Глава 12. Основные принципы построения и использования автоматизированных систем в бухгалтерском учете

Перестройка экономики в настоящее время затронула и бухгалтерский учет,- необходимо постоянно отслеживать последние изменения и дополнения к действующему законодательству и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации. Поэтому использование персональных компьютеров и программ автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения деятельности предприятия.

Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое состояние предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм с уже сформированными реквизитами предприятия.

12.1.Требования к бухгалтерским программам

Среди основных требований, предъявляемых к бухгалтерским программам (системам), можно выделить:

• умение правильно производить арифметические расчеты;

• способность обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

• возможность осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

• умение производить накопление итогов и исчислять проценты произвольной степени сложности;

• возможность обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для удовлетворения указанным требованиям система должна иметь единую базу данных (БД), содержащую сведения о текущем состоянии учета на предприятии и архивные материалы, любые сведения из которых могут быть легко получены по запросу пользователя.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы и при этом система должна уметь легко изменять в случае необходимости. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.

В любой бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей. Также важна возможность распечатки отчетов на различных видах печатающих устройств.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должны быть предусмотрены изменения во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

12.2.Классификация программ

Спектр современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету очень разнообразен, поэтому достаточно сложно провести его классификацию. В настоящее время выделяют следующие классы программ:

• мини – бухгалтерия;

• интегрированные бухгалтерские системы;

• бухгалтерский конструктор;

• бухгалтерский комплекс;

• бухгалтерия – офис;

• международные системы.

Отличительными чертами систем класса Мини – бухгалтерия являются отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам, а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Мини – бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности, и предназначены для бухгалтерий численностью в 1 – 3 человека.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе данных, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программы класса Бухгалтерский конструктор отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в сегодняшних условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т. д. Программы же класса «Бухгалтерский конструктор» предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на отдельном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса «Бухгалтерия – офис» помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса. Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Большое внимание уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IAS). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности и провести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик. Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.

Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными разработчиками и поддерживаются местными дистрибьюторами. Разрабатываются международные системы с таким расчетом, чтобы примерно на 90 % удовлетворить основные требования законодательства каждой страны, а остальные 10 % подлежат модификации в соответствии с местными условиями. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязыковая поддержка (10 –15 языков), другая особенность – модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату. Международные системы, как и программы «Бухгалтерия – офис», не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж и т. д. Кроме возможности генерации отчетов, настройки меню пользователя и т. п. Указанные системы могут содержать специфические и не свойственные отечественным программам сервисные возможности (например, работа программы по таймеру позволит выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время).

Существует и другой подход к классификации бухгалтерских программ, в соответствии с которым последние могут подразделяться на работающие:

• от проводки;

• от документа;

В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, во втором ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов. По введенным данным формируются проводки.

Рассмотренные классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета дают представление о программах с точки зрения их функциональных возможностей, однако они мало информативны для бухгалтера, оперирующего устными понятиями, поэтому целесообразно проанализировать возможности и особенности различных программ с точки зрения принципов организации самого бухгалтерского учета.

Как известно, для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используются различные учетные регистры. Формы регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства весьма разнообразны. То или иное сочетание применяемых в учете регистров хронологического и систематического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, формы связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей – все это определяет форму ведения бухгалтерского учета. Именно форма ведения учета дает самое общее представление о принципах организации учета и позволяет понять сформированные информационные связи во всей системе. На современных предприятиях применяются четыре основные формы учета:

• мемориально-ордерная;

• журнально-ордерная;

• упрощенная;

• автоматизированная.

Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета составляют автоматизированную форму учета, возникшую на основе немашинных форм. Поэтому принципы ее организации, хотя и отличаются от других, все же имеют некоторое сходство. Это в первую очередь относится к программам по автоматизации бухгалтерского учета, в которых используются принципы, лежащие в основе организации упрощенной формы учета. Такие программные продукты можно называть универсальными программами.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного – двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по его участкам. Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути бухгалтерский учет является достаточно строгой математической системой, в основе которой лежат единые для всех разделов учета принципы.

Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и использования, а также по широте спектра возможностей автоматизации различных разделов учета, т. е. по мощности. Универсальные программы обычно имеют большой тираж, что объясняется значительным числом их потенциальных потребителей и таким привлекательным для пользователей обстоятельством, как возможность самостоятельно, не обращаясь к разработчику, решать все возникающие проблемы.

Универсальные программы обычно удовлетворяют потребности всей бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Их возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях, но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные программы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота.

Отличительной особенностью универсальных программ является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с такими программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся проводки, на основании которых затем формируются журналы – ордера, ведомости и т. д. Внесение проводок в журнал может проводиться как вручную (по одной), так и через типовые операции или документы, позволяющие сформировать сразу несколько проводок.

Программы, основанные на использовании принципов упрощенной формы учета, предназначены прежде всего для малых и средних предприятий, поскольку способны удовлетворить ограниченные информационные потребности небольшой бухгалтерии. На крупных предприятиях в связи с возрастанием объема учетных работ бухгалтерия объективно разделяется на участки учета. На каждом из них сохраняются общие принципы учета и в то же время выполняются специфические для данного участка функции. Разделение труда и специализация рабочих мест позволяют бухгалтерам более качественно и эффективно выполнять работу на своих участках, но одновременно возникают проблемы их взаимодействия, так как обеспечить полную автономность работы бухгалтеров невозможно. Именно для отражения специфики отдельных участков учета, упорядочения потоков информации и согласования коллективной работы бухгалтеров была разработана журнально-ордерная форма учета.

Журнально–ордерная форма учета пришла на смену громоздкой и нерациональной мемориально–ордерной форме, которая в настоящее время используется редко. Основной недостаток журнально–ордерной формы заключается в том, что она в большей мере ориентирована на ручную обработку учетной информации. Несмотря на изменения, внесенные Министерством финансов СССР в журнально–ордерную форму учета в 1963 г. в связи с внедрением счетно-клавишных машин, и все последующие ее модификации, сегодня «перенести» на ПК журнально-ордерную форму невозможно, не изменив основных информационных связей между учетными регистрами. Трудоемок также процесс формализации учетных процедур, присущих этой форме бухгалтерского учета.

К другой группе программных продуктов относятся программы, отличительной особенностью которых является наличие совокупности автоматизированных решений различных учетных задач. В различных пакетах число таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется от 5 до 20.

Каждый модуль пакета имеет специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Функциональные программы различаются между собой набором модулей, а внутри модулей – их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено как самостоятельная программа-модуль (АРМ), способная работать и самостоятельно, и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. При наличии широкого спектра программных продуктов данного класса в зависимости от отраслевых особенностей, величины предприятий и учетных операций формируются АРМ по различным участкам учета. При этом в АРМ отчетности и аналитики (АРМ главного бухгалтера), которое предназначено для формирования результативной информации, передаются сводные (синтетические) данные из других модулей.

Выбор использования функциональных или универсальных программ зависит от ряда условий. Зачастую на практике среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Необходимость в данной программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот или же требуется вести сложный специфический учет. Однако такое комбинирование редко бывает эффективным. При таком варианте не формируется единой базы данных, доступной всем пользователям и главному бухгалтеру, между тем указанная информация необходима для оперативного управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.