- •Глава 1. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества 7
- •Глава 2. Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере 42
- •Глава 3. Информационные процессы и технологии 52
- •Глава 4. Роль и место автоматизированных информационных систем (ис) в экономике 69
- •Глава 5. Функциональные и обеспечивающие подсистемы аис 77
- •Глава 6. Основы проектирования автоматизированных информационных систем 89
- •Глава 1.Экономическая информация как часть информационного ресурса общества
- •1.1.Информационные ресурсы и экономическая информация
- •1.2.Классификация экономической информации
- •Классификация экономической информации по управленческой функции
- •1.3.Свойства экономической информации
- •1.4.Структурные единицы экономической информации
- •1.5.Системы классификации экономической информации
- •Отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
- •Выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.Е. Из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;
- •Создается словарь дескрипторов, т.Е. Словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
- •Синонимические – определяющие совокупность ключевых слов - синонимов
- •Родовидовые – отражающие принадлежность некоторого объекта (класса) более представительному классу
- •Ассоциативные – устанавливают связь между дескрипторами, обладающими общими свойствами
- •1.6.Системы кодирования
- •Р ис. 12. Код системы calra-code
- •1.7.Классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Глава 2.Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере
- •2.1.Информатизация общества и тенденции ее развития
- •2.2.Основные принципы и направления автоматизации
- •2.3.Этапы автоматизации обработки данных
- •2.4.Классификация информационных задач
- •Глава 3.Информационные процессы и технологии
- •3.1.Понятие информационных технологий, их развитие и классификация
- •3.2.Понятие информационного процесса и характеристика информационных процедур
- •3.3.Режимы автоматизированной обработки данных
- •3.4.Электронный документооборот
- •Глава 4.Роль и место автоматизированных информационных систем (ис) в экономике
- •4.1.Понятие и классификация информационных систем
- •4.2.Понятие, состав и классификация автоматизированных информационных систем (аис)
- •4.3.Предметная область и модели экономических информационных систем
- •Глава 5.Функциональные и обеспечивающие подсистемы аис
- •5.1.Функциональная структура аис
- •5.2.Обеспечивающая структура аис
- •5.2.1.Организационное обеспечение
- •5.2.2.Правовое обеспечение
- •5.2.3.Техническое обеспечение
- •5.2.4.Информационное обеспечение
- •5.2.5.Математическое и программное обеспечение
- •Глава 6.Основы проектирования автоматизированных информационных систем
- •6.1.Понятие проектов и проектирования, цель и задачи проектирования
- •6.2.Стадии проектирования
- •6.2.1.Организация работ на стадии предпроектного обследования
- •6.2.2.Организация работ на стадии технического проектирования
- •6.2.3.Организация работ на стадии рабочего проектирования
- •6.2.4.Организация работ на стадии внедрения и анализа функционирования системы
- •6.3.Методы и средства проектирования аис
- •Глава 7.Методы обработки экономической информации
- •7.1.Эволюция методов организации хранения и обработки данных
- •7.2.Понятие базы данных и этапы ее проектирования
- •7.3.Субд и их функции
- •Глава 8.Роль и место специалиста экономического профиля на стадиях жизненного цикла создания и эксплуатации ис
- •8.1.Понятие, назначение и виды арм
- •8.2.Виды обеспечения арм
- •8.3.Программное обеспечение арм
- •Р ис. 15. Классификация по арм
- •Глава 9.Интеллектуальные технологии и системы
- •9.1.Понятие искусственного интеллекта и интеллектуальных технологий
- •9.2.Знания: понятие, модели представления
- •9.3.Экспертные системы, основные понятия и определения
- •9.4.Применение экспертных систем в экономике
- •Глава 10.Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
- •10.1.Нейросетевые технологии
- •10.2.Области применения интеллектуальных технологий
- •10.3.Нейросетевые технологии в финансово-экономической деятельности
- •10.3.1.Предсказание рисков и рейтингирование
- •10.3.2.Предсказание финансовых временных рядов
- •10.3.3.Методы сегментации рынка
- •10.3.4.Этапы создания нейросетевой технологии
- •Глава 11.Основные принципы построения и использования автоматизированных систем в финансовой деятельности
- •11.1.Аис в системе Министерства финансов России – аис «Финансы»
- •11.2.Информационные технологии в деятельности банков
- •11.3.Характеристика автоматизированных банковских систем
- •Глава 12. Основные принципы построения и использования автоматизированных систем в бухгалтерском учете
- •12.1.Требования к бухгалтерским программам
- •12.2.Классификация программ
- •Глава 13.Характеристики программ
- •Глава 14.Телекоммуникационные технологии в экономических информационных системах
- •14.1.Телекоммуникации
- •14.2.Применение Интернет в экономике
- •14.3.Перспективы развития информационных технологий
- •14.4.Геоинформационная система
- •Список использованной и рекомендуемой литературы
3.4.Электронный документооборот
В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.
Под ЭД понимается не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой копии электронной.
Преимущества использования электронных документов:
сокращается время обслуживания клиентов за счет сокращения времени на поиск документов;
повышается эффективность управления информацией за счет боле быстрого доступа к документам;
повышается степень защищенности документа при хранении за счет компактности документа, быстроты копирования в необходимом количестве копий;
обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа при помощи быстрого шифрования дешифрования электронного документа;
введение одновременного доступа к документа нескольких пользователей и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач;
уменьшение затрат на обработку документа;
простота модификации электронной формы благодаря использованию компьютерных графических инструментов;
включают интеллектуальные элементы автоматизации контроля правильности заполнения;
динамическая адаптация под конкретного пользователя (изменяется количество и размер полей).
Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.
Перечислим функции систем электронного документооборота.
Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: 1) стоимостью хранения 1 мегабайта информации; 2) скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.
Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениям запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д. Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.
Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.
Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.
Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши: с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; 3) электронные носители — жесткие, оптические, магнитооптические диски.
Рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
В настоящее время на российском рынке систем электронного документооборота представлено множество как зарубежных, так и отечественных программных продуктов. Крупные иностранные компании, работающие в сфере информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы электронного документооборота.
Из всех зарубежных компаний на российском рынке представлены продукты фирм Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. К сожалению, особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства.
Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Наибольшее распространение на российском рынке получили: "Евфрат", "БОСС-Референт", "Гран-док", "CompanyMedia", "LanDocs", "Золушка", "Оптима Workflow", "Дело".
"БОСС-Референт
Данная система разработана компанией "АйТи". Она ориентирована на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. В ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
"Гран-Док"
Система делопроизводства "Гран-Док" московской фирмы "Гранит" предназначена для государственных учреждений. Система полностью учитывает все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов документационного обеспечения управления. Включает в себя три подсистемы:
основные документы организации;
устные обращения граждан;
устные обращения представителей организаций.
Пользователи системы "Гран-Док" - государственные муниципальные структуры, ведущие работу в соответствии с действующими стандартами ГСДОУ.
CompanyMedia
Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на платформе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др.
LanDocs
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов:
системы делопроизводства,
сервера документов (архива),
подсистемы сканирования и визуализации изображений,
подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.
Эта система предназначена в основном для крупных государственных организаций и коммерческих предприятий.
"Золушка"
Программный продукт компании "НТЦ ИРМ", решает основные задачи делопроизводства. Система поддерживает классическое делопроизводство и предназначена для автоматизации работы канцелярии государственных организаций. Основным клиентом "НТЦ ИРМ" в течение многих лет является правительство Москвы.
Оптима Workflow
Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной особенностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ.
Система автоматизирует регистрацию документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.
"ДЕЛО"
Система "ДЕЛО" (последняя версия - 8.5) - типичная система автоматизации делопроизводства, наиболее популярная у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания "Электронные Офисные Системы".
Продукт поддерживает традиции отечественного делопроизводства, обеспечивая качественный и разносторонний контроль за процессами движения и исполнения документов.
Движение документов в системе "ДЕЛО" происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.
Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью автоматизации работы делопроизводственных служб, архива, организаций с большим объемом производственной структурированной информации - СМИ, промышленных предприятий и т. п.