Характеристика внешней коммуникативной среды организации
Внешняя коммуникативная среда - это коммуникации с миром, находящимся за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней средой.
Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
Таблица 3- Структура субъектов и объектов внешней коммуникативной среды
Структура субъектов, взаимодействующих с организацией: |
|
Связи и отношения организации, установленные с: |
Бизнес-системы: |
· партнерами по бизнесу; · потребителями; · конкурентами; · операторами рыночной инфраструктуры; · инвесторами, аналитиками (финансовые связи).
|
· рыночная инфраструктура; · национальные деловые традиции |
Структура объектов коммуникативных контактов: |
|
|
Бизнес системы: Государственная ресурсная политика, нормативно- правовая среда бизнеса |
Государственные органы и учреждения, взаимодействующие с бизнесом |
|
Внешнюю среду характеризует:
1 взаимосвязь факторов внешней среды - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других.
коммуникация внутренняя внешняя коллектив
2 сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
3 подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
4 неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределенней внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
Анализ внешней и внутренней коммуникативной среды на примере компании «Выбор»
Объектом исследования являлась Компания «Выбор»- дистрибьютор кондитерских изделий. Данная компания обладает внутренними и внешними коммуникационными потоками: внешние задают ее отношение с общественностью, внутренние — с собственными сотрудниками.
В компании «Выбор» успешно функционирует современная система внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали. На сайте компании можно найти информацию о ее истории, продукции, пресс релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса.
На предприятии осуществляются как горизонтальные коммуникативные связи (н/р между руководителем отдела оптовых продаж и руководителем финансово-экономического отдела) и вертикальные нисходящие связи (н/р поручение выполнения годового отчета от руководителя финансово-экономического отдела к помощнику экономиста).
Коммуникационный процесс включает в себя ряд последовательных действий (рис.1)
Рисунок 1 – Коммуникационный процесс на предприятии «Выбор»
Для осуществления внутренней коммуникации на предприятии используются следующие каналы передачи информации:
Собрания сотрудников
Групповые совещания
Индивидуальные беседы
Горячие линии
Доски объявлений
Электронная почта
Интернет система- Spark.
Поскольку рассматриваемое предприятие является открытой организацией, то она участвует также во внешних коммуникативных связях. Рассмотрим связи с основными субъектами «Выбора».
Взаимодействие с партнерами по бизнесу. Прежде всего это поставщики кондитерских изделий, комплектующих для изготовления новогодних подарков.
Взаимодействие с потребителями. К клиентуре организации относятся потребители готовой продукции или услуг, получающие их непосредственно из организации. Н/р сеть x5
Взаимодействие с потребителями является важным направлением маркетинговых коммуникаций предприятия. Из всего комплекса маркетинговых мероприятий в данном случае выделяется прямое информирование потребителей о товарах или услугах, о самом предприятии. К этому же направлению относятся различные виды прямых и опосредованных коммуникаций с потребителем, ответы на письма, предложения, жалобы и пр. Предприятия и организации посредством проведения мероприятий, направленных на взаимодействие с потребителями, стремятся использовать самые разные формы прямых контактов со своими конечными клиентами. В результате развития компьютерных систем и электронных технологий такие контакты устанавливаются не только при помощи традиционных почтовых рассылок, но также с использованием Интернета, электронной почты, телефона, СМС, телетекста.
Мероприятия взаимодействия с потребителями позволяют производителям обращаться напрямую к покупателям, минуя продавцов и торговых посредников. В рассматриваемом направлении используются такие коммуникационные средства и инструменты, которые позволяют производителю получить немедленный отзыв о товаре или услуге, активно мотивировать потребителя, быстро реагировать на потребительское поведение.
Взаимодействие с конкурентами. Непростыми и в коммуникационно-психологическом смысле, и в организационном, и в структурном построении являются отношения с конкурентами. В их массиве можно выделить агрессивных конкурентов, конфликт с которыми максимален, а состязание за рыночную нишу — жесткое, и дружески соревнующихся, работающих в условиях неудовлетворенного спроса.
Взаимодействие с инвесторами и финансовые связи. Коммуникации в финансовой сфере обеспечиваются широким спектром информации о финансовой деятельности, проведении той или иной финансовой сделки, изменении курса акций и прочее. В составе аудитории, на которую направлена данная активность отделов корпоративных коммуникаций — финансовые аналитики и аналитики рынка ценных бумаг, те, кто формирует мнение и дает компетентный анализ финансовой ситуации.
К числу целевой аудитории в данном случае относятся также: персонал и администрация агентств, работающих с ценными бумагами, финансовые посредники, обозреватели по финансам и инвестициям, инвестиционные банки, коммерческие банки, департаменты депозитов ценных бумаг, сотрудники консалтинговых фирм, занимающиеся анализом рынка ценных бумаг, советники по капиталовложениям, страховые компании и пенсионные фонды, приобретающие котирующиеся ценные бумаги, инвестиционные фонды, финансовые статистические организации.
Резюмируя, коммуникация — это обмен информацией, который необходим людям как условие совместной работы в организации и является составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Эффективность работы менеджера, прежде всего, зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения. В сложной системе организационных коммуникаций можно выделить внешние коммуникации (информационные обмены с основными элементами внешнего окружения) и внутренние (между элементами самой организации), которые в свою очередь делятся на горизонтальные и вертикальные. Особая роль среди последних принадлежит коммуникациям между руководителем и подчиненным.