2.2.3. Создание форм данных

Формы являются основным средством организации интерфейса

пользователя и представляют собой настраиваемые диалоговые окна.

Их используют для ввода, управления, просмотра и печати данных.

Формы создаются как на базе таблиц, так и на базе запросов.

Задание 2.8. Создайте с помощью Мастера форм форму для таб-

лицы Сотрудники.

Выполнение в MS Access

1. Выполните команды Создание Формы | Мастер форм.

2. В окне Создание форм выберите поля для отображения в форме

и щелкните по кнопке Далее.

П р и м е ч а н и е. Щелчок по кнопке

позволяет переместить

одно выбранное поле из списка Доступные поля в список Выбранные

поля. Для переноса всего набора полей щелкните по кнопке

.

51

Для добавления в форму полей из нескольких таблиц (или запросов)

выберите другую таблицу и повторите выбор полей.

3. Выполняя последовательно шаги, выберите внешний вид формы

и задайте имя формы — Сотрудники.

4. Щелкните по кнопке Готово (внешний вид формы представлен

на рис. 2.14). Щелкните по кнопке Закрыть на Панели быстрого

доступа.

Рис. 2.14. Форма «Сотрудники», созданная

с использованием Мастера форм

П р и м е ч а н и е. Корректировка формы, в частности изменение

ее внешнего вида, возможна в режиме Конструктора.

52

2.2.4. Создание запросов

Задание 2.9. Используя Мастер запросов, создайте простой

запрос к таблице СправочникОтделов для вывода

имеющихся в БД сведений об отделах организации.

Выполнение в MS Access

1. Выделите таблицу СправочникОтделов. Выполните команды

Создание | Запросы | Мастер запросов.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите Простой запрос

(рис. 2.15), нажмите ОК.

Рис. 2.15. Окно «Новый запрос»

3. В диалоговом окне Создание простых запросов (рис. 2.16)

выберите из списка пуля Таблицы и запросы таблицу Справоч-

никОтделов.

4. Используя кнопку

, выберите в поле Доступные поля тре-

буемые для запроса поля. Если необходимы все поля, то щелкните

по кнопке

. Нажмите Далее.

53

Рис. 2.16. Окно «Создание простых запросов»

5. В окне Мастера запросов выберите подробный или итоговый

отчет.

6. В последнем окне Мастера запросов введите в поле Имя запро-

са наименование запроса и щелкните по кнопке Готово. Сохраните

запрос.

Результаты простого запроса представлены на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Результаты простого запроса

54

Задание 2.10. Создайте запрос на выборку в режиме Конструктора

запросов для получения сведений о сотрудниках

отделов организации, работающих в должности

«программист» и «ведущий программист» и имею-

щих высшее образование.

Выполнение в MS Access

1. Выполните команды Создание | Запросы | Конструктор за-

просов.

Верхняя часть окна Конструктор запросов содержит список всех

полей таблиц, включенных в область действия запроса.

Нижняя часть содержит бланк QBE (Query-by-Example — запрос

по образцу), в котором определяются параметры запроса. Каждый

столбец бланка соответствует одному из полей.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Таб-

лицы. По очереди выберите таблицы, которые будут использоваться

в запросе (СправочникОтделов, Сотрудники, СправочникДолж-

ностей). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. Закройте окно

Добавление таблицы.

3. В строку Поле включите имена полей, используемых в запросе

(НаименованиеОтдела, Фамилия, Имя, КодДолжности, Название-

Должности, Образование). Для этого установите курсор на имени

выбираемого поля в верхней части окна Конструктора в соответст-

вующей таблице и дважды щелкните левой клавишей мыши.

4. В строке Сортировка по полям НаименованиеОтдела и Фа-

милия выберите порядок сортировки записей результата: по воз-

растанию.

5. В строке Вывод на экран в поле КодДолжности снимите галочку.

6. В строке Условие отбора задайте условия отбора записей:

 в столбце КодДолжности: =7 Or 8,

 в столбце Образование: =«высшее».

При использовании операторов для построения выражений усло-

вий отбора воспользуйтесь Построителем выражений, для вызова

которого:

 щелкните ячейку бланка запроса, в которую будет вставлено

выражение;

 выполните команды Работа с запросами | Конструктор | На-

стройка запроса и щелкните по кнопке Построитель или вы-

зовите контекстное меню и выберите в нем команду Построить;

55

 в диалоговом окне Построитель выражений создайте выражение,

определив нужные имена полей (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Построитель выражений для поля «КодДолжности»

из таблицы «СправочникДолжностей»

Заполненный бланк запроса представлен на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Заполненный бланк запроса на выборку

56

7. Чтобы увидеть результаты запроса (рис. 2.20), выполните ко-

манды Режим | Режим таблицы.

Рис. 2.20. Результаты выполнения запроса на выборку

8. Сохраните запрос и закройте его.

Задание 2.11. Создайте перекрестный запрос в режиме Конст-

руктора запросов для определения количества лиц

каждого уровня образования в отделах организации

по таблицам СправочникОтделов и Сотрудники.

Перекрестные запросы обычно работают с большими объема-

ми данных, подводя итоги по одному или нескольким критериям

и организуя информацию в табличном виде. Перекрестный запрос

представляет собой таблицу, в которой информация группируется

в соответствии со значениями одного или нескольких полей и фак-

тически приводится к виду, аналогичному электронной таблице.

Выполнение в MS Access

1. Выполните команды Создание | Запросы | Конструктор за-

просов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Таб-

лицы. Выделите таблицу СправочникОтделов, щелкните по кнопке

Добавить, затем выделите таблицу Сотрудники и еще раз щелкните

по кнопке Добавить. Нажмите Закрыть.

3. В строку Поле включите имена полей, используемых в запросе

(НомерОтдела, НаименованиеОтдела, Образование). Для этого

установите курсор на имени выбираемого поля в верхней части

окна Конструктора в соответствующей таблице и перетащите его

в строку Поле.

4. Выберите Перекрестный на вкладке Тип запроса. В строке

Перекрестный в столбцах НомерОтдела, НаименованиеОтдела

57

выберите Заголовки строк, а в столбце Образование — Заголовки

столбцов.

5. Добавьте еще одно поле для подсчета значений — Образование.

В строке Перекрестный выберите Значение, а в строке Групповая

операция — Count.

6. В строке Сортировка по полю НомерОтдела выберите порядок

сортировки записей результата — по возрастанию. Сохраните запрос.

Перекрестный запрос в режиме Конструктора представлен

на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Перекрестный запрос в режиме Конструктора

Результат выполнения перекрестного запроса Образование со-

трудников по отделам представлен на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Результат выполнения перекрестного запроса

58