Создание отчетов
Для создания отчета выполите следующие действия:
в окне БД выберите режим Отчеты, укажите курсором на строку Создание с помощью мастера и нажмите кнопку <Просмотр>;
в окне Создание отчетов раскройте список объектов и выберите строку Таблица: Таблица 1;
выберите нужные поля в левом окне и с помощью кнопки <[>]> последовательно переведите их в правое окно: фамилия, должность, оклад; нажмите кнопку <Далее>;
в ответ на вопрос "Добавить уровни группировки?" просто нажмите клавишу <Далее>;
выберите порядок сортировки - по фамилии в алфавитном порядке; для этого раскройте список полей, укажите на слово «Фамилия», убедитесь в том, что управляющая кнопка находиться в положении <А/Я↓>, нажмите кнопку <Далее>;
выберите с помощью кнопок выбора вид макета отчета и ориентацию; например, "Табличный, "Альбомная"; нажмите кнопку <Далее>:
выберите стиль отчета Сжатый; нажмите кнопку <Далее>;
введите заголовок отчета Штатное расписание; нажмите кнопку выбора в строке Просмотреть отчет; нажмите кнопку <Готово>; на экране появится отчет в виде таблицы (рис. 5).
Передача данных из Access в Word
Передачу информации из Access в Word можно осуществить двумя способами.
Первый позволяет вставлять в документ Word, названия полей базы данных, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют Слияние с MS Word и его используют при подготовке писем для множественной рассылки.
Второй способ Публикация в IMS Word позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.
Создайте документ, в котором используется слияние Microsoft Аccess с Ward:
откройте ранее созданную БД ;
Рис. 5. Отчет о составлении штатного расписания
выберите режим 'Таблица и выделите строку "Таблица 1”.
выполните команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word;
в появившемся окне «Слияние с документами MS Word» активизируйте кнопку выбора "Создать новый документ и установить связи с ним" и нажмите кнопку <ОК>; при этом запускается редактор Word, в котором появляется новая панель инструментов Слияние.
в текст документ можно включить поля БД, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными; например, необходимо вставить фамилию, нужно нажать на панели инструментов Слияние кнопку <Добавить поле слияния> и в открывшемся списке выбрать название поля Фамилия; в результате в текст будет вставлено слово: «Фамилия» в двойных угловых кавычках.
наберите следующий текст, вставляя в него названия полей базы данных:
Выписка из приказа
№125 по учреждению от 5 июля 1999г.
1. В связи с усиленным
выполнением полугодового плана директор
учреждения Иванов И.И. награждается
денежной премией в размере месячного
оклада – 2000,00 руб.
для просмотра содержимого полей базы данных, расположенных в документе Word, нажмите кнопку «ABC» на панели инструментов Слияние; в документе появится значение этих полей;
для просмотра следующей (предыдущей) записи нажимайте кнопки <►> <Последующая запись> или <◄> <Предыдущая запись> на панели инструментов Слияние.
Для создания публикации выполните следующие действия:
Откройте БД;
выберите режим Отчеты и укажите на строку Штатное расписание;
выполните команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word; будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в Access.
Лабораторная работа №6
Задание: Средствами Access создать базу данных, в которой содержатся фамилии, должности и адреса руководителей предприятий и фирм. Средствами Word создать циркулярное письмо с приглашением указанных лиц па выставку. Данные о руководителях вставить в письмо, используя способ обмена "Слияние".
Выполните: следующие действия:
В текстовом редакторе Word создайте файл с произвольным именем.
Запустите систему Access, создайте новую базу данных и задайте ей произвольное имя. Для разработки структуры базы данных проделайте следующее;
выберите режим "создание таблицы а режиме мастера"; нажмите кнопку <Открыть>;
в появившемся диалоговом окне выберите образец таблицы: "Список рассылки"; используя имеющиеся образцы, создайте список полей: Имя Организации, Фамилия, Должность, Адрес; нажмите кнопку <Далее>;
присвойте создаваемой таблице имя «Список рассылки 1» и нажмите кнопку <Далее>;
выберите способ определения ключа: "автоматически"; нажмите кнопки <Далее> два раза;
выберите вариант "внести данные непосредственно и таблицу" и нажмите кнопку "Готово";
в появившемся окне выделите мерный столбец с названием "Код Списка Рассылки" и удалите его командой Правка/Удалить столбец; нажмите кнопку <Да>;
Заполните таблицу данными, которые приведены в табл. 3.4 и нажмите кнопку <3акрыть>.
Таблица 3.4.
В диалоговом окне База данных выделите строку Список рассылки-1 и подайте команду Сервис/Связь с Offiее/Слияние с Microsoft Word; выберите вариант "установить связь с готовым документом MS Word и нажмите кнопку <ОК>.
Разверните появившееся окно текстового редактора Word на полный экран.
Наберите текст документа:
При наборе текста вставляйте названия полей базы данных, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными. С помощью кнопок <АВС> и <►> <◄> на панели инструментов Слияние выведите на экран конкретные значения названий полей БД.