12. Rozhovor, jeho příprava a volba otázek

• Vstupní rozhovory jsou velmi důležité. Výběr zaměstnanců je možné zadat externí personální agentuře nebo týmu psychologů, ale výsledkem jejich činnosti bude vždy jen doporučení, koho máte přijmout. Vlastní rozhodnutí musí provést odpovědný vedoucí pracovník, také právě na něm bude spočívat završení a dokončení procesu výběru a také odpovědnosti za jeho výsledky.

• Příprava rozhovoru: Rozhovor je základní metodou poznávání druhých lidí. Při přijímání slouží dvěma hlavním účelům Prvním z nich je systematický sběr údajů a druhým prosté osobní seznámení. Druhý účel není pravidla psychology práce sledován, má však velký význam z hlediska personalistického.

Kroky v přípravě rozhovoru:

• analýza potřeb: Základem přípravy rozhovoru je analýza potřeb.

• ověřte si, za co bude zaměstnanec, kterého hodláte přijmout, odpovídat; co budou hlavní činnosti, které bude vykonávat

• oddělte to, co skutečně potřebujete od pouhých přání

• stanovte, jaké má mít osoba vhodná na dané místo vzdělání

• určete, jak rozsáhlé zkušenosti má vhodná osoba mít

• nábor:

• potřebujeme-li nového zaměstnance, je inzerát tou nejvhodnější cestou, jak jej oslovit ® dáme tím najevo, že obsazovaná pozice je otevřena každému, kdo prokáže, že se na ni hodí

• inzerát by neměl být nijak podle vašeho humoru, jelikož každý bere za vtip něco jiného

• C.N.Parkinson tvrdil, že veškerý výběr zaměstnanců lze vyřešit v náboru, a že ideální inzerát přiláká jen takového člověka, kterého potřebujete.

• skrz inzerát x doporučení (shánění potřebného člověka přes síť známých)

• u nás přijímací řízení ze zákona na základě konkurzního řízení přes inzerát, ale už se ví, kdo bude přijat

• aby nám inzerát usnadnil výběr, měl by obsahovat tyto údaje:

  • název, resp. titul pracovní pozice

  • druh vykonávané práce

  • jaké dovednosti jsou pro výkon dané práce podstatné

  • požadované vzdělání a kvalifikace

  • jaké možnosti práce na daném pracovním místě zaměstnanci přináší

  • umístění pracoviště

  • co je na naší firmě či instituci pro uchazeče žádoucí

  • další vzdělávání a výcvik

  • možnost rozvoje kariéry

  • s jakým zařízením, v jakém prostředí a pracovních podmínkách bude zaměstnanec pracovat

  • plat a požitky

• je možné ho provést pomocí personální agentury; měli bychom vědět, co pro nás mohou udělat a ověřovat si, jak kvalitní jsou jejich výsledky

• důležitým bodem je také spolupráce s personálními firmami a agenturami

• reference (dobrozdání)

  • jsou běžnou součástí materiálů, které uchazeč případnému budoucímu zaměstnavateli poskytuje

  • jejich validita je však nízká (každý se s žádostí o doporučení obrací na osoby, u nichž předpokládá, že o něm budou referovat pozitivně)

  • lze jich využít jako zdroje pro přípravu otázek k přijímacímu rozhovoru

  • negativní reference nás mohou vést k rozhodnutí dále se s uchazečem nezabývat. V některých případech lze položit určité otázky, např. Když jsme procházeli vaše materiály, narazili jsme na určitý rozpor. Máme tady kladné ocenění toho, jak jste si počínal při řešení projektu X, ale setkali jsme se také s dosti odlišným hodnocením vaší práce. Můžete nám k tomu něco říci?

  • Kladné hodnocení reference: „ Máme tady dosti kladné hodnocení vaší práce pro firmu XY. Mohl byste nám vyložit, co na ní bylo tak dobré?

• životopis a životopisné údaje

  • životopis můžeme posuzovat jako celek nebo se můžeme zaměřit na jednotlivé údaje tzv. biodata

  • druhy životopisů:

  • chronologický- nejpoužívanější, spočívá v prostém chronologickém záznamu historie předchozích zaměstnání uchazeče

  • strukturovaný- v podstatě shodný s chronologickým, zde jsou však i jiné chronologické přehledy, zejména vzdělání

  • funkcionální- uchazeč popíše nejdůležitější výsledky, jichž ve své kariéře dosáhl

  • kombinovaný- kombinace chronologického s funkcionálním

• životopis bychom neměli pouze číst, ale hledat v něm mezery a známky nesouladu

• jeho rozšířením (součástí) může být vstupní dotazník – můžeme sami určit, jaké otázky bude obsahovat, ® získáme odpovědi právě na ty otázky, které nás zajímají

• abychom mohli životopisné údaje v podniku skutečně využít, musíme učinit výběr dat, která budeme sledovat: základní identifikační údaje, bydliště, vzdělání, kvalifikace, minulá zaměstnání, provozované sporty a koníčky, znalost jazyků, profesionální zkušenosti ze zahraničí, pracovní výsledky považované uchazečem za významné

Otázky pro přijímací rozhovor

• mají sloužit k určení, jestli uchazeč vyhovuje požadavkům na obsazované pracovní místo

• při jejich tvorbě je vhodné vycházet kritických bodů v dané profesi, tedy z přístupu analogickému Flanaganově metodě kritických případů (na této metodě je založen situační rozhovor, což je rozpracovaná metoda, jejíž pomocí lze dosahovat dobrých výsledků při výběru, ale je poměrně náročná na přípravu)

• méně náročné je vycházet částečně z analýzy kritických případů tak, že si personalista připraví otázky na rozhovor dopředu, tím si i ověří, jak jednotlivé otázky fungují a umožní mu to se na příště ze svých zkušeností poučit

• při přípravě rozhovoru je vhodné vyjít z uplatnění Flanaganovy metody kritických případů (jeho základem je hledání případů v profesi, v nichž se rozhoduje o úspěchu či neúspěchu toho, kdo ji vykonává); rozhoduje se o tom, zda její vykonavatel zajistí či nezajistí dosažení těch výsledků, za které zodpovídá

Zdroje otázek

• vhodné otázky pro přijímací rozhovor můžeme založit buď na znalostech práce, kterou má uchazeč vykonávat nebo na znalosti kritických případů, t.j. okamžiků, momentů, či situací, kdy na jednání vykonavatele práce záleží, dosáhne-li uspokojivého výsledku nebo selže

• poznatky o práci i o kritických případech jsou vhodným zdrojem pro tvorbu otázek pro přijímací pohovor (můžeme se též uchazeče zeptat, jestli zažil takovou situaci a jak si v ní počínal)

Otázky o výkonu pracovní činnosti (pro získání poznatků o práci):

• jaké jsou hlavní odpovědnosti při práci na tomto pracovním místě

• jaké hlavní činnosti vykonavatel práce vykonává

• jak jeho práce souvisí s prací dalších osob

• co musí vykonavatel práce umět, atd.

Otázky na zjišťování kritických případů:

• za co tady může člověk dostat vyhazov

• podle čeho se pozná člověk, který tuto práci opravdu umí

• jak se dá v této pozici nejvíce ohrozit podnik

• jak lze v této pracovní pozici firmě výrazně pomoci

• Při formulaci otázek je vhodné dodržet 2 zásady: (1) ověřit otázky konzultací s někým dalším, kdo se ve věci vyzná nebo je ověřit časem - navrhneme je, odložíme na pár týdnů a pak rozhodneme, zda je použijeme v původní formulaci; (2) u každé otázky si předem rozmyslet, jaké odpovědi lze očekávat a jak budeme jednotlivé odpovědi hodnotit.

Okruhy otázek

• Každý zaměstnanec musí svoji práci umět a musí být také motivován. Bez motivace by práce byla prováděna ledabyle, chyběla by vytrvalost, která je podstatná pro dosažení dobrých výsledků. Musí také zapadnout do týmu, spolupracovat s ostatními, koordinovat svůj přístup a řídit se požadavky celku.

• Požadavky na výkon velké počtu zaměstnání lze shrnout do 3 okruhů: Umí tu práci? Je ochoten pracovat? Zařadí se do celku, je možné jej řídit?

Yate dochází k závěru, že pro výkon většiny povolání je potřebná:

• 1) schopnost - zda uchazeč práci umí, zda se jí je schopen naučit

• 2) ochota - umět něco neznamená být ochoten to dělat

• 3) ovladatelnost - dokázat vyjít s tím člověkem, usměrnit jej, schopnost řídit ho.

Jaké otázky užívat

• Uzavřené otázky - velmi často užívány; lze na ně odpovědět jen výběrem ze stanovených možností, nejčastěji ano/ne; vhodné všude tam, kde chceme zajistit možnost jednoduchého záznamu odpovědí, dává se jim přednost v dotaznících; nesprávné použití v rozhovoru nemusí přinést žádnou novou informaci; musí se umět správně používat

• Otevřené otázky - vyžadují víceslovnou odpověď, zpravidla nějaký druh vysvětlení; požaduje podrobné popsání a vysvětlení; slouží k tomu, aby se uchazeč rozhovořil (např. „Řekl byste mi ...“ nebo „Mohl byste mi vysvětlit ...“

• Dotazy na dřívější výsledky - součástí určité techniky vedení rozhovoru, která vychází ze stejného předpokladu, jako hodnocení biografických údajů; zakládají se na předpokladu, že minulé výsledky mohou předvídat výsledky budoucí; vždy otevřené otázky, zároveň však požadují zcela konkrétní informace („Mohla byste mi popsat, jak ...“ nebo „Mohl byste uvést příklad, týkající se ...“); je užitečné začít podobnými otázkami hned na začátku rozhovoru - vede to uchazeče ke konkrétnosti a věcnosti v odpovědích

• K posouzení uchazeče mohou sloužit otázky na dřívější výsledky, protože můžeme očekávat, že ten, kdo dosahoval dobrých výsledků v minulosti, jich bude dosahovat znovu.

• Vyvažující otázky - užitečná pomůcka pro vedoucího rozhovoru, kdy podléhá tendenci nechat se ovlivnit nějakou skvělou vlastností nebo výsledkem (tendence věřit, že uchazeč je dobrý v jednom směru, bude dobrý i ve všem jiném) = hallo-effect; otázky na něco ne tak kladného („Stalo se vám někdy, že se věci nevyvíjely tak dobře, jako v tomto případě?“ nebo „Docela rád bych slyšel o případu, na který nejste tak pyšný.“)

• Potvrzení negativních rysů - používáme tehdy, když uchazeč vyprávěl o svých minulých úspěších, které jsme vyrovnali vyvažujícími otázkami, ale právě z nich jsme se dozvěděli o některých negativních rysech uchazeče; potřebujeme ověřit, jestli šlo o ojedinělý případ nebo o stálou tendenci („Víte to je velice zajímavé. Mohl byste uvést nějaký další případ, kdy ...“), pak by to mohlo být vážné varování

• Otázky reflexivní - účinný nástroj jak řídit rozhovor, zejména v případě, že se uchazeč až příliš rozpovídal („Co myslíte, neměli bychom pokročit k další oblasti?“ nebo „Už máme málo času. Nechtěl byste ...?“)

• Zrcadlení a ticho - podstatou techniky je, že zopakujeme nebo parafrázujeme výrok uchazeče a pak mlčíme a díváme se na něj se zájmem („Takže, když vás šéf naštval, přemýšlel jste o tom, jak mu to vrátíte.“); příliš mocné prvky vedení rozhovoru, vhodné získat napřed určité zkušenosti; je to však ověřená cesta k získání podstatných poznatků o uchazeči a o tom, jak reaguje

• Otázky, které je obtížné zodpovědět - bývají zneužívány, neboť je lze využít jako otázky stresující („Co si myslíte, že je menší zlo, zpronevěra nebo padělání?“); mate to uchazeče; je obtížné stanovit, jaká odpověď by měla být správná; mohou však být užitečné, chceme-li posoudit, jak se uchazeč dovede orientovat; výhodné je použít je jako myšlenkový experiment, tj. vyjít z reálné situace, kterou je možné zvládat dvěma odlišnými způsoby („Rád bych věděl, jak byste se zachovala, kdyby ...“)

• Zavádějící otázky - vhodné k odhalení těch, kdo vždy přikyvují a nemají žádný vlastní názor; podstatou je říci něco, co je jen z části pravda a žádat uchazeče o souhlas. Vždycky jsem si myslel., že záruční lhůta do tržního hospodářství vlastně nepatří. A co vy?

• Navádění - spočívá v použití takových formulací a otázek, které poskytují účastníkovi návod, jak má odpovědět; lze někdy pozitivně využít , zejména v takových případech, kdy uchazeč řekl něco neslýchaného a my si chceme ověřit, že na svém názoru skutečně trvá (uchazeč připustí, že nerad vstává a že je pro něj důležitější odbornost a ne kdy chodí do práce “Víte, my v naší společnosti považujeme dochvilnost za podstatnou složku spolehlivosti Co si myslíte vy?“)

• Rozvíjení otázek - postupy, s jejichž pomocí získáváme v rozhovoru maximum informací; u málomluvných uchazečů nebo když máme pocit, že si něco nechává pro sebe („To je zajímavé. Povězte mi o tom víc.“ nebo „Mohl byste uvést ještě nějaký příklad?“ nebo „Poučil jste se nějak z této zkušenosti?“); lidé v naší západní kultuře snáší ticho velmi obtížně, vyvolává napětí, naproti tomu mluvení, proud řeči přináší pocit obvyklosti a určité jistoty - pokud na uchazeče nebudeme reagovat slovně, jen se mu klidně dívat do očí, určitě něco přidá a rozvine svoji odpověď

• Vrstvení otázek - („Umíte X?“ „Povězte mi jak jste posledně dělal X.“  „Takže to šlo dobře.“ „Jak jste se dostal k dělání X?“ atd.)

• Otázky pro rozhovor po telefonu

• Při domluvení se na rozhovoru s uchazečem je vhodnější mu zavolat osobně - je to zdvořilejší, lépe si tím připravíme půdu pro vlastní rozhovor a projevujeme tím zájem, s takovým člověkem se snadněji mluví.

• Postupujeme-li formálně, svěříme-li to sekretářce, můžeme působit arogantně nebo jako těžko přístupná osoba. Rozhovor po telefonu by měl být krátký, je vhodné uchazeči stručně a nepříliš konkrétně popsat, jaké místo chceme obsadit. Pokud bychom mu poskytli příliš mnoho informací, měl by příležitost se na to připravit. Je užitečné se optat na konkrétní praxi v oboru. Popřípadě se optat, co chce uchazeč ve své práci a životě změnou zaměstnavatele změnit, nebo jaký má v současnosti příjem a jaký by chtěl mít. Tyto otázky ušetří čas i námahu, když se ukáže, že se s uchazečem neshodujeme ve vzájemných očekáváních.