3 Вопрос.

Подотчетными суммами признаются денежные авансы выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам в учреждении должен быть утвержден список работников, которым могут быть выданы денежные средства подотчет и максимальный срок, на которое может быть выдано денежное средства.

Авансы подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателем с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявление о выдаче сумм под отчет работникам бухгалтерии проставляется аналитический счет и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

По израсходованным авансовым суммам подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов подтверждающих произведенные расходы.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения, авансовые отчеты должны быть представлены в бухгалтерию в течение трех дней по возвращению из командировки или срока, на который были выданы денежные средства.

Для направления работников в командировку в учреждении издается приказ или распоряжение с указанием назначения командировки и сроком.

На основании распоряжения работнику выписываются служебное задание и командировочное удостоверение и выдаются денежные средства на командировку.

Сумма аванса выдаваемого под отчет на командировку определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Норму возмещения расходов связанных с командировками устанавливаются правительством РФ.

В соответствии с действующим законодательством оплата суточных производится в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Для выплаты суточных в повышенном размере учреждениям необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности.

Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или внутреннем распорядительным документом.

Расходы по проезду до места командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами с учетом ограничений на пользование соответствующим транспортом.

Расходы по найму жилого помещения при краткосрочных командировках оплачиваются по фактическим расходам с учетом установленных ограничений.

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 «расчеты с подотчетными лицами» по следующим группам счетов:

020810000- расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям по выплатам по оплате труда.

020820000- расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам.

020830000- расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов.

020860000- расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению

020890000- расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам.

Получение денежных средств подотчетным лицом при условиях полного его отчета по ранее выданному авансу ДТ 020800560 КТ 020134610.

Выдача з.п, стипендии, пенсии, пособий через подотчетное лицо на основании платежной ведомости отражается по

ДТ 030200830 КТ 020800660

Приобретение подотчетными лицами МЦ отражается по

ДТ 010600000, 010500000 КТ 020830660 на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

Утвержденная сумма командировочных расходов отражаются следующими записями:

1. Сумма суточных ДТ 040120212 КТ 020800660

2. Расходы на проезд ДТ 040120222 КТ 020800660

3. Расходы по проживанию ДТ 040120224 (040120226) КТ 020800660

Осуществление предварительной оплаты через подотчетное лицо в соответствии с заключенными договорами отражаются по ДТ 020600560 КТ 02080066

В том случае если работник не отчитался своевременно по выданному авансу или остаток подотчетных сумм не возвращен, они могут быть удержаны из з.п работника.

Следует иметь ввиду, что для осуществления такого удержания должно быть распоряжение или приказ руководителя и заявление работника о согласии на удержание.

В учете производится запись: ДТ 030403830 КТ 020800660.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому работнику и каждому выданному авансу (с учетом срока на который выдается аванс) в журнале операций по расчетам с подотчетными лицами.