Справочник «Подразделения организаций»

Справочник Подразделения организаций используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах 20, 23, 25, 26, 28, 29 и др. Справочник позволяет вести учет на местах производственных работ, например, столярный цех, красильный цех, полировочный цех, и по местам концентрации хозяйственных функций, например, администрация, бухгалтерия, плановый отдел.

Информация справочника Подразделения организаций используется также в учете основных средств.

Форма справочника Подразделения организаций содержит две графы: код и наименование подразделения. В этом справочнике хранятся наименования подразделений и групп подразде­лений.

Информация № 2-3

Организационная структура ЗАО ЭПОС включает следующие подразделения:

Группа подразделений	Подразделения
Административные	Администрация
	Бухгалтерия
Производственные	Столярный цех

Задание № 2-4

Ввести в справочник «Подразделения организаций» подразделения ЗАО ЭПОС, относящиеся к группе «Административные».

Решение

– через Панель разделов > Справочники и настройки учета > Подразделения открыть форму списка Подразделения, относящегося к организации ЗАО ЭПОС (рис. 2-26). Изначально в справочнике содержится одна строка, введенная автоматически при первом запуске программы Основное подразделение. Нам надо добавить в этот список наименование первой группы подразделений – Административные;

Рис. 2-26. Создание новой группы подразделений Административные в справочнике Организации

– через меню Все действия > Создать (либо щелчком по пиктограмме   на панели инструментов, либо по команде Создать контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры <Insert>) (см. рис. 2-26, шаг 1) открыть форму Подразделение (создание);

– в поле группа надо добавить наименование группы Административные, выбор наименования группы по кнопке  производится (рекурсивно) из этого же самого справочника Подразделения (см. рис. 2-26, шаг 2). Но в справочнике пока еще нет группы с таким наименованием, поэтому надо ввести ее, для чего потребуется выполнить следующий шаг;

– щелчком по пиктограмме   на панели инструментов открыть еще один экземпляр формы Подразделение (создание) (см. рис. 2-26, шаг 3);

– в поле Наименование ввести наименование группы Административные (см. рис. 2-26, шаг 4);

– сохранить введенное значение нажатием кнопки <Записаnь и закрыть> (см. рис. 2-26, шаг 5);

– выбрать из справочника вновь введенный элемент Административные в качестве наименования группы, используя кнопку <Выбрать> (см. рис. 2-26, шаг 6);

– в поле Наименование ввести наименование первого подразделения Администрация, входящего в группуАдминистративные (см. рис. 2-26, шаг 7);

– сохранить элемент Администрация как наименование подразделения, относящееся к группе Административныенажатием кнопки <Записать и закрыть> (см. рис. 2-26, шаг 7).

После выполнения всех перечисленных действий в справочник будет записан элемент Администрация, принадлежащий группе Административные (рис. 2-27).

Повторить действия и ввести в справочник наименование второй группы подразделений — Производственные.

После выполнения указанных действий форма справочника Подразделения организаций должна принять вид, представленный на рис. 2-33.

Рис. 2-27. В группу подразделений Административные введен элемент Администрация

Теперь в существующую группу Административные можно добавить новый элемент Бухгалтерия. Этот процесс проиллюстрирован на рис. 2.28:

– через меню Все действия > Создать (либо щелчком по пиктограмме   на панели инструментов, либо по команде Создать контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры <Insert>) (см. рис. 2-28, шаг 1) открыть форму Подразделение (создание);

– в поле Наименование ввести наименование второго подразделения Бухгалтерия, входящего в группуАдминистративные (см. рис. 2-28, шаг 2);

– сохранить элемент Бухгалтерия как наименование подразделения, относящееся к группе Административные нажатием кнопки <Записать и закрыть> (см. рис. 2-26, шаг 3).

Рис. 2-28. Добавление элемента Бухгалтерия в группу Административные

Задание № 2-5

Ввести в справочник «Подразделения организаций» подразделение «Столярный цех», относящееся к группе «Производственные».

Решение

Выполните задание самостоятельно, в качестве образца рекомендуется использовать решение задания № 2-3.

Результат

В результате выполнения задания в справочнике Подразделения для организации ЭПОС должна быть сформирована новая группа Производственные, в которой имеется единственный элемент Столярный цех (рис. 2-28).

Рис. 2-28. Группа Производственные в справочнике Подразделения

В приложении 1 приведена справочная информация об организации ЭПОС, известная на момент начала деятельности (18.01.2012 г.). Но на данном этапе освоения программы не обязательно вводить всю справочную информацию, это можно будет сделать позже по мере изучения тех участков учета, к которым относятся соответствующая информация. Тем не менее, для закрепления навыков ввода справочной информации и для обеспечения последующей реализации операций сквозного учетного примера потребуется выполнить следующее задание.

Задание № 2-6

Используя справочную информацию о ЗАО ЭПОС, представленную в Приложении 1, заполните справочники:

– Номенклатурные группы;

– Номенклатура;

– Физические лица;

– Склады (места хранения).

Решение

Выполните задание самостоятельно, используя навыки и приемы работы, изученные в ходе выполнения заданий №№ 2-1–2-4. Кроме того, активно используйте информацию встроенной системы помощи, которая всегда доступна в формах соответствующих справочников по кнопке  . Кроме того, помните, что для ведения учета не требуется обязательного заполнения всех реквизитов справочника. Часто достаточно, чтобы было введено наименование и код элемента, остальные реквизиты, как правило, нужны для правильного оформления печатных форм документов. Так, что при недостатке времени в учебных целях можно ограничиться только лишь вводом обязательных реквизитов, которые выделяются подчеркиванием красной пунктирной линией.