Офисные программные средства общего назначения

Предназначены для выполнения наиболее типовых функций офисной работы: подготовки документов, выполнения расчетов, планирования рабочего времени, ведения и организации доступа к различным источникам информации и т.д. Сюда относят:

Программы обработки текстов;

Табличные процессоры;

Программы планирования рабочего времени (органайзеры);

Программы сопровождения публичных выступлений;

Системы управления базами данных;

Телекоммуникационные программы;

Средства деловой графики.

Программы обработки текстов - предназначены для формирования и просмотра слабоструктурированных документов, основным содержимым которых является текстовая информация. Подробно рассматривались в соответствующей лекции.

Табличные процессоры - программы, обеспечивающие выполнение расчета взаимозависимых показателей по определенной совокупности данных на основе заданных пользователем формул.

Наиболее полнофункциональным табличным процессором является MS Excel. Примерно схожими возможностями обладают табличные процессоры Quattro Pro из комплекта Corel Office, Lotus 1-2-3, Gnumeric для ОС Linux, а также табличные процессоры из комплектов Sun Star Office и Open Office. Несколько менее мощные табличные процессоры входят в состав пакетов программ MS Works и Lexicon XL.

Программы планирования рабочего времени (органайзеры) - предназначены для ведения списка дел, распорядка мероприятий, базы данных контактной информации. Могут оповещать пользователя о наступлении/приближении заданных событий, имеют средства коллективной работы для согласования дат/времени проведения совместных мероприятий с учетом распорядка всех его участников. Наиболее популярной разработкой такого рода является MS Outlook. В пакеты программ Corel Office, Sun Star Office и Open Office также входят органайзеры с возможностями, сопоставимыми с MS Outlook.

Программы сопровождения публичных выступлений - предназначены для создания и демонстрации упорядоченных последовательностей слайдов, содержащих иллюстративный материал к выступлению докадчика. Наиболее популярной разработкой такого рода является MS Power Point. В пакеты программ Corel Office, Sun Star Office и Open Office также входят органайзеры с возможностями, сопоставимыми с MS Power Point.

Системы управления базами данных - программы ведения, организации доступа и обработки массивов структурированных данных. Подробно рассматривались в соответствующей лекции. К офисным программным средствам общего назначения относят, прежде всего, так называемые настольные или персональные СУБД. Серверные СУБД следует рассматривать как вспомогательное (обслуживающее, обеспечивающее ПО).

Телекоммуникационные программы - программы организации взаимодействия с удаленными компьютерными системами. Например, большинство программ для работы с Интернет следует относить к телекоммуникационным программам. Многие из них (программы просмотра Web-сайтов) имеют развитые средства просмотра слабоструктурированных документов, а почтовые программы содержат еще и развитые средства их редактирования. В целом же программы просмотра Интернет и почтовые программы следовало бы в большей степени относить к программам обработки текстов.

Средства деловой графики - предназначены для создания и редактирования различного рода диаграмм, схем, графических изображений, географических карт. Часто входят в состав текстовых и табличных процессоров, но могут иметь и самостоятельное значение.

Часто к офисным программным средствам общего назначения относят программы распознавания символов и системы автоматического перевода. Первые обеспечивают перевод считанных сканером текстов в формат, пригодный для обработки текстовыми процессорами, а вторые - автоматизированный перевод текстов с одних языков на другие. Обычно они тесно интегрированы с текстовыми процессорами.

Современные офисные программные средства общего назначения часто включают различные инструменты для создания и выполнения так называемых макросов - программ, обеспечивающих автоматизацию исполнения многошаговых процедур обработки данных. Наиболее подвинутые средства разработки, отладки и исполнения макросов вполне можно считать специфическими системами программирования, встроенными в конкретные офисные программные средства. Стандартным средством такого рода является VBA (Visual Basic for Applications). Он поддерживается не только в пакете программ MS Office, но в определенной степени и в офисных пакетах Sun Star Office и Open Office.

Различные офисные программы общего назначения обычно объединяются в интегрированные офисные пакеты программ. Интегрированными они называются во многом потому, что все входящие в них программы имеют развитые средства взаимодействия друг с другом.

Наиболее популярным и полнофункциональным интегрированным офисным пакетом программ на текущий момент является MS Office. Однако существуют и серьезные альтернативы ему - Sun Star Office и Open Office. В целом, они обладают схожими возможностями, уступая лишь в некоторых нечасто востребуемых функциях. При этом легальная версия пакета Sun Star Office стоит существенно дешевле MS Office, а пакет Open Office вообще является свободно распространяемым.

Существуют различные варианты поставки и способы комплектации интегрированных офисных пакетов программ. Наиболее типовой набор программ, входящих в интегрированный офисный пакет (стандартная поставка) включает текстовый и табличный процессоры, органайзер, программу сопровождения публичных выступлений, средства деловой графики. В профессиональный комплект дополнительно к этому набору включается настольная СУБД, а в так называемые комплекты для разработчика - еще и дополнительные инструменты для разработки макросов.

В зависимости от варианта комплектации интегрированных офисных пакетов в них могут входить и другие специализированные программы. Например, в пакет MS Office XP, помимо Word, Excel, Power Point, Outlook и Access входят такие программы, как FrontPage (предназначена для создания и администрирования сложных веб-сайтов), Visio (универсальное средство черчения и построения диаграмм для технических специалистов и специалистов в области бизнеса), Publisher (издательская система), Project (программа управления проектами), Data Analyzer (средства анализа деловой информации).