Форматирование текстовых документов

Форматирование - оформление внешнего вида представления данных на экране и при печати.

Тестовые процессоры предоставляют пользователю очень широкие возможности для форматирования текстов. Различают форматирование символов и форматирование абзацев.

Форматирование символов позволяет устанавливать различные характеристики символов, используемых в выбранном фрагменте документа. Основными характеристиками формата символов являются: вид используемого шрифта, размер и начертание символов. Полный перечень возможностей форматирования символов можно получить, выбрав пункт меню Формат - Шрифт.

Форматирование абзацев (Формат - Абзац) позволяет задать параметры оформления абзацев. Можно задать отступ содержимого абзаца от левого и правого полей, отступ (выступ) первой строки абзаца относительно других его строк, интервалы между абзацами, интерывал между строками абзаца. Можно регулировать и положение на странице и его “взаимоотношения” с другими абзацами. Например, “не отрывать от следующего” означает, что данный абзац обязательно должен размещаться на одном листе со следующим. Это обычно используют для форматирования заголовков структурных частей документа (глав, параграфов). Запрет висячих строк означает, что на странице должно находиться не менее двух строк данного абзаца. “Не разрывать абзац” означает, что данный абзац обязательно нужно поместить на одну страницу. Применяется для форматирования стихотворных строф.

Различают ручное и стилевое форматирование. Ручное форматирование осуществляется выделением фрагментов текста и вызовом команд Формат - Шрифт или Формат - Абзац. Наиболее важные параметры форматирования могут быть установлены и с помощью панели инструментов “Форматирование”. Стилевое форматирование состоит в присвоении тому или иному фрагменту текста определенного стиля.

Стиль - определенным образом организованный набор параметров форматирования.

Установка определенного стиля для выбранного фрагмента текста вызывает его автоматическое форматирование в соответствии с параметрами данного стиля. Это позволяет согласованно установить все параметры форматирования сразу, без необходимости установки каждого параметра по отдельности. Замену того или иного параметра стиля обеспечивает автоматическую замену этого параметра во всех фрагментах, оформленных данным стилем. Настоятельно рекомендуется оформлять текст, используя стилевое форматирование.

Следует иметь ввиду, что стандарты оформления текстов в России и англоязычных странах отличаются. В России стандартами принято выделять абзац отступом первой строки и выравнивать текст по левой и правой границам. В англоязычных странах абзацы отделяются друг от друга межабзацными интервалами, а тексты выравниваются только по левой границе. Поэтому рекомендуется создавать свои собственные стили для соответствия этим требованиям.

Дополнительно можно форматировать оформленный стилем текст и вручную. Для отмены внесенного вручную форматирования и возврату к параметрам выбранного ранее стиля можно использовать комбинацию клавиш Ctrl-пробел. Замену одного стиля на другой можно осуществить с помощью конктестной замены (Правка - Заменить - Больше).

Создать стиль можно с помощью инструмента (Формат - Стиль - Создать; Изменить). Применить стиль к выбранному фрагменту текста можно с помощью панели форматирования или команды Формат - Стиль - Применить. С помощью инструмента “Организатор” (Формат - Стиль - Организатор) можно переносить созданный стиль между документами и шаблонами документов. Это позволяет один раз создать стиль, а потом многократно его использовать в других документах.

Word имеет несколько встроенных стилей. Основными являются стили абзаца “Нормальный”, Заголовок1(2,3) и стиль символов “Шрифт абзаца по умолчанию”. Стили типа “Заголовок” используются автматической сборки оглавления документа. Можно, но настоятельно не рекомендуется изменять параметры стиля “Нормальный” и заносить эти изменения в наблон “Обычный”. Это может повлечь непрогнозируемые изменения в оформлении уже созданных документов.