Средства и формы контроля

К средствам контроля относятся документы, материалы, технические средства и операции как специального характера, так и порождаемые в других секторах менеджмента. Примерами последних могут служить законы, приказы, распоряжения, планы и программы, инструкции, уставы и положения, нормы и нормативы, т. е. нормативные, организационные, распорядительные и плановые документы, во многом определяющие содержание контроля (то, что проверяется). К средствам контроля того же рода относятся и материалы учета и отчетности, характеризующие реальное положение дел.

К специальным средствам контроля относится картотека исполнения. Не так давно еще она представляла собой настольный ящичек (или настенный коврик или стенд)

с 31 секцией — в соответствии с максимальным количеством дней в месяце. Каждый месяц по секциям, соответствующим датам, разносятся карточки с указанием работ (и ответственных за них), которые к этому сроку должны быть

выполнены. В последнее время, в связи с распространением новых информационных технологий, функции такой картотеки легко воспроизводятся в различных модификациях (вплоть до звукового и зрительного сигнала) компьютером. Эффективным и наглядным средством контроля является, как уже отмечалось, сетевой план, который также легко и просто строится в компьютерном варианте.

Традиционным и эффективным средством контроля являются совещания — специально посвященные проверке хода работ или посвященные другим вопросам, но на которых отводится место и контролю. Практический опыт эффективного контроля показывает, что менеджер должен

специально уделять вопросам контроля ежедневно не менее 1,5–2 часов своего рабочего времени. И наконец, традиционным специализированным средством контроля являются проверки.

3. Проведення ревізії (основні етапи).

Организация подготовки и проведения инспекторской проверки состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи: организационно-подготовительный этап, этап проведения проверки и этап принятия организационных мер по итогам проверки.

На организационно-подготовительном этапе решаются следующие задачи.

Определение круга исполнителей. Решение этой задачи заключается в формировании круга лиц, привлекаемых к проведению проверки, — проверяющей комиссии,

ее председателя. В состав такой комиссии обязательно должны входить опытные, компетентные работники, в том числе — других подведомственных учреждений. Однако целесообразно привлекать к проведению проверок и начинающих, молодых перспективных работников, которые могут непосредственно на месте ознакомиться с

опытом работы, который отнюдь не всегда является отрицательным.

С целью повышения авторитетности и компетентности

проверки полезно привлекать к участию в ней высококвалифицированных специалистов (научных работников, преподавателей вузов и т. д.).

Разработка плана проверки. Прежде всего подобный план включает в себя так называемый «вопросник» — перечень конкретных вопросов, ответы на которые должны

быть получены в ходе проверки. Кроме того, необходимо установить конкретные сроки, в которые должна быть проведена проверка, а также режим ее проведения (то ли вся

комиссия работает сразу, то ли последовательными группами).

Информационное обеспечение. Члены проверяющей

комиссии должны быть ознакомлены со всей информацией о проверяемой организации, которая имеется в инстанции, проводящей проверку. Это могут быть материалы предыдущих проверок, данные отчетности, плановая документация, публикации, другие материалы.

Методическое обеспечение и инструктаж. Члены комиссии должны быть подробно информированы о причинах и целях проверки, ознакомлены с содержанием вопросника, сроками работы, просто познакомиться друг с другом, разбиться на группы. Им может быть дан подробный инструктаж по методике проведения проверки, работы с документами и материалами на месте, особенностям проверяемого коллектива, профилактике возможных конфликтов с руководством фирмы и т. д.

Решение всех этих задач может быть оформлено изданием приказа, в котором указывается состав комиссии, сроки проведения проверки, необходимые меры (проведение семинаров, командировки и т. п.).

Этап проведения проверки. На этом этапе также решается ряд конкретных задач.

Представление. Начинаться проверка должна с обязательного представления коллективу или, как минимум, его руководству. Всякие появления инкогнито, беседы с рядовыми работниками создают нервозную обстановку, питательную среду для слухов о недоверии руководству и т. п., что может только повредить работе. Представление включает в себя также разъяснение целей проверки, знакомство с порядком ее проведения.

Знакомство с документами. За представлением должно следовать знакомство с документами и материалами по теме проверки. В случае проверки финансовой дисциплины вся финансовая документация (особенно кассовая документация) должна быть незамедлительно представлена

комиссии в состоянии на момент появления комиссии. Пока члены комиссии знакомятся с документами, экземпляр «вопросника» может быть передан руководству фирмы для подготовки материалов, содержащих ответы на вопросы проверки. Это снимет возможное недоверие и даст возможность руководству проверяемой организации изложить свое понимание вопросов проверки.

Беседы. Знакомство с документальными материалами неизбежно порождает вопросы («на понимание», «на разъяснение» и т. д.). Помимо прочего в таких беседах работникам проверяемой фирмы может быть оказана консультационная помощь. Следует только помнить, что беседы

должны следовать за знакомством с конкретным фактическим материалом и документами.

Наблюдения. Беседы полезно дополнять включенными наблюдениями, которые дают неоценимый дополнительный материал для анализа и осмысления. Полезно также присутствовать на проводимых мероприятиях, или даже принять участие в их подготовке и проведении. В этом случае и понимание проблем организации будет глубже и конкретнее, и, кроме того, может быть оказана непосредственная методическая и организационная помощь.

Подготовка итогового документа. Знакомство с документами, беседы и наблюдения выступают основанием оценок и мнений членов комиссии. Эти оценки, соображения, а также рекомендации и предложения должны быть сведены в итоговый документ (акт или справку), который должны подписать члены проверяющей комиссии. Содержание этого документа должно быть доведено до сведения коллектива проверяемой фирмы или, как минимум, в обязательном порядке — до ее руководства. Руководство фирмы, если оно согласно с выводами комиссии, изложенными в документе, должно также подписать его. В случае несогласия с выводами оформляется протокол разногласий или же руководство фирмы должно представить альтернативный материал, в котором бы обоснованно излагалось его понимание проблем. После решения этих вопросов итоговый документ и другие необходимые материалы представляются комиссией в инстанцию, организовавшую проверку.

Этап принятия организационных мер по итогам проверки. Инстанция — организатор проверки должна рассмотреть итоговые материалы и принять в случае необходимости организационные меры. В случае плановой проверки такое решение является обязательным. Решение

зависит от итогов проверки и рекомендаций комиссии. Оно может включать в себя кадровые решения, решения о наказании, передаче материалов в прокуратуру и т. д. (в случае упущений) или меры поощрения, изучения и распространения положительного опыта.