3.1Форма – средство удобного заполнения таблиц

Заполнять таблицы данными можно и прямо в режиме таблицы, как это показано в 2.2. Когда таблица небольшая и видна полностью в окне, то такой способ заполнения вполне хорош и удобен. В случае же громоздких таблиц много удобнее пользоваться формами. Форма позволяет видеть всю запись целиком, все её поля. Например, в нашей базе данных, касающейся работы оптовой торговой конторы, таблица Сотрудники содержит 16 полей. Видеть их все при табличном представлении данных невозможно. Форма (рис. 3.1) позволяет видеть все поля сразу.

Рис. 3.1 Форма для заполнения таблицы Сотрудники

Различают формы одно- и многотабличные. Однотабличная форма заполняет данными только одну таблицу, для которой она и создана. Именно такая форма показана на рис. 3.1. В том случае, когда надо видеть данные сразу из нескольких таблиц, используется многотабличная форма. Например, удобно сразу видеть данные таблиц Кафедры и Преподаватели, что будет рассмотрено позже.

Важен порядок загрузки таблиц данными, особенно при использовании форм. Сначала должны загружаться главные таблицы, а затем подчинённые. Так, если использовать однотабличные формы, то сначала надо загрузить таблицу Кафедры, а потом – Преподаватели. При объединённой форме тоже сначала заполняются данные, касающиеся главной таблицы, а затем – подчинённой.

Процесс загрузки формы данными не отличается от процесса загрузки таблицы. Все правила, изложенные в пункте 2.2 для заполнения таблиц, применимы и для заполнения форм.

3.2Разработка однотабличной формы

Создание формы начинается с выбора командной вкладки Создание (рис. 1.6). Затем надо щёлкнуть в группе Формы (рис. 3.2) по одной из кнопок: Форма, Разделенная форма, Несколько элементов, Сводная диаграмма, Пустая форма, Другие формы , Конструктор форм.

Рис. 3.2 Группа Формы вкладки Создание

При использовании кнопки Форма программа Access автоматически создает форму и отображает ее в Режиме макета. Внести изменения в форму можно с помощью режимов Конструктор и Режим макета.

Использование мастера форм позволяет задать ряд параметров формы непосредственно при создании ее. Чтобы запустить мастер форм, необходимо щелкнуть кнопку Другие формы , а затем в раскрывшемся списке выбрать Мастер форм.

Рис.3.3 Диалоговое окно мастера для выбора таблиц и полей формы

После щелчка по кнопке Мастер форм появляется окно, изображенное на рис. 3.3. Все необходимые поля таблицы Кафедры (левое окошко на рис. 3.3) необходимо перенести в правую половину – Выбранные поля. Делается это щелчком по кнопке: .

Рис. 3.4 Выбор внешнего вида формы

После того, как необходимые поля для создания формы были выбраны, нажимаем на кнопку [Далее]. После этого попадаем в окно, где нам необходимо выбрать внешний вид формы (рис. 3.4). Предлагается несколько вариантов внешнего вида: В один столбец, Ленточный, Табличный, Выровненный. Для несложных форм удобнее других внешний вид В один столбец.

Рис. 3.5 Выбор стиля изображения формы

Рис. 3.6 Окончательная стадия создания формы с помощью мастера

Выбрав вид формы, щёлкаем по кнопке [Далее]. После этого попадаем в окно, где нам необходимо выбрать стиль изображения (рис. 3.5). Удобнее других – Стандартный.

Рис. 3.7 Готовая форма для заполнения таблицы Кафедры

Выбрав стиль изображения формы, нажимаем на кнопку [Далее]. После этого попадаем в окно завершения формы (рис. 3.6). В данном окне необходимо задать имя формы и выбрать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных или Изменить макет формы, затем щёлкнуть по кнопке [Готово]. Если установить переключатель на строчку Изменить макет формы, то компьютер перейдет в режим конструктора, в котором можно будет доработать созданную форму (пункт 3.3 – Доработка формы в режиме конструктора).

Поскольку таблица Кафедры из нашего примера была заполнена данными ранее, то сразу после создания в полях формы появятся данные. Они видны на рис. 3.7 для записи с порядковым номером 1. При желании их можно отредактировать или дополнить новыми данными. Результаты изменений незамедлительно появятся в таблице Кафедры.

Удобнее всего создавать форму в режиме мастера, а потом редактировать ее (если есть такая необходимость) в режиме конструктора.