомостей аналітичного обліку і так далі

Якщо за родом діяльності підприємство не зацікавлене у формуванні великої кількості документів, то на це можна не звертати увагу і використовувати в програмі тільки ті елементи, які необхідні для нашого підприємства. «Aubi» може поставлятися в різній комплектації. За бажанням користувача в комплект поставки можуть бути включені або вилучені різні елементи програми. До таких елементів програми можуть бути віднесені різні облікові (аналітичні) відомості, банківські операції, каса і деякі інші. Абсолютно очевидно, що описані вище розширення функціональних можливостей «Aubi» відбиваються на вартості пакету програм.

Журнал господарських операцій є для «Aubi» основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному і аналітичному обліку конкретного рахунку бухгалтерського обліку.

По мірі введення журналу господарських операцій, в якому містяться всі проводки, що відображають рух малоцінних і швидкозношуваних предметів, користувач може отримати за будь-який проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:

• зведену оборотну відомість по рахунку 22;

• синтетичний розпис по рахунку;

• шахову відомість;

• баланс.

Аналітичний облік займає дуже важливе місце в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація «Aubi» в змозі формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості щодо:

• матеріалів (рахунок 20);

• малоцінних та швидкозношуваних предметів (рахунок 22);

• основних засобів (рахунок 10, 11);

• зносу основних засобів (рахунок 13);

• реалізації продукції (рахунок 70, 90);

• постачальників і підрядчиках (рахунок 63);

• авансів виданих (рахунок 371);

• покупців і замовників (рахунок 36);

• інших розрахунків (рахунок 37, 68).

Після запуску програми виводиться головне меню. Під «Головним меню» програмного комплексу «Aubi» розуміється зображення на екрані, яке з'являється після того, як користувач правильно набрав пароль для роботи з програмою. Головне меню програми «Aubi»представлене у вигляді спадаючого меню, з автоматичною появою спливаючих підменю.

Панель «Головне меню» можна розділити на декілька функціональних частин.

1. Власне само Головне меню представлене сукупністю пунктів меню розташованих в горизонтальному порядку у верхній частині екрану і що автоматично розкриваються підміню.

2. У верхній правій частині екрану розташовано два функціональні вікна, в яких показані поточна ДАТА і ЧАС.

3. У нижній частині екрану є інформаційний рядок.

4. Простір, розташований в середній частині екрану між пунктами Головного меню і інформаційним рядком є основним функціональним полем екрану на якому з'являються і зникають робочі панелі програми, а також повідомлення, попередження і так далі.

Головне меню програми містить п'ять пунктів, розташованих в горизонтальному порядку:

• бази;

• довідники;

• відомості;

• настройка;

• сервіс.

Дані журналу господарських операцій з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, що формується шляхом внесення до нього інформації з первинних документів, є основою для забезпечення достовірних даних по кожному рахунку бухгалтерського обліку на підприємстві в будь-який час і в потрібній формі. Для одержання оперативних даних про стан та кількість МШП на підприємстві, просто необхідно щодня вносити інформацію про надходження цих цінностей на склад та їх вибуття.

ДП завод «Електроважмаш» для удосконалення діючої і створення сучасної моделі обліку МШП необхідно виконати наступні дії:

• скласти перелік малоцінних матеріальних цінностей з виділенням їх первісної оцінки та елементів вартості: ціна, кількість, сума;

• перегрупувати перелік в порядку зростання вартості матеріалів;

• виділити МШП, на які припадає більше 80% витрат – вони будуть віднесені в групу посиленого контролю (А); матеріали, які забезпечують більш як 15% витрат будуть віднесені в групу помірного контролю (В), інші позиції (С) контролюватимуться періодично.

Дана методика дозволить зосереджувати зусилля на тих цінностях, від утримування яких очікується найбільша віддача.

Тому для забезпечення раціонального ведення обліку наявності і руху малоцінних і швидкозношуваних предметів на ДП завод «Електроважмаш» необхідно встановити запропоноване програмне забезпечення перш за все на матеріальних складах, кожному працівнику відділу матеріально-технічного забезпечення, майстрам виробництва, диспетчерам, бухгалтеру матеріального відділу, заступнику директора та директору. Всі ці працівники повинні мати можливість в будь-який момент відкрити програму і отримати інформацію про залишок надходження та вибуття тих цінностей, які їх цікавлять.

Таким чином, впровадження в практику обліку ДП завод «Електроважмаш» нових програмних систем, вивчення особливостей обліку із застосуванням комп’ютерної технології відбувається повільно. В зв’язку з цим потребує визнання цілісної концепції автоматизації і комп’ютеризації обліку і контролю, розробки програмного забезпечення з використанням ЕОМ та впровадження автоматизованого робочого місця (АРМ) завідуючих складами та бухгалтера по матеріалах в систему обліку матеріальних запасів, невід’ємною складовою частиною яких є малоцінні і швидкозношувані предмети.

На сучасному етапі розвитку суспільства важливим елементом його інфраструктури стала інформаційна технологія, яка передбачає якісно нову організацію збору, переробки і доведення інформації до користувача.

Автоматизований вибір послідовності рішення завдань забезпечує чітку організацію технологічного процесу та дозволяє уникнути небажаного повторного виконання окремих завдань. Поява відповідного програмного забезпечення дала можливість вирішення масштабних і многокомплексних завдань, а також проведення більш глибокого аналізу явищ. В зв’язку з цим в управлінні змінюється роль бухгалтерського обліку, а методологічні і методичні аспекти його організації підлягають суттєвим коригуванням. В кожний момент часу спеціалізована програма на основі сітьової моделі видає користувачу інформацію про стан системи.

В бухгалтерському обліку найбільшого ефекту від використання ПЕОМ досягають завдяки  удосконаленню його методології і організації, посилення контрольних функцій. Першочерговими завданнями автоматизації бухгалтерського обліку є раціоналізація технологій обробки облікової інформації і зниження її трудомісткості.

Для того, щоб бухгалтер був «на одній нозі» з процесом модернізації, застосовуючи комп’ютерну обробку облікових даних, необхідно постійно слідкувати за ринком пакетів бухгалтерських програм, які, в свою чергу, весь час змінюються. Це пояснюється декількома причинами.

По-перше, застарілість програм приходить разом з новим апаратним забезпеченням. Сучасні технології, більш потужні процесори, швидкість передачі даних - все це породжує необхідність в нових додатках, які в змозі ефективно використовувати нові можливості комп’ютера. З часом росте і складність програм, а отже, збільшується можливість їх некоректної роботи, що виявляється в процесі експлуатації. Іноді змінюються вимоги до типу, формату або кількості вхідних (вихідних) даних, іноді користувачів не задовольняє інтерфейс програми, тощо. Це спонукає розробників до випуску нових, виправлених версій програм.

По-друге, якою б гарною не була бухгалтерська програма - вона, скоріш, підходить для окремих організацій та для вирішення обмеженого кола задач. Зрозуміло, що в торговельному, в бюджетному або виробничому підприємстві бухгалтерії працюють по-різному, тому і програми автоматизації повинні використовуватись різні. А якщо фірма росте, з’являються нові напрямки діяльності (наприклад, роздріб поряд з оптовим продажем), тоді повинна рости та розвиватися і програма. Крім того, кожний бухгалтер зупиняє свій вибір на тій програмі, яка б відповідала не тільки його професійним запитам, але й була цікавою безпосередньо як для користувача. Тому успіх програми залежить ще й від того, який підхід розробив програміст при її створені, як він попіклувався про зручність роботи з нею, гнучкість її налагодження, сумісництво з операційними системами інших програм.

І по-третє, необхідно відзначити вплив постійних змін у методології обліку та податковому законодавстві, які мають місце в Україні в останнє десятиріччя.

На ДП завод «Електроважмаш»  для ведення автоматизованого бухгалтерського обліку пропонується програма "1С: Бухгалтерія 8.2". Найбільш просте використання цієї програми на підприємстві — це уведення первинних документів, отримання оборотних відомостей, карток рахунків, головної книги, ведення каси, банку, печать платіжних документів та інше. Повні можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку: облік наявності та руху товарів, матеріалів, взаєморозрахунків з постачальниками та користувачами, облік заробітної платні з урахуванням особливостей та іншого. На підприємстві облік ведеться в кількісному, сумовому, валютному виразі. З упровадженням цієї комп’ютерної програми на ДП завод «Електроважмаш»  бухгалтерський облік значно полегшиться, печатні форми документів та звітів дозволили добитися кращого сприйняття інформації.

Аналізуючи автоматизовану систему бухгалтерії ДП завод «Електроважмаш»  потрібно зауважити, що на підприємстві впроваджено тільки комплекс задач автоматизації бухгалтерського обліку. Питанням автоматизації аналізу і внутрішнього контролю майже не приділяється увага. Оскільки облік на підприємстві не автоматизовано, залишаються відкритими питання удосконалення програмного забезпечення, що використовується для вирішення поставлених задач. При цьому, потрібно враховувати, що впровадження нової інформаційної системи обліку включає ряд етапів, і її успіх залежить від якості проектних розробок, надійності технічних засобів, зацікавленості колективів користувачів та органів управління, які здійснюють керівництво та впровадження автоматизованих інформаційних систем. Центральною ланкою впровадження нової інформаційної системи обліку на даному підприємстві є створення комплексного автоматизованого безпаперового документообігу на основі впровадження суцільної системи обліку. Це підвищить контроль і забезпечить високу ефективність управління фінансовими ресурсами підприємства. Для кращого вирішення питань автоматизації комплексу поставлених задач велике значення має наявне програмне забезпечення цього комплексу і його ефективність.

В програмі існує модуль призначений для обліку наявності, надходження, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів. 

В  функції  модуля включаються:

- ведення відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів за місцями зберігання та за номенклатурними одиницями;

- реєстрація документів по руху малоцінних та швидкозношуваних предметів;

- ведення спеціальних довідників;

- формування  та  виведення  звітів  з  обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Ця підсистема крім загального обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів веде їх аналітичний облік. 

 У складі підсистеми обліку малоцінні і швидкозношувані предмети класифікуються за наступними ознаками:

- за синтетичними рахунками;

- за номенклатурними номерами;

- за структурними підрозділами;

- за матеріально відповідальними особами.

 Для кожного об'єкта малоцінних та швидкозношуваних предметів вказується субрахунок, який повинен відповідати плану рахунків.

При  введенні  кодів  матеріально-відповідальних осіб програма звертається до довідника поточного  кадрового  складу.

При вирішенні завдання повинні бути розроблені наступні системи класифікаторів і кодів:

- матеріально-відповідальних осіб;

- господарських операцій;

-  бухгалтерських проводок.

Всі довідники мають приблизно однакову структуру: кожен довідник має код (МВО) та найменування (ПІБ матеріально-відповідальної особи). 

Довідник бухгалтерських проводок використовують як єдиний в інформаційній системі обліку. Він призначений для відображення в бухгалтерському обліку  господарських операцій.

Внутримашинна інформаційна база для даного завдання представлена файлами оперативних (змінних) та умовно-постійних даних, які сформовані на підставі первинних і інших вхідних документів. Для друкування кожного з вихідних документів також формуються вихідні файли. Перелік  файлів вхідних даних і результативної інформації  представлено у табл. 2.10.

Таблиця 2.10

Перелік файлів даних

Призначення файлів	Найменування файлу	Періодичність формування
Вихідні	Файл залишку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл підрозділів	Одноразово при впровадженні
	Файл матеріально-відповідальних осіб	Одноразово при впровадженні
	Файл господарських операцій	Одноразово при впровадженні
	Файл бухгалтерських проводок	Одноразово при впровадженні
Результативні	Відомість обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл “Відомість наявності малоцінних та швидкозношуваних предметів за підрозділами і МВО”	Щомісячно або за вимогою
	Файл “ Реєстр синтетичного обліку (журнал)”	Щомісячно

 

В процесі облікових операцій вводиться документ, на підставі якого  відбувається  відображення  руху малоцінних та швидкозношуваних предметів.  Цей документ призводить до генерації проводок і, одночасно, до внесення змін у відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Управління роботою АРМ бухгалтера по малоцінних та швидкозношуваних предметах і вибір функцій здійснюється автономно в діалоговому режимі з використанням трирівневого меню.

Взаємодія “людина-машинна” при організації діалогових процедур полягає у виконанні послідовно визначених етапів робіт.

На першому етапі вводять поточну і розрахункову дати, а також пароль директора.

На другому етапі виводять на екран головне меню – список необхідних функцій робіт на АРМ.

На третьому етапі конкретизують види робіт вибраної функції головного меню АРМб.

На четвертому етапі виконуються функції заповнення, коригування нормативно-довідкової та первинної інформації, розрахунку, вибору необхідної вихідної інформації або відповідних програмних модулів.

Початковим етапом роботи з головним меню є введення і коригування нормативно-довідкової інформації. При цьому на другому рівні меню відображається такий перелік НДІ: довідник підрозділів, довідник матеріально-відповідальних осіб, довідник - календар,  довідник бухгалтерських проводок.

Другим етапом роботи з головним меню є робота з функцією “Операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів ”.

Господарські операції в інформаційній системі обліку використовуються для розмежування робіт згідно з цільовими функціями з метою автоматизації всього процесу обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

При виборі в головному меню "Операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів " на другому рівні меню відображаються такі режими роботи: надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів та інше.

При виборі операції "Надходження" заповнюють документ “Накладна”. При вибутті малоцінних та швидкозношуваних предметів оформлюють їх списання, для цього заповнюють Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Акти оформлюються в місцях виникнення інформації (МВО). В акті зазначають всі дані, необхідні при введенні та списанні малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Перед заповненням документів вибирають характеристики введення і вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів. При виборі операції надходження вводять різноманітні характеристики об’єкта, такі як група, характер надходження тощо.

Після завершення всіх операцій з введення інформації, її коригування відображають вихідну інформацію у формі документу. Документ є найпершим і достовірним джерелом контрольної інформації. Слово “документ” походить від латинського “documentum”, що означає доказ, свідоцтво. Саме за допомогою документування на практиці контролюється правильність і достовірність здійснюваних операцій, забезпечується поточний контроль за їх виконанням і діями матеріально відповідальних осіб, перевіряється обґрунтованість отримання і видачі цінностей, дотримання законності здійснених операцій.

Результативна облікова інформація в умовах застосування автоматизованого робочого місця бухгалтера формується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації. Результативною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо – господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До результативної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання  в подальших облікових циклах. За призначенням результативні форми документів поділяють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку та аналізу і мають відповідати всім  методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою метою, безпосередньо для прийняття конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально – аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати можливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів.

Система формування результативної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:

1. Автоматизація відображення результативної інформації;

2. Розмежування відповідальності за відображення результативної інформації;

3. Регламентація процесів відображення результативної інформації зі здійсненням  контролю за їх додержанням;

4. Контроль результативної інформації на всіх етапах відображення;

5. Усунення надмірності та забезпечення відповідності результативної інформації потребам облікового персоналу;

Перелік  вихідних документів з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів подано в табл. 2.11.

Таблиця 2.11

Перелік та опис вихідних документів з обліку МШП

Найменування документу	Періодичність складання	Одержувач інформації	Призначення
Відомість обліку МШП на складі	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про МШП підприємства у розрізі окремих номенклатурних номерів
Відомість обліку МШП в експлуатації по підрозділах	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про МШП підприємства у розрізі місць експлуатації
Відомість руху  МШП в структурних підрозділах	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про рух МШП підприємства у розрізі місць експлуатації
Розрахунок первісної вартості МШП за певний період	За вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про первісну вартість МШП
Оборотно-сальдова відомість по рахунку 22	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Контроль за структурою надходження та вибуття МШП
Журнал по рахунку 22	Щомісячно	Головний бухгалтер	Контроль за рухом МШП
Головна книга по рахунку 22	Щомісячно	Головний бухгалтер	Для визначення сальдо по рахунку

 

За потребою директора кожен з наведених облікових реєстрів може бути виведений на монітор, або розпечатаний за допомогою принтеру.

Для прийняття управлінських рішень щодо наявності, руху і ефективності використання малоцінних і швидкозношуваних предметів в головному меню призначена функція "Звіти", яка має такі режими роботи: «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 22»; «Аналіз рахунка по субконто 22».

Першим режимом директор користується для перегляду і виявлення неправильно введеної та опрацьованої інформації. Цей режим дає можливість відображати контрольні суми згідно з відомістю обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів за структурними підрозділами. Друга операція "Аналіз рахунка 22 по субконто" дає змогу одержувати в діалоговому режимі на АРМб інформацію, необхідну для аналізу та управління використанням малоцінних і швидкозношуваних предметів. Автоматизовано, за запитом користувача, формується інформація за даними відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів або за їх наявністю  у місцях  експлуатації, за рахунками, субрахунками, кодом аналітичного обліку. Аналізуючи дані, користувачі  мають можливість здійснювати оперативне управління малоцінних і швидкозношуваних предметів і прогнозування.

Таким чином, аудитор (бухгалтер) в режимі перегляду інвентарної картотеки та вихідних машинограм на паперових носіях має можливість отримати інформацію за необхідний період часу для аналізу та контролю за малоцінними і швидкозношуваними предметами.