2.2.1. Создание таблиц базы данных

Задание 2.1. Спроектируйте реляционную БД, описывающую

предметную область «Кадровая служба» и включа-

ющую сведения о сотрудниках, отделах, проектах.

Выполнение в MS Access

В результате анализа предметной области «Кадровая служба»

выявлены документы — источники данных для создания БД, струк-

тура которых представлена в табл. 2.1–2.3.

Типы данных в MS Access описаны в Приложении 4.

Таблица 2.1

Структура документа «Справочник сотрудников» (Сотрудники)

Формат реквизита Т (5) означает, что тип текстовый и содержит

максимум пять символов.

Таблица 2.2

Структура документа «Справочник должностей» (Должности)

Т(5)	Т(15)			Дата/ время	лог	Т(10)	Дата/ время	Т(5)	Т(5)

Код должности	Название должности	Оклад
Байт	Т(25)	Денежный

Семейное

положение

Код

должности

Табельный

номер

Дата

рождения

Фамилия

Отчество

Образо-

вание

Номер

отдела

Дата

найма

Имя

40

Таблица 2.3

Структура документа «Справочник отделов» (Отделы)

На основе анализа документов выделите информационные объекты

(табл. 2.4). Для каждого объекта определите ключевой реквизит,

который однозначно идентифицирует экземпляры объекта. В таб-

лице ключевые реквизиты/поля выделены полужирным шрифтом.

Таблица 2.4

Информационные объекты предметной области

Затем определите связи между информационными объектами

(табл. 2.5). Связь устанавливается между двумя информационными

объектами БД. Различают связи следующих типов: один к одному

(1:1); один ко многим (1:М); многие ко многим (М:М).

Информационный объект	Наименование реквизита	Имя поля
Сотрудники	Табельный номер	ТабельныйНомер
	Фамилия	Фамилия
	Имя	Имя
	Отчество	Отчество
	Дата рождения	ДатаРождения
	Семейное положение	СемейноеПоложение
	Дата найма	ДатаНайма
	Номер отдела	НомерОтдела
	Код должности	КодДолжности
	Код темы	КодТемы
Отделы	Номер отдела	НомерОтдела
	Наименование отдела	НаименованиеОтдела
	Дата создания	ДатаСоздания
	Штат	Штат
Должности	Код должности	КодДолжности
	Название должности	НазваниеДолжности
	Оклад	Оклад

Номер отдела	Наименование отдела	Дата создания	Штат
Т(5)	Т(25)	Дата/время	Байт

41

Таблица 2.5

Типы связей между информационными объектами БД

Спроектированная БД является нормализованной, так как ее таб-

лицы-отношения соответствуют требованиям нормализации.

Задание 2.2. Создайте файл БД с именем Кадровая служба на се-

тевом диске в папке вашей группы.

Выполнение в MS Access

1. Запустите MS Access 2010.

2. Для задания имени файла щелкните по кнопке

, располо-

женной в правом нижнем углу стартового окна MS Access справа

от поля Имя файла.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку для сохра-

нения базы данных, в поле Имя файла введите имя создаваемой

БД — Кадровая служба, нажмите ОК.

4. Щелкните по кнопке Создать, расположенной ниже, после чего

откроется окно MS Access в режиме Работа с таблицами с двумя

вкладками — Поля и Таблица (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Создание новой базы данных

Связь	Ключ связи	Тип связи	Пояснения
Отделы — Сотрудники	НомерОтдела	1:М	В одном отделе работает несколько сотрудников
Должности — Сотрудники	КодДолжности	1:М	Несколько сотрудников могут занимать одинаковые должности

42

Задание 2.3. Создайте структуру таблицы БД Сотрудники в ре-

жиме Конструктора.

Выполнение в MS Access

1. Перейдите в режим Конструктора таблицы, нажав на кнопку

раскрытия списка на вкладке Режимы (см. рис. 2.1).

2. В открывшемся окне Сохранение введите имя создаваемой

таблицы — Сотрудники.

3. В каждой строке верхней половины окна Конструктора таблицы

Сотрудники в соответствии с данными, приведенными в табл. 2.6,

введите:

 имя поля (в имени не допускаются точка, восклицательный знак

и квадратные скобки);

 тип хранимых данных, соответствующий имени поля, указывайте

с помощью кнопки раскрытия списка

в столбце Тип данных.

Графа Описание поля не является обязательной для заполнения.

Для перехода из столбца в столбец используйте клавишу Tab

или Enter.

Таблица 2.6

Описание полей таблицы Сотрудники

4. В нижней половине окна для каждого поля укажите его свойст­

ва, используя информацию из табл. 2.6, предварительно щелкнув

клавишей мыши на имени поля. Строки в окне Свойства поля, для

которых в табл. 2.6 нет указаний на заполнение, не изменяйте.

Имя поля	Тип данных	Свойство поля, подле- жащее изменению	Устанавливаемое значение поля
ТабельныйНомер	Счетчик	Размер поля	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	Размер поля	25
Имя	Текстовый	Размер поля	10
Отчество	Текстовый	Размер поля	10
ДатаРождения	Дата/время
СемейноеПоложение	Логический
Образование	Текстовый	Размер поля	10
ДатаНайма	Дата/время
НомерОтдела	Текстовый	Размер поля	5
КодДолжности	Текстовый	Размер поля	5

43

5. Выделите поля, которые должны стать ключевыми. В рассмат-

риваемом примере это поле ТабельныйНомер. В группе Сервис

щелкните по кнопке

.

6. Сохраните структуру таблицы, нажав на кнопку Закрыть

в правом верхнем углу окна Конструктора таблицы Сотрудники

(рис. 2.2), и на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры

таблицы?» ответьте Да.

Рис. 2.2. Окно Конструктора таблицы Сотрудники

Задание 2.4. Заполните таблицу Сотрудники, используя данные,

представленные в Приложении 2.

Выполнение в MS Access

1. Чтобы начать ввод данных, активизируйте в области переходов

соответствующую таблицу БД двойным щелчком мыши, выбранная

таблица будет открыта в режиме Режим таблицы.

2. Щелкните мышью ту ячейку, в которую желательно ввести

данные. При вводе значений в последнюю строку таблицы новая

строка добавляется автоматически.

3. Наберите на клавиатуре содержимое ячейки таблицы, при вво-

де возможно использование стандартных операций копирования

и вставки.

4. Повторяйте названные действия до тех пор, пока не введете

в таблицу все требуемые данные.

44

5. Для изменения устаревших или ошибочных данных в какой-

либо ячейке таблицы щелкните эту ячейку и введите новое значение.

6. Щелкните по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа,

чтобы сохранить внесенные изменения.

П р и м е ч а н и е. Для перехода по полям таблицы используйте

клавиши Tab, Enter и клавиши со стрелками на клавиатуре. Для

перемещения по записям используйте Панель навигации, которая

расположена на нижней границе окна таблицы (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Панель навигации

Задание 2.5. Создайте таблицу СправочникДолжностей, импорти-

руя данные в MS Access из рабочего листа MS Excel.

Выполнение в MS Access

1. Щелкните по вкладке Внешние данные. В группе Импорт и свя-

зи щелкните по кнопке Excel (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Создание таблицы БД с использованием импорта данных

2. В окне Внешние данные укажите источник данных, щелкнув

по кнопке Обзор. В окне Открытие файла выберите место хранения

электронной таблицы с данными, щелкните по кнопке Открыть

(рис. 2.5).

3. В окне Импорт электронной таблицы выберите лист с импор-

тируемыми данными (рис. 2.6) и щелкните по кнопке Далее.

4. Установите флажок опции Первая строка содержит заголовки

столбцов и щелкните по кнопке Далее.

5. Отредактируйте поля импортируемой таблицы (рис. 2.7) в со-

ответствии со структурой документа и щелкните по кнопке Далее.

45

Рис. 2.5. Выбор источника внешних данных

Рис. 2.6. Выбор листа или диапазона с данными

46

Рис. 2.7. Корректировка описания импортируемых данных

6. Определите ключевое поле (рис. 2.8) и щелкните по кнопке

Далее.

7. Укажите имя таблицы, в которую будет произведен импорт.

Нажмите кнопку Готово.

Рис. 2.8. Описание ключевого поля

8. Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конст-

руктора, отредактируйте поля и их описание (рис. 2.9).

47

Рис. 2.9. Таблица «СправочникДолжностей» в режиме Конструктора

Задание 2.6. Аналогичным образом создайте таблицу БД Спра-

вочникОтделов, импортируя данные из MS Excel.

Выполнение в MS Access

1. Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конст-

руктора, отредактируйте поля и их описание (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Таблица «СправочникОтделов» в режиме Конструктора

48