3.2.Понятие информационного процесса и характеристика информационных процедур

Стержнем любой информационной технологии является выбор и реализация наиболее рационального информационного процесса, который можно определить как совокупность процедур по преобразованию и обработке информации.

В свою очередь, информационной процедурой принято считать совокупность однородных операций, воздействующих определенным образом на информацию.

В свою очередь, операция - это взаимосвязанная совокупность действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте в процессе ее преобразования для достижения общей цели информационного процесса.

По роли в информационном процессе различают рабочие и контрольные операции. Рабочие операции обеспечивают получение конечного результата, а контрольные - надежность рабочих. По степени механизации и автоматизации операции подразделяют на:

• ручные;

• механизированные – предполагают использование технических средств, но преимущественно выполняются человеком;

• автоматизированные - в большей степени выполняются техническими средствами, но предполагается и участие человека;

• автоматические - без участия человека.

Операции обычно выполняются целыми совокупностями, образуя процедуры. Основными информационными процедурами являются: сбор и регистрация информации, передача ее к месту обработки, кодирование, хранение и поиск, вычислительная (арифметическая и логическая) обработка, получение выходной информации, ее передача и использование, т.е. принятие решений. Во всех процедурах выполняется максимум контрольных операций для достижения достоверности и полноты преобразования информации.

По отношению к процедурам обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: первичную, входную, справочную (хранимую без обработки), промежуточную и выходную.

Информацию, поступающую в информационную систему, называют входной. Первичная информация возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций (измерение и регистрация данных) в ходе производственной деятельности объекта управления (предприятия, фирмы, хозяйства и пр.). Информационная система, обрабатывая входные данные, порождает новую – промежуточную информацию. Передаваемая после обработки за пределы данной информационной системы информация называется выходной.

Чаще информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, но при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от экономического объекта, ведущего автоматизированную обработку информации.

Регистрация и сбор информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура там, где производится сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии, в хозяйстве сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (получение и отпуск материалов, прием продукции и т.п.). Сначала информацию собирают, затем ее фиксируют. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных единиц продукции, выявления брака и т.д. Для сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Кроме того, информация приводится к определенному виду и формату, например, приводится к единой системе единиц. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (первичном документе или машинном носителе). Запись в первичные документы (специальные бланки или таблицы принятой формы) в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Необходимость процедуры передачи информации вызвана тем, что сбор и регистрация информации часто территориально удалены от ее обработки.

Передача информации может осуществляться различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи. Дистанционная передача по каналам связи существенно сокращает время передачи данных. Для ее осуществления необходимы специальные технические средства. Некоторые технические средства сбора и регистрации, собирая автоматически информацию с датчиков, установленных на рабочих местах, передают ее в ЭВМ. Доставка данных производится по заданному адресу с использованием сетей передачи данных.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и выходная в обратном направлении. В этом случае выходная информация отражается на различных устройствах: мониторах, печатающих устройствах.

Под машинным кодированием понимается процедура представления (записи) информации на машинные носители в кодах, принятых в ЭВМ. Такое кодирование информации осуществляется путем переноса данных с первичных документов на магнитные диски и другие носители, информация с которых затем вводится в ЭВМ для обработки.

Запись информации на машинные носители – трудоемкая операция, в процессе которой возникает наибольшее количество ошибок. Поэтому обязательно выполняются операции контроля записи.

Обработка информации на ЭВМ начинается при полной готовности всех устройств. Оператор или пользователь руководствуется специальной инструкцией по эксплуатации технических средств и программного обеспечения.

В начале работы в ЭВМ загружаются программа и информационные массивы. При обработке информации выполняются арифметические и логические операции. Арифметические операции включают все виды математических действий, обусловленные программой. Логические операции обеспечивают соответствующее упорядочивание данных в массивах, подлежащих дальнейшей математической обработке. В ходе решения задач, в соответствии с программой, формируется выходная информация, которая при необходимости выводится на печать.

Процедура хранения и накопления обусловлена многократным использованием информации (справочной, промежуточной, выходной) для решения различных задач. Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов.

Процедура поиска информации подразумевает выборку необходимых данных из хранимых информационных массивов.