1.2.Классификация экономической информации
Любая классификация различных категорий и объектов, как правило, является относительной, поскольку каждый объект можно классифицировать по разным признакам и критериям. В зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группам, что наиболее характерно для экономической информации, которая используется в разных условиях, разными потребителями и для разных целей.
Экономическая информация циркулирует как в сфере материального производства, так и в непроизводственной сфере, поэтому выделяют информацию, относящуюся к различным отраслям народного хозяйства: промышленности, сельскому хозяйству, строительству, транспорту, медицине, образованию и т.д. Кроме того, экономическую информацию можно классифицировать по следующим признакам:
По управленческой функции различают плановую, учетную и регулирующую информацию (Рис. 1).
Плановая информация несет директивные указания о развитии конкретного объекта управления и его элементов и связана с технико-экономическим, оперативно-производственным и финансовым планированием и прогнозированием. В плановой информации выделяют показатели перспективного, текущего и оперативного планирования. Плановой информацией могут быть такие показатели как план производства продукции, планируемая прибыль от реализации, прогнозируемый спрос на продукцию и пр.
Рис. 1.
Классификация экономической информации по управленческой функции
Учетная информация описывает уже совершившиеся хозяйственные процессы в реально существующих условиях в виде натуральных, трудовых и стоимостных показателей. В отличие от плановой информации, которая может корректироваться при изменении условий или целей функционирования объекта, учетная информация не зависит от последующих принимаемых решений и действий. Ее образуют бухгалтерские, отчетно-статистические и оперативные данные, например, данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о запасах ресурсов, потерях, использовании оборудования, начисленной заработной плате, премиальных и налоговых выплатах и др.
На основании регулирующей информации принимают решения по регулированию параметров производства или плановых заданий.
По стадии образования экономическую информацию подразделяют на первичную и производную (Рис. 2).
Первичная
информация возникает непосредственно
в процессе деятельности объекта и
отражает производственно-хозяйственные
процессы в момент их прохождения, а
также результаты функционирования и
отклонения от нормативного функционирования
объекта. Чаще это бухгалтерская информация
и получается в результате непосредственного
измерения или подсчета, которые
осуществляются в основном вручную.
Например, для объектов производственной
сферы это объем выпущенной продукции,
количества брака и порчи, численность
рабочих, время простоев, запасы на
складе. Для банков и финансовых компаний
– объем активов и пассивов, кредитов и
депозитов и др. Н
осителями
первичной информации являются учетные,
технологические и другие первичные
документы.
Рис. 2. Классификация экономической информации по стадии образования
В свою очередь, первичная информация делится на обрабатываемую и необрабатываемую, поскольку в практической деятельности не вся информация, содержащаяся в первичных документах, подлежит обработке.
Производная информация образуется в результате преобразования первичной информации. Она значительно шире по составу и форме представления, чем первичная, т.к. отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки и зависит от типа используемых методов и моделей. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов и алгоритмов. Производная информация может быть промежуточной, т.е. подлежащей дальнейшей обработке, и результатной (конечной), которая получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и дальнейшая обработка которой не предполагается. Результатная информация используется для выработки управленческих решений.
По степени стабильности информация может быть переменной, постоянной и условно-постоянной (Рис. 3).
Рис. 3. Классификация экономической информации по стабильности
Переменная информация отражает фактические количественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности объекта на конкретный момент времени и ее часто называют оперативной. К ней относятся показатели кратковременного использования. Например, это данные об объемах выполненных работ за смену, затраты ресурсов, курс валюты и т.д.
Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется для решения задач. В свою очередь постоянная информация может быть справочной и нормативной. Справочная информация описывает постоянные свойства объекта в виде устойчивых длительное время признаков, например табельный номер служащего, профессия работника и т.п. Нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы, например, нормы выработки, затрат труда, амортизационных отчислений, расхода материалов, тарифная сетка оплаты работников бюджетной сферы, стандарт качества определенной продукции и др.
Постоянная информация, как правило, представлена в виде различных справочников, обновление которых происходит достаточно редко.
К условно–постоянной информации относятся показатели, которые остаются постоянными в течение заранее определенного периода времени, например, размер экспортно-импортных пошлин на определенный товар. Также условно-постоянной информацией являются данные, фактически меняющие свое значение в течение рассматриваемого отрезка времени, но принимаемые при решении задач на этот период за постоянные. К ним можно отнести расценки за единицу работ и услуг, цены на продукцию, стоимость ресурсов и пр.
По способу отображения экономическая информация подразделяется на числовую, текстовую и графическую.
В числовом (целочисленном, вещественном) виде представляют показатели, использующиеся в различных расчетных операциях.
Некоторую часть информации нельзя выразить в числовой форме. Например, методические материалы, технология производства, методы решения задач, структура объекта, модель его функционирования и т.д. не могут быть представлены в числовой форме, но такая информация может быть описана текстом либо представлена в графической форме в виде различных графиков и диаграмм или с помощью блок-схемы (рисунка). Информация , представленная в текстовом или графическом виде используется в экономическом управлении в неявном виде, задает условия принятия решений, служит для содержательного качественного анализа, на ее основе определяются методы и последовательность реализации информационного процесса.
По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю (Рис. 4).
Рис. 4. Классификация экономической информации по месту возникновения и характеру ее использования в управлении
Входная информация поступает в объект управления извне, а выходная - является итогом информационного процесса и передается в орган управления, в вышестоящие инстанции или другие объекты. Одна и та же информация может являться входной для одного объекта и выходной для объекта, ее вырабатывающего. Внутренняя информация возникает внутри объекта, а внешняя - за его пределами.
Эти виды информации различаются назначением, источниками возникновения, формой представления, организацией хранения, характером обработки.
Для органа управления входная информация, как поступающая в него извне, включает первичную, нормативно-справочную информацию, а также внешнюю, которая может состоять их директивной и осведомляющей информации. Первичная информация тесно связана с конкретной деятельностью управляемых объектов, поступает от объектов и содержит переменные (оперативные) данные, в основном это количественные характеристики работы объекта. В дальнейшем на основании этих объемных характеристик и с использованием нормативно-справочных данных проводится оценка фактического состояния и динамики функционирования управляемого объекта. Первичная информация, поступая от управляемого объекта, показывает результаты деятельности объекта и отклонения от его нормативного функционирования.
Нормативно-справочная информация представляет экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники и ее отличает многократное использование и длительное время хранения в системе управления. Наиболее характерными операциями ее обработки являются поиск и выборка данных из соответствующих массивов.
В результате обработки первичной и нормативно-справочной информации получаются многие виды производной информации, которые отражают такие экономические характеристики производства как себестоимость продукции, производительность труда, рентабельность.
Остальная часть входной информации - ее называют внешней и условно делят на осведомляющую и директивную - поступает из сторонних органов по отношению к управляющей системе и органу управления. Директивная информация исходит из вышестоящих органов и может непосредственно влиять на цели функционирования объекта, т.к. представляет обязательные (налоговые) выплаты, плановые задания, выделенные лимиты. Осведомляющая информация, кроме того, что поступает от вышестоящих органов, также исходит от фирм, предприятий и организаций, связанных договорными и иными обязательствами с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальные органы государственной власти. Осведомляющие данные определяют условия работы объекта.
Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, имеют преимущественно стоимостной или безразмерный характер.
В процессе преобразования информации выделяют этапы получения плановой и учетной информации, являющиеся внутренней для органов управления. Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. Кроме того, что она состоит из первичных данных, многие учетные показатели получаются путем обработки первичных данных с использованием нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации, например, начисленная заработная плата, налоговые и премиальные выплаты и др. Специфика обработки учетной информации определяется спецификой учета.
Плановая информация определяет параметры объекта управления на будущий период. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной.
Расчеты учетных и плановых данных образуют встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные в основном агрегируются, группируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные - наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства.
Учетная и плановая информация являются основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности объекта получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Над внутренней информацией проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач.
Окончательным итогом обработки можно считать получение выходной информации, часть которой поступает к объекту управления и участвует в последующих циклах обработки, оказывая воздействие на его дальнейшую работу. Она обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют регулирующей (управляющей). Примером могут служить перераспределение ресурсов, объем и структура инвестиций, фонды экономического стимулирования и т.д.
Другая часть выходной информации поступает к вышестоящим органам и другим подразделениям, имеет характер отчетности и может выдаваться в формах, установленных статистическими и налоговыми органами.
Выходная информация, поступающая к другим объектам и их подразделениям, является для них осведомляющими.
Деление выходной информации на управляющую и отчетную оказывается условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные.