Питання для самоконтролю

1. Визначте основні аспекти проведення аудиту персоналу.

2. На яких організаційних рівнях проводиться аудит персоналу?

3. Охарактеризуйте основні дослідницткі підходи до аудиту персоналу.

4. Якими інструментами здійснюється аудиту персоналу?

5. Обгрунтуйте послідовність операцій в процесі аудиторської експертизи.

6. В чому основна суть попередньої діагностики?

7. Охарактеризуйте структуру аудиторського висновку.

Бібліографічний список

1, 2, 3, 4, 5, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 24,

28, 33, 34, 36, 37, 40, 44, 51

Змістовий модуль 3. Практичні засади аудиту персоналу та контроллінг аудиторської діяльності Тема 7. Аналіз трудових показників як основа аудиту персоналу

Мета: засвоїти, закріпити та систематизувати знання про аудит ресурсів праці, робочих місць, аудит прийому працівників та звільнень в сучасних організаціях.

План вивчення теми

1. Аналіз ресурсів, витрат, ефективності праці та соціального розвитку.

2. Аудит робочих місць.

3. Аудит прийому працівників.

4. Аудит звільнення.

Методичні рекомендації до самостійної роботи

Внутрішній аудиту персоналу дозволяє оперативно оцінювати правильність проведення кадрової політики із використанням аналізу трудових показників підприємства. Він включає наступні основні напрями аналітичної діяльності:

- аналіз ресурсів (рівень, динаміка і структура персоналу, його рух, професійно-кваліфікаційний склад);

- аналіз витрат (аналіз трудомісткості та зарплатомісткості основних видів продукції; рівня, динаміки та структури оплати праці, витрат на навчання, підготовку та перепідготовку персоналу тощо);

- аналіз ефективності праці (аналіз рівня та динаміки продуктивності праці, аналіз факторів її зростання; оцінка автоматизації та механізації виробництва, ефективності техніко-економічних заходів; аналіз співвідношення продуктивності та оптаи праці);

- аналіз соціального розвитку (аналіз формування та використання фонду соціального розвитку).

Аналіз ресурсів праці містить два основних напрями: вивчення чисельності працюючих, її рівня, структури, руху; аналіз фонду робочого часу (рівня і структури).

Оцінка вартості трудового потенціалу окрім вартісного вираження трудових затрат може включати витрати, пов’язані із навчанням персоналу, перепідготовкою та підвищенням кваліфікації. З урахуванням цього вартість трудового потенціалу підприємства (Стр) розраховується за формулою:

Втр = Фзп + Фмз + Вн + Впп + Впк, (2.3)

де Фзп – фонд заробітної плати певної категорії персоналу;

Фмз – фонд матеріального заохочення;

Вн – витрати на навчання;

Впп – витрати, пов’язані із перепідготовкою кадрів;

Впк – витрати на підвищення кваліфікації.

Для оцінки якості роботи з кадрами застосовується система показників, що характеризує інтенсивність обороту. Основними показниками цією системи є:

1. Коефіцієнт інтенсивності обороту по прийому (Кп) – відношення кількості прийнятих працівників за період (Чп) до середньооблікової кількості працівників (Чоб):

Кпр = Чпр / Чоб (2.4)

2. Коефіцієнт обороту по звільненню (Кзв) – відношення кількості звільнених за період працівників (Чзв) до середньооблікової чисельності персоналу:

Кзв = Чзв / Чоб (2.5)

3. Коефіцієнт плинності кадрів (Кпл) – відношення кількості працівників, звільнених за власним бажанням, через невідповідність кваліфікації, за порушення трудової дисципліни за період (Чпл) до середньооблікової чисельності працівників:

Кпл = Чпл / Чоб (2.6)

4. Коефіцієнт заміщення (Кзам) – відношення різниці кількості прийнятих та звільнених працівників до середньооблікової чисельності працівників:

Кзам = (Чп – Чзв) / Чоб (2.7)

5. Коефіцієнт постійності (стабільності) кадрів (Кст) – відношення кількості працівників, що працювали весь звітний період (Чст), до їх кількості на кінець періоду (Чк):

Кст = Чст / Чк (2.8)

6. Коефіцієнт загального обороту кадрів (Кзаг) – відношення суми прийнятих та звільнених працівників за період до їх середньооблікової чисельності:

Кзаг = (Чпр + Чзв) / Чоб (2.9)

Аналіз використання робочого часу починається з розрахунку планового обсягу робочого часу, що визначається методом віднімання із загальної кількості днів в році (356 днів) святкових, вихідних, відпускних та втрат робочого часу із розрахунку середнього числа годин роботи одним середньообліковим працівником. Потім плановий обсяг робочого часу порівнюється з фактичним фондом робочого часу, величина якого залежить від чисельності працівників, тривалості робочого періоду в днях, тривалості робочого дня, кількості відпрацьованих людино-годин.

Вивчення структури календарного фонду робочого часу здійснюється на практиці шляхом складання балансу робочого часу.

Аналіз витрат праці здійснюється шляхом вивчення зростання продуктивності праці та зниження трудомісткості продукції, рівня та динаміки зарплатомісткості, а також фонду оплати праці. З метою вивчення змін продуктивності праці визначають індекс зміни продуктивності праці:

Зм.Пп = ((Впл х Вфакт) / Вфакт) х 100% (2.10)

де Зм.Пп - зміна продуктивності праці;

Впл – виробіток продукції в розрахунку на одного працівника в базовому періоді (по плану);

Вфакт – фактичний виробіток продукції.

Зростання продуктивності праці в результаті підвищення технічного рівня виробництва сприяє вивільненню працівників за рахунок впровадження нового обладнання, атоматизації виробництва, скорочення затрат ручної праці.

Аналіз витрат коштів на оплату праці включає:

- визначення розмірів середньої заробітної плати по категоріям персоналу;

- обґрунтування форм та системи оплати праці;

- аналіз ефективності систем преміювання;

- аналіз використання коштів, що направляються до фонду споживання;

- аналіз розподілу коштів фонду споживання;

- визначення фінансових резервів на період, що аналізується.

Всі ці дані зводять до таблиці, у якій вказують величину фонду споживання, фактичні витрати та відхилення фактичних витрат від планових в абсолютних величинах та у відсотках. Приблизно дві третіх фонду споживання розподіляються на оплату праці, включаючи витрати на соціальні виплати, компенсаційні та стимулюючі виплати. Саме тому аналіз фактичного розподілу фонду оплати праці – важливий етап оцінки ефективності роботи адміністрації.

Аналіз використання коштів, виділених на соціальний розвиток передбачає визначення питомої ваги окремих елементів та індексів їх фактичної зміни у структурі фонду соціального розвитку. Аналіз доповлюється дослідженням ефективності використання коштів за основними напрямами соціального розвитку. Ефективність виражається відношенням отриманих благ до коштів, що витрачені.

Загальний аналіз праці, оплати та соціального розвитку передбачає дослідження ресурсної (наявність), витратної (використання) та результативної (ефективність) складових.

Наступним важливим напрямом є аудит робочих місць (експертиза використання працівників), мета якого – визначення проблем використання персоналу. Серед основних його складових слід визначити:

1. Аудит продуктивності праці.

2. аудит укомплектованості персоналом (здійснюється шляхом аналізу робочого процесу та анкетування працівників на предмет затрат та умов праці).

3. Аудит розвитку персоналу (досліджуються загальні умови розвитку, якість засобів та методів стратегічного управління, оцінка можливих ризиків).

4. Стратегічний аудит (планування персоналу шляхом оцінки наявних трудових ресурсів, оцінка майбутніх потреб, розробка програми задоволення майбутніх потреб).

З метою забезпечення швидкого аналізу будь-якої складової аудиту є доцільною комп’ютеризація кадрової роботи. Якщо дані зібрані протягом достатнього періоду часу та їх аналіз проводиться регулярно, спрогнозувати кількість працівників, яких слід прийняти, перевести на іншу посаду, навчити чи звільнити, зовсім не складно.

Метою аудиту прийому працівників є експертиза правильності реалізації кадрової політики організації у питаннях підбору та найму працівників. Оцінка виконання функцій підробу персоналу може проводитися за наступними показниками:

- час існування вакансії;

- відношення числа тих, хто відгукнувся на вакансію, до кількості отримавши запрошення до участі в конкурсі;

- відношення кількості отримавши запрошення до кількості прийнятих на роботу;

- відношення кількості прийнятих до числа тих, хто залишився на роботі через кількість працівників, які задовольняють керівництво із загального числа прийнятих;

- відношення вартості прийому та відбору до числа тих, хто приступив до роботи;

- число заповнених вакансій за рахунок власних працівників у загальній кількості вакансій;

- відношення загальних витрат на заробітну плату щойно прийнятих працівників до вартості їх підбору.

Оцінка якості прийнятих працівників (Ян) здійснюється за формулою:

Яп = (Яр + Пр + Ор) / Ч, (2.11)

де Яп – середній показник якості виконаної роботи прийнятими працівниками, %;

Пр – відсоток нових працівників, що підвищили своє службове становище протягом одного року;

Ор – відсоток нових працівників, що залишилися працювати по закінченню одного року;

Ч – загальне число показників, що були враховані при розрахунку.

Витрати, що пов’язані із наймом персоналу, поділяються на три категорії:

- оплата праці, що включає операційні витрати (заробітна плата керівництва); заробітну плату служби з управління персоналом, витрати інших функціональних служб (плановий відділ, бухгалтерія тощо);

- інші затрати, що супроводжують прямі витрати (витрати на оголошення, на переміщення агентів з підбору персоналу, аренда приміщення для співбесід);

- витрати, пов’язані із функціонуванням адміністративних служб з набору: медогляд, канцелярські витрати, вартість тестових та екзаменаційних матеріалів тощо).

Окремо слід оцінювати витрати на адаптацію. Їх значимість (Ва) розраховується наступним чином:

Ва = Вартість адаптації / Вартість прийому працівників (2.12)

Взагалі аудит прийому працівників здійснюється за трьома напрямами:

-перевірка дотримання чинного законодавства та внутрішніх розпоряджень в галузі прийому працівників;

-перевірка міри досягнення кількісних та якісних цілей та розуміння причин можливих відхилень;

-дослідження зв’язку політики набору працівників із загальною стратегією організації та визначення її ефективності.

З метою оцінювання стійкості кадрового «ядра» організації та її стабільності здійснюється аудит звільнень. Рівень стійкості колективу складається з: числа постійних працівників, що утворюють його основу; чисельності працівників, які в результаті проведених заходів задовольнили свої потреби в трудовій діяльності; нестабільна частина колективу.

Відношення кількості звільнених за мотивами незадоволеності соціально-економічними умовами праці та її організацією до середньооблікового складу працівників являє собою плинність кадрів. Соціологами також застосовується показник потенційної плинності кадрів, що характеризує наявність установки на зміну місця роботи. При цьому потенційна плинність розглядається як початкова стадія фактичної плинності.

З метою визначення фактору «вірності» організації аудитор із погодження керівництва відділу управління персоналом повинен провести опитування найманих працівників. Такого типу інтерв’ю або анкетування дозволяє віднести відповіді працівників до одного з трьох рівнів:

- нижній рівень: відсутність вірності організації;

- проміжний рівень: освоєння професійної діяльності; усвідомлення системи цінностей компанії;

- верхній рівень: загальна ідентифікація з компанією.

При побудові цієї градації необхідно виявити ключові позиції, упорядкувати їх для того, щоб мати можливість оцінити рівень «вірності» працівника організації, тобто створити шкалу цінностей.

Фактором співставності із зовнішніми пропозиціями оцінюється привабливість компанії для працівника у порівнянні із зовнішніми можливостями та пропозиціями. Для оцінки такого виду факторів аудитор, визначивши масштаб «вірності» та співставності, будує відповідну структуру у формі сіткового графіку, що дає змогу провести діагностику плинності кадрів.

Аудит звільнень проходить, в основному, на стратегічному рівні. Він може мати акценти на аудиті ефективності в тому випадку, коли визначена політика набору та інтегрування працівників до організації. В його рамках оцінюється ефективність відбору кандидатів, прийому та навчання нових співробітників, різниця в освоєнні корпоративної культури.