3. Депоновані рукописи. Неопубліковані документи.

Депоновані рукописи являють собою документи по вузькій, спеціальній тематиці, яка являє інтерес для не великої групи спеціалістів, тому тиражування таких документів є нецілеобразно. Препринтами називають типографічні відтиски статей та других робіт, які призначені для розсилання обмеженому колу споживачів до офіційного опублікування цих робіт.

По ступеню надання відомостей документи діляться на опублікованих і неопублікованих. Поняття «Неопублікований документ» виступає як протилежне поняттю «Опублікований документ», «публікація», «видання».

З'явившись в 1960-х роках, термін «опублікований», а потім «неопублікований документ», не отримали однозначного визначення. Найбільш прийнятним представляється визначення, згідно якому опублікований, — це документ, призначений для широкого і багатократного використання, як правило, пройшов редакційно-видавничу обробку, мав тираж і вихідні дані.

Неопублікований документ не розрахований на широке розповсюдження, створений в ході роботи установ, підприємств, окремих осіб, відображає результат їх діяльності. Неопубліковані документи залишаються в рукописному вигляді або тиражуються в невеликій кількості екземплярів. До них відносяться звіти об НДР і ДКР, дисертації (за винятком виданих у вигляді наукової доповіді), описи алгоритмів і програм, проекти і кошториси, раціоналізаторські пропозиції, неопубліковані заявки на винаходи, рукописи, що депонують, рукописи перекладів.

В межах неопублікованого виділяється непублікований документ — призначений для одноразового використання, необхідний для ухвалення або виконання безпосередніх управлінських рішень, такий, що містить первинні початкові фактичні відомості, показники, параметри і т.д. Сюди відносять адміністративно-господарську, організаційно-розпорядливу, бухгалтерську, технологічну, постачальницьку і подібну документацію. Неопубліковані документи служать основою для складання нових узагальнюючих документів.

4. Бібліотеки. Каталоги. Картотеки. Класифікатори інформації. Удк.

Бібліоте́ка або книгозбі́рня (грец. βιβλιον — книжка і θηκη — сховище, скриня) — культурно-освітній заклад, що здійснює збирання друкованих і рукописних матеріалів, проводить їх опрацювання і відображення у каталогах, організовує відповідне їх зберігання, збереження і обслуговування ними читачів.

Катало́г (рос. каталог, англ. catalogue, нім. Katalog m) — список, перелік книг, карт, рукописів, картин тощо, складений у певному порядку, щоб полегшити їхній пошук. Розрізняють алфавітний та систематичний каталоги. Синоніми: реєстр, список.

Розрізняють:

• Каталог координат пунктів

• Астрономічний каталог

• Каталог — елемент файлової системи

• Веб-каталог

• Бібліотечний каталог

• Каталог — перелік товарів (послуг) з їхнім описом.

Картотека (др.-греч. Χάρτης «лист папірусу» і θήκη «місце зберігання») - упорядковане зібрання даних, як правило на картках малого формату. Являє собою каталог.

Кожна карта є інформаційною одиницею і надає відомості про який-небудь доглянутому об'єкті, з метою полегшення пошуку цього об'єкта за певними ознаками. Впорядкування здійснюється обов'язково по логічним критеріям, за алфавітом, датою і т. д.

Наприкінці XIX століття були знайдені ефективні методи і засоби пошуку карток в картотеці - карти з крайової перфорацією. При допомоги пробитих отворів по краю, кодувалися дані записані на карті.

Для архівування картотеки фотографуються на мікрофішу з подальшим використанням микрофиши за допомогою спеціального пристрою.

Класифікація інформації:

1. За формою передачі (одержання):

візуальна, аудіовізуальна, цифрова, буквальна кодована

2. За джерелом одержання:

зовнішня, внутрішня, вхідна (вихідна) за рівнем керування

3. За ступенем опрацювання: виробнича, первинна

4. За часом використання:

постійна, перемінна прогнозна, перспективна, оперативна

5. За роллю в процесі управління: директивна, планова, звітна, контрольна

6. За характером змісту: статистика, бухгалтерська, кадрова

7. За можливостями використання: корисна, надлишкова, зайва

Універса́льна десятко́ва класифіка́ція (УДК) —бібліотечна класифікація документів, широко використовується у всьому світі для систематизації творів науки, літератури і мистецтва, періодичного друку, різних видів документів і організації картотек.

Розроблена Міжнародним бібліографічним інститутом у 1895–1905 рр. на основі «Десяткової класифікації»американського бібліотекаря Дьюї.

Таблиці УДК складаються з наступних частин:

1. Структура, властивості та принципи УДК

2. Методичні вказівки щодо застосування УДК

3. Основні розділи УДК

4. Алфавітно-предметні покажчики (АПП) до основних розділів УДК

5. Допоміжні таблиці УДК

6. Алфавітно-предметні покажчики до допоміжних таблиць

5. Електронні бібліотеки.

Електро́нна бібліоте́ка (англ. Digital library) — розподіленаінформаційна система, що дозволяє зберігати і використовувати різнорідні колекції електронних документів(текст, графіка, аудіо, відео і т.і.) завдяки глобальним мережам передачі даних в зручному, для кінцевого користувача, вигляді.

Сканування видань відбувається за допомогою планетарних чи роботизованихсканерів, які зазвичай обладнані цифровими фотокамерами високої роздільної здатності. Результатом сканування може бути як растрове зображення так і файли в яких зображення суміщено з текстом, що дозволяє можливість текстового пошуку (технологія оптичного розпізнавання літер OCR) разом зі збереженим оригінальнім виглядом документу.

Формати публікацій: TXT, RTF, DOC, HTML, PDF, DjVu, FB2, JPEG, GIF.

6. Пошук інформації.

Інформаці́йний по́шук (ІП) (англ. Information retrieval) — наука про пошук неструктурованої документальноїінформації. Особливо це відноситься до пошуку інформації в документах, пошук самих документів, добуття метаданих з документів, пошуку тексту, зображень, відео та звуку у локальних реляційних базах даних, угіпертекстових базах даних таких, як Інтернет та локальні інтранет. Інформаційний пошук — велика міждисциплінарна область науки, яка стоїть на перетині когнітивної психології, інформатики, інформаційного дизайну, лінгвістики, семіотики, бібліотечної справи, та статистики.

Автоматичні системи інформаційного пошуку використовують для зменшення так званого «інформаційного перевантаження». Багато університетів та публічних бібліотек використовують системи ІП для полегшення доступу до книжок, журналів та інших документів. Найвідомішим прикладом систем ІП можна назвати пошукові системи в Інтернеті.

Об'єктом інформаційного пошуку є текстова інформація, зображення, аудіо, відео інформація.

Завданням інформаційного пошуку є знаходження відповідних (до пошукового запиту) інформаційних об'єктів, або документів серед доступного для пошуку матеріалу. Завдання для інформаційного пошуку задається у виглядіінформаційного запиту (query), який може містити слова, фрази чи речення або комбінацію їх. Переважна більшість пошукових систем орієнтована на роботу з пошуковими термінами — словами або словосполученнями, які пошукова система розпізнає як одне ціле. Для здійснення інформаційного пошуку потрібно мати збірку інформаційних об'єктів (бібліотека, комп'ютерні файли) і систему (алгоритм або програму) яка здійснює пошук. Для здійснення інформаційного пошуку користувач (людина або інформаційна система) формує інформаційний запит (information query). Результатом пошукової роботи є список документів який укладається згідно з певним принципом. Такий список називають впорядкованим (ranked list, ranked results).

Пошукова система переглядає всі доступні інформаційні одиниці (документи) зі збірки і відбирає документи відповідні до інформаційного запиту. Оскільки реальні пошукові системи знаходять не всі відповідні документи, говорять проточність пошукових систем (system accuracy). Результатом роботи пошукової системи є список відібраних документів (retrieved documents list), серед яких є відповідні до запиту документи (relevant documents). Для ідеальної пошукової системи список відібраних документів та відповідних документів повинні збігатися. В реальних пошукових системах в списках відібраних документів знаходяться і невідповідні до запиту документи.

Інформаційний пошук — велика міждисциплінарна область науки, яка стоїть на перетині когнітивної психології,інформатики, інформаційного дизайну, лінгвістики, семіотики, бібліотечної справи, та статистики.

7. Послідовність роботи з літературою та документами.

Фахівці висловлюють різні думки щодо кількості етапів у роботі з джерелами: одні називають п'ять (М. Варшавчик, А. Ніколаєва), інші шість (В. Стрельський). Та й назви етапів формулюються по-різному. Це пояснюється кількома причинами.

По-перше, це питання недостатньо досліджене, зокрема дається взнаки брак наукового обґрунтування критеріїв виділення того або іншого етапу. Чи потрібно, наприклад, виділяти етап реконструкції джерела? Справді, історикам іноді доводиться вирішувати це питання. Академік О. Шахматов, працюючи над давнім літописним зведенням "Повість временних літ", провів реконструкцію цієї видатної пам'ятки писемності. Але практично до реконструкції писемних джерел історики та філологи вдаються дуже рідко, оскільки це складний процес, який вимагає високої ерудиції, тривалої праці. До того ж реконструйована пам'ятка втрачає риси першоджерела. Таким чином, у звичайній роботі історика етап реконструкції джерела можна не виділяти, хоча іноді його й називають.

По-друге, у ряді випадків науковий підхід до визначення етапів підміняється кон'юнктурними міркуваннями. За радянських часів вважалося за необхідне виділяти етап класового аналізу джерел. Це була своєрідна данина принципу партійності, який був ідеологічно обов'язковим для всіх істориків, незалежно від профілю їхньої діяльності.

По-третє, іноді змішують етапи праці джерелознавця над конкретним джерелом і над комплексом джерел з певної проблеми, хоча останнє поняття набагато ширше. На нашу думку, в роботі історика над джерелами можна виділити такі найважливіші етапи:

• пошук, виявлення і попередній відбір джерел для наступної праці з ними;

• класифікація джерел (див. розділ IV);

• дослідження джерел, їх аналітична критика;

• синтетична критика та наукове використання досліджених джерел.

Кожен із цих етапів має також свою структуру, що заслуговує докладнішого з'ясування.

8. Способи фіксації результатів опрацювання літератури та документів.

9. Систематизація опрацьованої літератури.