1. Отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;

2. Выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.Е. Из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;

3. Создается словарь дескрипторов, т.Е. Словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Например, в качестве объекта классификации рассматривается успеваемость студентов. Ключевыми словами могут быть выбраны: оценка, экзамен, зачет, преподаватель, студент, семестр, название предмета. Здесь нет синонимов, и поэтому указанные ключевые слова можно использовать как словарь дескрипторов. В качестве предметной области выбирается учебная деятельность в высшем учебном заведении. Ключевыми словами могут быть выбраны: студент, обучаемый, учащийся, преподаватель, учитель, педагог, лектор, ассистент, доцент, профессор, коллега, факультет, подразделение университета, аудитория, комната, лекция, практическое занятие; занятие и т.д. Среди указанных ключевых слов встречаются синонимы, например: студент, обучаемый, учащийся; преподаватель, учитель, педагог; факультет, подразделение университета и т.д. После нормализации словарь дескрипторов будет состоять из следующих слов: студент, преподаватель, лектор, ассистент, доцент, профессор, факультет, аудитория, лекция, практическое занятие и т.д.

Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:

1. Синонимические – определяющие совокупность ключевых слов - синонимов

2. Родовидовые – отражающие принадлежность некоторого объекта (класса) более представительному классу

3. Ассоциативные – устанавливают связь между дескрипторами, обладающими общими свойствами

Например, синонимическая связь: студент — учащийся — обучаемый; родовидовая связь: университет — факультет — кафедра; ассоциативная связь: студент — экзамен — профессор — аудитория.

1.6.Системы кодирования

Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.

Соответственно, Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. Код характеризуется длиной (числом позиций) и структурой (порядком расположения символов).

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, и в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

Кодирование позволяет выполнять основные функции обработки экономической информации:

• сортировку и поиск информации по ключевым признакам;

• формирование сводных отчетов по различным признакам и подведение итогов по всем группировочным признакам;

• декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных отчетов.

Требования, предъявляемые к кодам:

• охват всех объектов, подлежащих кодированию;

• однозначное обозначение объектов;

• возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

• единство кодов для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и технической подготовки производства);

• стабильность, удобство восприятия и запоминания кодовых обозначений, простота заполнения и обработки;

• максимальная информированность кода при минимальной значности;

• возможность автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок (для чего в код вводится контрольное число).

Информация кодируется по определенной системе кодирования. Под системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих построение кода.

Применяется несколько видов систем кодирования, среди которых наиболее распространены: порядковая, серийная, позиционная, комбинированная и штриховая.

Выбор системы кодирования зависит от:

• количества выделяемых признаков в номенклатуре;

• числа позиций в каждом признаке;

• степени устойчивости номенклатуры.

Порядковая система кодирования - все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без резерва. Коды системы малозначны, просты, но нет возможности подведения итогов по старшим признакам, т.к. при кодировании учитывался лишь младший признак, и отсутствуют резервные позиции. С появлением новых объектов нарушается логическая стройность. Поэтому порядковая система используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур. Примером может служить справочник профессий (таблица 4).

Таблица 4. Справочник профессий

вид начисления заработной платы	код
основная заработная плата	01
премия	02
за работу в ночное время	03
за работу в праздничные дни	04

Серийная система кодирования предполагает выделение среди объектов отдельных классов, серий. Эта система позволяет закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Эта система кодирования предусматривает резервные номера для старших порядков номенклатуры (резерв серии) и позволяет получать сводные итоги по всем группировочным признакам (итог по серии). Используется при небольшом количестве групп.

Например, на предприятии имеются основное производство, включающее 7 цехов, вспомогательное производство – 4 цеха, служба управления, состоящая из пяти отделов. Тогда серийный код с учетом возможного расширения будет иметь вид:

01…07 – цеха основного производства;

11….14 – цеха вспомогательного производства;

21….25 – отделы службы управления.

С труктура кода имеет вид (рис. 8):

Рис. 8. Структура кода

Достоинством серийной системы кодирования считается сравнительно небольшая длина кода и возможность добавления новых объектов в группу без нарушения логичности системы.

К ее недостаткам следует отнести отсутствие четкой границы между сериями и трудности запоминания серий.

Позиционная система кодирования используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам. Отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно (часто начиная с 1, 01, 001 и т.д.) – в зависимости от значности признака.

Н апример, для счета 10 «Материалы» выделяют следующие уровни (рис. 9):

Рис. 9. Структура кода

Тогда код 107301 обозначает номер счета - 10, строительный материал - 7, номер склада – 3, номенклатурный номер – 01.

Коды, построенные по данной системе, характеризуются простотой построения, логичностью, большой информативностью, позволяют закодировать неограниченное количество классификационных признаков. Однако жесткая структура предварительной классификации, не позволяет закодировать группировки, не предусмотренные заранее.

Комбинированная система кодирования предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Далее каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая, используется для кодирования больших и сложных номенклатур и широко применяется при решении экономических задач, т.к. обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов по нескольким соподчиненным или независимым признакам.

Для повышения эффективности производства, торговли, транспорта, банковского дела широко применяется система штрихового кодирования, позволяющая обеспечить быстрый и надежный ввод информации для последующего быстрого решения задач, связанных с фиксацией факта поступления товара или услуги и отслеживанием последующих этапов их движения.

Штриховое кодирование является автоматической идентификацией и используется метод оптического считывания информации. Оно основывается на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение — 1, узким — 0. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.

Цель штрихового кодирования информации заключается в отражении таких информационных свойств товара, которые обеспечивают возможность проследить за его движением к потребителю. Применение штрихового кодирования позволяет получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффективность управления производством.

Система штрихового кодирования информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения на носители информации, верификации (контроля) качества печати, считывания с носителей, и предварительной обработки данных.

Существуют 3 особенности применения штриховых кодов:

• считывание, контроль и декодирование кода осуществляется микропроцессорными устройствами, а следовательно необходимо наличие специализированных технических средств, оснащенных соответствующим программным обеспечением;

• в ПЭВМ заранее записываются стандартные характеристики товара для последующего сопоставления их с кодом товара и для использования их при решении задач сбыта в качестве условно-постоянных данных;

• считывание данных с штрих-кода происходит автоматически без искажений.

Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации (бумага, самоклеющаяся пленка, металл, керамика, текстильное полотно, пластмасса, резина и др.) являются оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов штриховых кодов) и компактные печатающие устройства различного принципа действия. Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши и сканеры; лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает считывание информации с носителей, предварительную обработку данных, их передачу на ПЭВМ для дальнейшего обобщения и анализа.

Существуют следующие виды штриховых кодов:

• Западногерманская – BAN;

• Американская – UPC;

• Европейская – EAN;

• Японская – CARLA-CODE.

З ападногерманская система BAN была введена в ФРГ в 1968 г. для кодирования потребительских товаров. Код состоит из 8 цифр (рис.10).

Рис. 10. Структура кода BAN

Американская система UPC введена в 1973 г. в США и Канаде в систему розничной торговли (UPC – универсальный товарный код). Символ кода включает 12 цифр, префикс стран всегда состоит из двух цифр.

Каждая позиция кода образована двумя темными и двумя светлыми полосами, ширина и расстояние между которыми отмеряется с помощью фотоэлектронного устройства. Светлая полоса означает ноль, темная – единицу.

Код UPC бывает трех видов:

• UPC – А - содержит 11 информационных и 1 контрольный знак. Предназначен для кодирования продовольственных и непродовольственных товаров, реализуемых через систему супермаркетов;

• UPC – D - предназначен для непродовольственных товаров;

• UPC – E – состоит из 6 знаков и представляет собой половинную версию UPC – А. Применяется для кодирования товаров, имеющих малые геометрические размеры, например, фармакологические, канцелярские и прочие товары.

Европейская система EAN используется с 1977г., для введения которой была основана международная европейская ассоциация кодирования товаров (JANA). Система EAN представляет собой международный стандарт, в соответствии с которым осуществляется разработка технических средств для нанесения и считывания кодов обозначений. Символ кода состоит из цифровых обозначений и штрихов. Цифровые обозначения состоят из 8, 13 либо 14 цифр (рис. 11).

Рис. 11. Код системы EAN

Основным принципом кодирования EAN является наличие однозначного идентификационного кода, полученного согласно правилам кодирования EAN для каждого продукта (товара). Код EAN не классифицирует, а идентифицирует товары таким образом, что никакой другой товар не может иметь такого же кода. Его наличие позволяет потребителю определить страну-импортера товара (первые 3 цифры), код предприятия-производителя (его конкретный номер), код продукта и в случае необходимости предъявить претензии к качеству товара и его безопасности.

Японская система CALRA-CODE введена в Японии в 1987 г. и представляет собой графический код, состоящий из 10 больших квадратов, каждый из которых разделен на меньшие одинаковые величины и им приписываются конкретные цифры – 1, 2, 4, 8 (рис. 12). Эта система более проста в применении и содержит большой объем информации, причем устройство для расшифровки дешевле и эффективнее при нечетном шрифте, прочитать который можно при искажении квадрата до 1 мм. Однако данная система применяется только в Японии.