3. Основні вимоги до звіту з маркетингових досліджень

Основними вимогами до звіту:

• орієнтація на замовника, його потреби та проблеми;

• повнота — представлення необхідної і достатньої інформації, яку потребує замовник чи потенційний читач;

• точність — відповідальна обробка даних, логічність аргументації, вміла побудова фраз, грамотність;

• ясність — чіткість організації звіту, логічна послідовність мислення, точність використання виразів і термінів, однозначність та зрозумілість мови;

• виразність — акцентування головних результатів, вираження думок чітко і повно, без зайвих слів;

• акуратність — дбайливість та охайність виконання.

4. Підготовка та озвучення письмового звіту проведених досліджень.

Письмовий звіт може складатися з нижче вказаних частин:

Вступна частина, яка містить:

• титульний аркуш із назвою звіту і необхідними реквізитами (замовник, виконавець, період виконання дослідження і т.п.);

• договір або інший формальний документ (з необхідними підписами), який містить основні вимоги до дослідження і його результатів, перелік виконавців і співвиконавців, календарний план проведення дослідження і його етапи, розміри і умови оплати тощо;

• зміст звіту: перелік його розділів і підрозділів;

• преамбула, в якій стисло зазначають мету, завдання, об'єкт і предмет дослідження, методи дослідження, основні результати, висновки і рекомендації (призначена для осіб, які приймають результати дослідження і оплачують виконання робіт; вона повинна дати загальне уявлення про І результати досліджень і досягнення їх цілей).

Основна частина:

• обґрунтування актуальності дослідження, формулювання головної мети, розгорнутий опис завдань дослідження, обґрунтування об'єкта і предмета дослідження;

• опис і обґрунтування методів і методик дослідження;

• опис змісту дослідження, включаючи терміни виконання етапів робіт і виконавців, вихідної інформації, проміжних і підсумкових результатів;

• висновки і рекомендації, розроблені на основі результатів досліджень (рекомендації повинні містити як мінімум три варіанти: песимістичний, оптимістичний і найбільш імовірний, а також опис умов їх реалізації);

• список посилань на використану літературу, інформаційні бази даних та інші джерела інформації.

Додатки:

• первинні документи, наприклад анкети або протоколи випробувань;

• таблиці, діаграми, графіки, що ілюструють хід дослідження;

• проміжні розрахунки;

• фінансові документи, які підтверджують направленість використання коштів тощо.

5. Підготовка та представлення усного звіту

Часто замовники маркетингових досліджень бажають заслуха­ти проміжні, а також фінальний звіти в усній формі. Принципові підходи до підготовки та представлення усних звітів аналогічні письмовим. Але існують і деякі особливості. При підготовці і по­данні усного звіту про результати маркетингових досліджень слід дотримуватись таких вимог:

• знати замовника: рівень його технічної підготовки, міру заінтересованості в результаті дослідження тощо;

• правильно організувати презентацію;

— використовувати ефективні наочні засоби та ілюстрації.

При проведенні презентації усного звіту про результати маркетингових досліджень слід дотримуватися наступного;

• витримувати часові межі презентації;

• витрачати не більше половини відведеного часу на офіційну презентацію;

• надавати достатньо часу для пояснення інформації, яка міститься в таблицях, діаграмах тощо;

• резервувати час для відповідей на запитання та дискусії;

• використовувати зрозумілі слова І фрази;

• звернути увагу на дикцію.

У процесі підготовки ілюстративних матеріалів необхідно дотримуватися правил:

• таблиці та діаграми мають бути простими і зрозумілими, відбиваючими найважливіші результати проведених маркетингових досліджень;

• наочні матеріали не повинні перевантажувати слухачів надлишком інформації;

• техніка виконання наочних матеріалів повинна дозволяти користуватись ними всім присутнім;

• поєднаність кольорів має бути гармонійною;

• час на подання матеріалів повинен бути розподілений пропорційно.