3.2 Информационные потоки на предприятии

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия. Все информационные потоки можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

Внешние информационные потоки - это потоки информации между данным пред приятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции. Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия. Например, документ о приемке на склад готовой продукции.

Основным направлением деятельности ООО «Меркурий-Милк» является дистрибьюция. Отгрузка продукции осуществляется на основании заключенных договоров между клиентом и ООО «Меркурием-Милк».

Прежде чем составить договор о поставке продукции, с торговой точкой (сетью) оговаривается цена и порядок доставки ему готовой продукции и порядок оплаты клиентом предоставленной ему продукции. Предполагается, что фирма самостоятельно производит транспортировку заказанного им продукции.

Продажа товара происходит по следующей схеме:

ЗАЯВКА

СКЛАДСКАЯ ОБРАБОТКА

ФОРМИРОВАНИЕ МАРШРУТА

ЗАГРУЗКА ТОВАРА В МАШИНУ

ДОСТАВКА ТОВАРА В ТОРГОВУЮ ТОЧКУ

ВЫКЛАДКА ТОВАРА МЕНЧЕНДАЙЗЕРОМ ИЛИ САМИМ МАГАЗИНОМ

ОПЛАТА ЧЕРЕЗ БАНК ИЛИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ

Рис. 3 Схема информационных потоков предприятия

Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у торгового представителя или по телефону не посредственно операционисту, или по электронной почте на нужную ему продукцию.

Данная заявка обрабатывается и отправляется на склад для формирование маршрутов, ночью склад подсчитывает для каждого заказа не обходимое количество товара в штуках и загружает в машину, что бы утром примерно часов в 7,30 машина с товарам могла уйти по маршруту. После того как машины отгрузила товара по накладной в зависимости от договора оплата производится 2 вариантами. Если это маленькая торговая точка, то счет на оплату привозиться сразу и он его оплачивает по наличному расчету, а второй вариант безналичной расчет, т.е. счет на оплату присылается в центральный офис или же по электронной почте и оплачивается уже через банк.

3.3 Организационно-экономическая сущность задачи

Залог эффективной деятельности торгового предприятия – минимизация и отсутствие запасов товаров выше нормы. Поэтому проанализируем автоматизацию систем управления на примере решения задачи «Расчет остатков товаров на предприятии».

Решение этой задачи является одним из основных действий при функционировании подсистемы “Управление поставками и запасами”. Данная подсистема позволяет оценить привлекательность каждого изделия по его доли в обороте и прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию.

В результате суммирования плановых потоков поставки, продажи товаров и имеющихся остатков, а также с учетом воздействия некоторых других факторов определяется баланс наличия товаров на складе и прилавках магазинов. В зависимости от результата принимаются решения о пересмотре норм потребления товаров, что повлияет на увеличение или уменьшение количества заказов на приобретение товаров у поставщиков.

Задача предусматривает прохождение 4 этапов:

1. Операционист собирает заявки на закупку товаров у поставщиков определенной номенклатуры в определенном объеме. Исходя из этой информации, формируются нормы потребления товаров на 3 день.

2. После закупки заявленного количества продукции необходимой номенклатуры подсчитывается фактический объём поставленного товара.

3. Затем происходит непосредственно продажа товаров.

4. Рассчитываются остатки товаров после продажи и сравнивают их с нормами запасов товаров на предприятии.

Результаты решения задачи используют: кладовщик и директор, бухгалтерия. Задача решается раз в 2-3 дня, происходит корректировка на информацию, поступившую за прошедшие дни. Баланс рассчитывается на месяц вперед.

Для расчета используется данные Сводных норм потребления и запасов товаров на складе, фактического количества закупленного и проданного товара, данные бухучета (накладные, счета-фактуры).