Автоформатирование

Суть автоформатирования состоит в быстром форматировании выделенного блока по предлагаемым образцам. В Excel имеется 16 образцов автоформатирования: простой, три стандартных, четыре бухгалтерских, три цветных, три для списков, два с объемными эффектами. Семнадцатый образец снимает форматирование.

Для автоформатирования нужно:

• выделить блок ячеек;

• выбрать команду меню Формат - Автоформат;

• в открывшемся окне Автоформат (рис. 4.8) в поле Список форматов выбрать образец (шаблон), просматривая его в поле Образец.

Рис. 4.8 Диалоговое окно Автоформат

Однако возможности автоформатирования этим не ограничиваются. Нажав кнопку Параметры, можно подкорректировать образцы, активизировав их, или, наоборот, снять применяемые форматы для числа, рамки, шрифта, узоров и цвета, выравнивания, ширины столбцов и высоты строк.

Стили оформления

Под стилем оформления понимается поименованная совокупность конкретного набора элементов форматирования. В Excel имеется возможность, как изменять существующие стили, так и создавать новые. Для создания нового стиля нужно вызвать команду меню Формат-Стиль. В поле Имя стиля диалогового окна Стиль (рис. 4.9) можно вписать имя нового стиля. В зоне Стиль включает можно включить или выключить опции форматирования, например Рамки или Выравнивание.

Для изменения опций форматирования следует воспользоваться кнопкой Изменить. В результате вы окажетесь в окне Формат ячеек, работа с которым была рассмотрена выше. Завершать создание стиля следует, щелкнув по кнопке Добавить и закрыв окно кнопкой ОК.

Изменение существующего стиля производится аналогично, за исключением того, что имя стиля не меняется. В последующем выделенный блок ячеек можно отформатировать по соответствующему стилю, выбрав его в поле Имя Стиля диалогового окна Стиль.

Рис. 4.9 Диалоговое окно Стиль

Создание шаблонов и их использование для построения таблиц

В практике работы предприятий часто используются одни и те же формы: счета, ведомости, платежные поручения, накладные и так далее. Можно заранее создать шаблоны таких форм, сохранив их с расширением *.xlt, где t - это первая буква от английского слова "template'' (в переводе - образец или шаблон).

Чтобы сохранить файл с расширением *.xlt, нужно при сохранении в окне Сохранение документа в поле Тип файла выбрать тип Шаблон.

Рис. 4.10 Выбор тип файла

Шаблон используется как заготовка для другой таблицы. Если шаблон создан под именем Forml.xlt, то создаваемым на его основе таблицам будут присваивать имена Formll.xls, Form12.xls и так далее. Эти имена вы можете оставить или изменить на другие при сохранении создаваемых таблиц. Ценность шаблона значительно повысится, если в соответствующие ячейки будут внесены формулы для вычислений. В этом случае, чтобы получить форму с расчетами, достаточно будет внести лишь исходную информацию.

Создатели русской версии Windows сделали на базе Excel достаточно большое количество форм, которыми можно воспользоваться, набрав команды Файл-создать, с правой стороны откроется панель шаблоны, выбираем шаблоны на моем компьютере (рис.4.11).

Рис.4.11 Окно Файл-создать

В результате откроется окно Шаблоны, нажимаем вкладку Решения в которой можно из числа предлагаемых выбрать необходимую форму (рис. 4.12).

Рис. 4.12 Вкладка Решения

Если выбрать Счёт-фактура1, то автоматически загрузится Excel с рабочей книгой Счёт-фактура1 (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Рабочая книга Excel Счёт-фактура1

После распечатки внешний вид этих форм практически полностью совпадает с аналогичными бухгалтерскими бланками, изданными типографским способом.