Шаблоны

Шаблон - это пустой документ с определенными свойствами, используемый для создания однотипных документов.

Шаблон может включать:

• определенное множество стилей;

• текст всегда необходимый при формировании данного типа документов;

• элементы Автотекста для ускорения набора типичных для данного типа документов фраз;

• набор макросов;

• настройки панелей инструментов, клавиш и пунктов меню.

Один раз создав шаблон можно в дальнейшем много раз использовать его при создании документов.

Все документы Word строятся на основе шаблона “Обычный”, но кроме него можно использовать и другие шаблоны. Создав документ на основе некоторого шаблона (Файл - Создать - выбрать шаблон) можно использовать все имеющиеся в нем стили, макросы и т.д. При создании документа можно одновременно использовать несколько шаблонов.

Для создания шаблона следует создать пустой докумен, определить все элементы шаблона и сохранить этот документ как шаблон (Тип файла = “Шаблон документа”). Шаблоны следует размещать в папке Шаблоны, которая размещена в папке установки программ MS Office.

Коллективная работа над документами

Наиболее совершенные современные текстовые процессоры имеют развитые средства для организации коллективной работы над документами. Такого рода средства необходимы для отслеживания изменений, вносимых в документ разными людьми и поддержания документа в актуальном состоянии при внесении изменений в его части. Средства коллективной работы над документами можно разделить на:

• средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ;

• средства сборки документов из отдельных частей.

Средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ

Средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ позволяют вносить в него редакторскую правку, не уничтожая старого содержимого. В MS Word режим правки включается командой "Сервис а Исправления а Выделить исправления" или нажатием кнопки "Исправления" панели инструментов "Рецезирование". При включенном режиме исправления удаляемый текст не удаляется, а зачеркивается, а вставляемый выделяются другим цветом. В результате все работающие над документом сразу могут видеть изменения, внесенные каким-либо сотрудником. Изменения можно принять или отклонить. В первом случае они сохраняются в документе, а текст, помеченный на удаление, реально удаляется. Во втором случае изменения удаляются и производится возврат к старому содержимому документа.

MS Word позволяет также сохранять различные версии документа и проводить сравнения версий.

Средства сборки документов из отдельных частей

Средства сборки документов из отдельных частей могут быть полезны в тех случаях, когда отдельные части документа готовятся разными людьми и хранятся в разных файлах. Они позволяют автоматизировать процесс сборки итогового документа из частей, хранящихся в разных файлах.

Простейший способ автоматизации объединения несколько файлов организуется командой "Вставка а Файл" и установкой пометки "Связь с файлом". В этом случае все изменения во вставляемом файле будут автоматически переноситься в основной файл.

Другим способом является использование механизма главного и вложенных документов. Один документ может быть объявлен главным, а документы, включающие его части могут быть объявлены вложенными.

Основным инструментом работы с главным файлом является режим просмотра структуры. В нем легко менять композицию документа: последовательность размещения частей, уровни заголовков и т.д.

Вложенный документ - это часть главного документа, хранящаяся в отдельном файле. Все изменения, сделанные во вложенных документах автоматически передаются в главный документ. Поэтому всегда можно быть уверенным в том, что главный документ содержит последнюю версию вложенных документов.

При подготовке больших документов, состоящих из нескольких частей, рекомендуется использовать единый набор шаблонов и стилей и применять только стилевое форматирование.