Тема: Учет расчетов с подотчетными лицами.

1. Общие правила учета расчетов с подотчетными лицами.

2. Учет командировочных расходов

1.

Подотчетные лица – работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для выполнения поручения, но только в том случае если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Аванс выдается по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетные суммы могут расходоваться только на те цели, на которые они выданы. Запрещается передача сумм одним лицом другому. После выполнения поручения п 

одотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем. Если сумма аванса превышает сумму утвержденных расходов, разница подлежит возвращению в кассу. Предприятие также может удержать данную разницу из заработной плата работника, при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Если по отчету произошел перерасход, то данная сумма выплачивается работнику.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выданы подотчетные суммы наличными или со счетов в банках Д-т- 71 К-т 50,51, 52, 55

Подотчетным лицам выданы из кассы денежные документы (марки и т.п.) Д-т- 71 К-т 50-3

Списана задолженность подотчетных лиц по расходам произведенным ими по капитальным вложениям, расходам связанным с приобретением, доставкой, заготовкой оборудования, материалов, животных, товаров.

Д-т- 07,08,10,15,11,41 К-т 71

Подотчетные лица произвели расходы, которые относятся к основному или вспомогательным производствам, на общепроизводственные и общехозяйственные нужды, а так же связанные со сбытом продукции, работ, услуг и прочих активов Д-т- 20,23,25,26,44,91\2 К-т 71

Отражены суммы НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм Д-т- 19 К-т 71

Работниками возвращены в кассу неизрасходованные суммы, ранее выданные им под отчет Д-т- 50 К-т 71

Подотчетные лица оплатили приобретенные различные денежные документы (марки, путевки и т.п.) Д-т- 50-3 К-т 71

Отражены подотчетные суммы, незаконно израсходованные работниками или невозвращенные в установленные сроки Д-т-94 К-т 71

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет, и по каждому подотчетному лицу

Регистрами синтетического учета могут быть, журналы ордера, накопительные, оборотные, оборотно - сальдовые ведомости, анализ счета карточки счета.

2

Согласно ст.166 ТК РФ служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (могут быть разработаны формы на основе форм N Т-9, Т-9а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- командировочным удостоверением (может быть разработана форма на основе формы N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его исполнении (может быть разработана форма на основе формы N Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- авансовым отчетом (форма может быть разработана на основе формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

Согласно ст. 168 ТК РФ. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (выдав аванс на командировочные расходы):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.