ЗЕРТХАНАЛЫҚ ЖҰМЫС №1. MS EXCEL-ДЕГІ МӘЛІМЕТТЕР ҚОРЫ

Жұмыстың мақсаты – кесте түріндеші мәліметтер қорын құрудың негізгі әдістері мен мәліметтер қорымен жұмыс істеудің негізгі командаларымен – сұрыптау (сортировка), қойылған шарт бойынша деректерді таңдау, деректерді топтау және топталған деректер бойынша аралық қорытындыны есептеумен танысу.

Жұмысқа тапсырма. Зертханалық жұмыста 1-суретте берілген кестеге сай мәліметтер қорын құрып, мәліметтер қорына арналған барлық тапсырмаларды орындау қажет. Бірінші жолдағы бағандардың атауларын қалыңдатылған курсивпен ерекшелеп, қоршау қажет.

МЕРЗІМІ бағанындағы деректер үшін дерек типін «Дата», БАҒАСЫ және ПАЙДА бағандары үшін деректер типін үтірден кейін екі саны бар «Числовой» типін қою қажет. MS EXCEL 2007 және 2010-да дерек типін қою үшін мәзір жолындағы «Главная» аумағынан «Число» бөлімінің батырмаларын немесе контексті менюден «Формат ячеек» командасын («Число» вкладкасы) қолдануға болады.

1-сурет. Бастапқы кесте

Мәліметтер қоры – белгілі бір әдіспен жүйеленген (негізінен кесте түрінде) ақпарат жиынтығы.

Мәліметтер қорындағы бағандар – өріс, ал жолдар – жазба деп аталады. Мәліметтер қорының әр өрісінің өз атауы болады және ол мәліметтер қорымен жасалатын барлық операцияларда қолданылады. Барлық өрістер жиынтығы мәліметтер қорының құрылымын құрайды.

Мәтіндік өрістер автоматты түрде таңдаулар тізімін құрайды. Сондықтан осындай өрістердер бірдей деректер кездессе, оларды бірден тізімнен таңдап алуға болады. Ол үшін тінтуірдің оң жақ батырмасымен контексті менюді шақырып, [выбрать из раскрывающегося списка] командасын жүзеге асыру керек.

Excel-дегі мәліметтер қорын құрудың негізгі ережелері

1. Мәліметтер қоры ешқандай басқа деректер жоқ кесте бетінде орналасады, себебі мәліметтер қорына жаңа жазбалар енгізіледі.

2. Мәліметтер қорындағы алғашқы жол қор өрістерінің атауларын белгілеу үшін қолданылады. Өріс атауы бір ұяшықтың аумағында орналасуы қажет. Жұмыс істеуді ыңғайлы ету үшін өріс атаулары барынша қысқа болуы шарт.

3. Мәліметтер қорындағы атаулар жолы қоршаумен қоршалып, қордың негізгі деректерінен қаріп бойынша ерекшеленуі қажет.

4. Бір өрістегі деректер бір типті болуы қажет (не сандық (числовые), не символдық (символьные), не уақыттық (дата).

5. Мәліметтер қорының кестесінде бос жолдар мен бағандар болмауы керек.

Мәліметтер қорымен жұмыс істеудің негізгі командалары

1. Өрістер формуласын шығару

Өріс формуласы – бір өріс аумағындағы деректерді есептейтін формула. Excel-де құрылған қор үшін өріс формуласы кез келген кестедегідей есептеледі.

Тапсырма. Пайда өрісіне осы өрістің мәнін есептеу үшін қажетті формуланы жазу: [Пайда]=[Баға]*[Саны]

F2 ұяшығына =E2*D2 формуласын енгізіп, осы формуланы өрістің басқа ұяшықтарына: F3:F22 көшіру керек.

2. Мәліметтер қоры жазбаларын сұрыптау

Сұрыптау – мәліметтер қорындағы жазбалардың белгілі бір тәртіпте орналасуы.

Тапсырма. Мәліметтер қорындағы сатушылардың аты-жөні алфавит бойынша орналасатындай етіп сұрыптау.

MS Excel-дегі мәліметтер қорын сұрыптау үшін:

Тінтуірді қор жазбасының біреуіне(қор аумағын көрсету үшін),

[Данные] - [Сортировка] командасын жүзеге асыру,

Сортировать по терезесінде сұрыптау жүргізілетін өрісті таңдау қажет (2-сурет),

Деректерді сұрыптау ретін таңдау – От А до Я (алфавит ретін бойынша) немесе От Я до А (кері алфавит реті бойынша).

Сандық деректер үшін сұрыптау ретін өсуі бойынша немесе кему реті бойынша таңдау керек.

2-сурет. Сұрыптау параметрі

Сұрыптау бір уақытта бірнеше өріс бойынша жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда жазбалар бірінші өріс деректері бойынша, кейін бірінші өрістің бірдей мәндері арасында екінші өріс жазбалары, одан соң екінші өрістің бірдей мәндері арасында үшінші өріс жазбалары және т.с.с. сұрыпталады.

Сұрыптау үшін әр жаңа өрісті қосу үшін Добавить уровень батырмасын қолдану қажет.

3. Қойылған шарт бойынша қор деректерін таңдауға сұраныс. Бір шарт бойынша таңдау

Тапсырма. Мәліметтер қорынан пайда 1000-нан көп болатын жазбаларды таңдау.

Берілген шарт бойынша қордан деректерді таңдау үшін:

Тінтуірді қор жазбаларының біреуіне (қор аумағын белгілеу үшін) қою.

[Данные] - [Фильтр] командасын орындау;

Одан кейін әр өрісте ▼ батырмасы пайда болады, осы батырма арқылы таңдау шарты қойылады. Шарт қойылатын өрістің осы батырмасын басу қажет – [Пайда] (3-сурет)

3-сурет. Фильтр орнату

Пайда болған мәзірде [Числовые фильтры], содан соң [Настраиваемый фильтр] таңдау керек.

4-суретте көрсетілген деректерді таңдау шартын орнату:

4-сурет. Деректер таңдау шартын орнату.

Көрсетілген команда қойылған бір және екі шарт бойынша таңдауды жүргізуге мүмкіндік береді. Бір шарт бойынша таңдауды жүргізу үшін Числовые фильтры тізіміндегі кез келген басқа командаларды қолдануға болады.

Тапсырма. Таңдауды екінші бетке көшіріңіз. Көшіру үшін:

• Көшірілетін ұяшықтардың аралығын белгілеп алыңыз;

• Аумақты аралық буферге көшіріңіз (контектсі мәзірдегі [Копировать] командасын қолданыңыз);

• Басқа бетті ашып, тінтуірді көшірілген аралықтың жоғарғы сол жақ бұрышы орналасатын ұяшыққа қойыңыз;

• Сол жерге айырбастау буферінен деректерді қойыңыз ([Вставить] командасы)

Келесі тапсырмаларды орындау кезінде барлық нәтижелерді келесі беттерге көшіріп отыру қажет. Әр көшірменің атауын қойып отыру керек. Содан соң бастапқы бетке қайтып оралып, таңдау немесе басқа да өзгертулерді алып тастау қажет.

Басқаша да істеуге болады: кесте түріндегі мәліметтер қоры бар беттердің бірнеше көшірмесін жасап, әр бетте жеке тапсырмаларды орындап отыруға болады.

Таңдауды қалай алып тастау қажет?

Нәтижені алып тастау үшін фильтр орнатылған ▼ батырмасын қайтадан басып, Снять фильтр (Удалить фильтр с ...) командасын орындау қажет.

Сондай-ақ таңдауды алып тастау үшін, фильтрді [Данные] - [Фильтр] командасы арқылы мүлдем өшіруге болады.

Екі шарт бойынша таңдау

Екі шарт бойынша таңдау кезінде бұл шарттар екі жолға да жазылады және олардың арасына екі команданың біреуін таңдау керек:

И командасы таңдалатын жазбалар екі шартқа да сай болуы керек болса таңдалады.

ИЛИ командасы таңдалатын жазбалар екі команданың біреуіне ғана сай болуы керек болса таңдалады.

Тапсырма. Мәліметтер қорынан Пайда [500…1000] аралығында болатын жазбаларды таңдау. Таңдауды екінші бетке көшірі, оған ат тағайындау.

Таңдай үшін екі шарттың да орындалуы қажет (5-сурет):

Пайда ≥ 500 И Пайда ≤1000

5-сурет. Екі шарт бойынша таңдау