Лекция 2.

6. Ввод данных в ячейки рабочего листа.

В Excel создание таблицы начинается с ввода информации в ее ячейки рабочего листа.

Типы данных, допустимые для ввода в ЭТ.

Из примера вы уже могли заключить, что в таблицу можно вводить –текст, числа и формулы.

Текст, как правило, используется для обозначения числовых данных и заголовков столбцов.

Числа могут использоваться в формулах и диаграммах. Числовыми значени-ями также выражаются даты (2.12.2007) и время (20:15:45)

На рабочем листе могут находиться графики, диаграммы, рисунки и изобра-жения. В действительности все эти объекты расположены на графическом уровне – в невидимом слое поверх рабочего листа. Запишите.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется при вводе автоматически. При этом, текст в ячейках - выравнивается по левому краю, а числовые значения – по правому.

Чтобы ввести информацию в ячейку, Щелкните на ней мышью и введите данные с клавиатуры. (При вводе данные будут отображаться как в ячейке, так и в строке ввода). Для сохранения введенных данных в ячейке, обязательно надо нажать Enter или стрелку перехода в другую ячейку.

Мы записали общее правило ввода информации в таблицу. Однако при вводе каждого типа данных есть свои особенности.

Ввод текста.

В ячейку можно ввести до 255 символов. Если текст - длиннее отображаемой ширины ячейки, но ячейки, расположенные справа пусты ( как в

нашем случае), Excel отобразит текст целиком. Если в ячейке справа есть данные, то в ячейке отображается всего несколько символов, хотя в ней хранится весь текст .

Чтобы отобразить весь текст, введенный в ячейку, вы можете

1. Увеличить ширину столбца ( воспользуйтесь Автоподбором- дважды Щелкните по правой границе столбца в строке заголовка),

2. Расположить текст в ячейке в несколько строк (Формат-Ячейка-Выравнива-ние- Переносить по словам) или просто

3. Выбрать более мелкий шрифт

Ввод чисел. При вводе чисел допускается использовать десятичную запятую для отделения целой части от дробной ( 451,7) и знаки денежных единиц (498 р. ), для отрицательных чисел- знак минус ( -125). Как видите, несмотря на присутствие текстовых символов, введенные данные, выровнены по правому краю, что свидетельствует об их числовой природе.

Если для отображения числа ширина ячейки мала, число отображается набором символов #### или в экспоненциальном виде ( например, 99 миллиар-дов, будет иметь вид 9,9Е+11, т.е. 9,9*10^11).

Ввод даты и времени.

В Excel дата и время считаются числовым значениями, которые форматиру-ются специальным образом.

В ячейке D11 дата представлена в наиболее часто используемом формате дат - 01.06.02. Приведем к числовому формату. В ячейке возникло число 37408. Что это за число?

Дело в том, что в табличном процессоре отсчет дат ведется, начиная с первого дня предшествующего столетия. И в ячейке– это количество дней, с 01.01.1900г. до 1июня 2002 года, введенного нами.

Что касается времени- дополним дату , введенную в первую ячейку временем. Например: полдень 01.06.2002 , к дате через пробел добавим 12:00. Информация в яч. Приняла вид - 1.06.2002 12:00. И вновь применим числовой формат. В яч. Появилось дробное число –37408,5. Запишите.

Excel трактует дату, как число, равное количеству дней, начиная с 01.01.1900г. до указанной даты, а время, как дробную часть дня. Для нас эти числа отображаются в привычном виде.

Ввод формулы. Формула это последовательность чисел, ссылок на ячейки, функций и операции их соединяющие - т.е. набор символов. В тоже время формула – средство обработки числовых данных. Чтобы Excel распознавала формулу, она должна начинаться со знака «=». Для Excel это признак того, что в ячейке содержится формула, а не текст. К формулам мы еще вернемся. А сейчас, я полагаю, вы уже заметили, в ячейке отображается не формула, а результат вычисления формулы. Формулу, вы сможете увидеть в строке ввода после того, как выделите ячейку. Поэтому у строки ввода есть еще одно название- строка формул.

7. СРЕДСТВА ДЛЯ УПРОЩЕНИЯ И УСКОРЕНИЯ заполнения таблиц.

7.1 текстовые последовательности Запишите

• Текущая дата вводится функцией :TODAY() , а время функцией:NOW().

• Далее нам предстоит ввести заголовки столбцов таблицы – наимененование месяцев.

1. В ячейку С6 введем Январь, и воспользуемся функцией автозаполнения.

Эта функция облегчает ввод набора числовых или текстовых элементов. Для этого используется маркер заполнения.

2. Подцепим маркер указателем мыши, протащим вправо. Как видите, ячейки заполнились наименованием месяца Январь года. (Автосписканет) Запишите.

Заполнение текстовых последовательностей

Excel распознает некоторые часто встречающиеся логически связанные текстовые последовательности (Их называют Автосписками). Чтобы заполнить диапазон элементами автосписка:

• Введите в ячейку 1-ый элемент, и

• протащите маркер по нужным ячейкам.

Если, протащив введенное слово, вы увидите его во всех ячейках, это значит, что в Excel отсутствует автосписок, начинающийся с этого слова. Ознакомиться с

перечнем доступных автосписков можно в ДО команды СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ-

OpenOffice.org Calc-Списки сортировки.Запишите.

Чтобы создать автосписок для многократного использования:

• Обратитесь к команде СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ-OpenOffice.org Calc-Списки сортировки-Создать.

• В поле Элементы наберите нужный список

• Выполните команду Добавить.

С помощью маркера заполнения можно размножить тексты, начина-ющиеся ( ввести в ГОД -1 год) и заканчивающиеся натуральным числом (Год 1)

7.2 Функция автозаполнения используется и при работе с числами. Продолжим заполнение таблицы.

- Введем 1 в А7. вновь подцепим маркер левой кнопкой мыши и протащим вниз. Отпустим кнопку мыши. Ячейки заполнились числами 1, 2, 3 т.е. арифметической прогрессией с шагом =1. Этот прием используется для создания столбца порядковых номеров.

Можно заполнить ячейки арифметической прогрессией с любым шагом.

-В В7 введем– 2000, подцепив указателем мыши маркер, протащим вниз,выделив пустые ячейки. Выберем команду :Правка-Заполнить-Ряды-Линейный - Приращение зададим шаг 5. Ячейки заполнились арифметической прогрессией с шагом 5.

Продолжим заполнение ячеек таблицы (Ввести в D7- 3, выделить С7- D7 и протянуть по строке). Как видите, автозаполнение можно выполнять как по строкам, так и по столбцам.