19. Бюджетирование и контроль затрат

Одной из центральных составляющих системы управленческого учета (а также, в определенной степени и предварительного анализа хозяйственной деятельности) является внутрифирменное бухгалтерское планирование, широко используемое в практике работы зарубежных предприятий.

Внутрифирменное бухгалтерское планирование или бюджетирование – это подсистема управленческого учета и перспективного анализа хозяйственной деятельности, являющаяся основой планирования тактических и стратегических целей деятельности и ее результатов в странах с развитой рыночной экономикой, элементы которой в настоящее время используются лишь в немногих промышленных организациях Республики Беларусь.

Бюджетирование представляет собой процесс сбора информации для построения системы бюджетов (планов, смет), которые являются прогнозами будущих доходов и затрат как в целом по предприятию, так и по его отдельным структурным подразделениям (центрам ответственности).

Бюджетирование – важнейшая составляющая тактического и стратегического управления в организации, так как сформированная система бюджетов позволяет вовремя скорректировать планируемые предприятием действия, если бюджетные операционные и финансовые отчеты покажут, что определенные операции или события отрицательно скажутся на финансовом состоянии и экономическом развитии предприятия.

Выделяются следующие основные виды бюджетов: краткосрочные и долгосрочные бюджеты, постатейные бюджеты, бюджеты отклонений, гибкие и постоянные бюджеты.

Долгосрочные бюджеты используются для стратегического планирования, краткосрочные – как для планирования (оценка необходимых объемов ресурсов и прогнозных результатов деятельности), так и для управления (оценка эффективности работы менеджеров центров ответственности).

Преимущество постатейных бюджетов по сравнению с обычными бюджетами состоит в том, что менеджеры находятся под большим контролем, так как не могут уменьшить расходы по одной статье и перевести расходы на другую статью с целью улучшения показателей деятельности центра или покрытия бесхозяйственности. Однако, постатейные бюджеты могут также способствовать и уменьшению побуждения менеджеров к поиску резервов снижения затрат и роста эффективности использования ресурсов.

Бюджеты отклонений побуждают менеджеров полностью использовать все ресурсы в течение финансового года и поэтому также обладают большим контролем над действиями менеджеров, чем неотклоняющиеся бюджеты, так как менеджер не имеет права выбирать, в каком финансовом году производить расходы. Тем не менее, данные бюджеты обладают и следующим недостатком: они ведут к тому, что менеджеры будут производить менее эффективные операции (особенно в конце года), стремясь израсходовать весь бюджет, опасаясь того, что бюджет будущего года может быть уменьшен на положительную сумму отклонений.

Гибкий бюджет – это бюджет, который пересматривается под влиянием изменения объемов деятельности. Преимущество его использования по сравнению с постоянным бюджетом состоит в том, что постоянный бюджет не отражает влияния объемов и искажает показатели эффективности работы менеджера. Однако гибкие бюджеты могут использоваться только в том случае, когда колебания объемов не могут контролироваться менеджером, в обратном случае должны применяться постоянные бюджеты.

Как правило, на иностранных предприятиях составляется сводный план хозяйственной деятельности. Данный документ в свою очередь обычно включает два раздела: операционный план и финансовый план.

В операционном плане хозяйственная деятельность зарубежного предприятия описывается через систему специальных технико-экономических показателей, которые характеризуют отдельные стороны и стадии производственно-хозяйственной деятельности – объем производства и реализации продукции, себестоимость продукции, цены реализации продукции, цены на приобретаемые факторы производства и др. Операционный план, как правило, включает в себя следующие виды бюджетов:

• бюджет продаж;

• бюджет производства;

• бюджет прямых материальных затрат;

• бюджет закупок материальных ресурсов;

• бюджет прямых трудовых затрат;

• бюджет общепроизводственных расходов;

• бюджет остатков производственных и товарных запасов на конец планируемого периода;

• бюджет себестоимости продукции (бюджет прямых и общепроизводственных затрат в себестоимости реализованной продукции);

• бюджет административно-управленческих затрат (бюджет административно-управленческих затрат в себестоимости реализованной продукции);

• бюджет затрат на реализацию;

• сводный расчет операционных финансовых результатов (операционный расчет финансовых результатов).

Финансовый план обычно составляют следующие виды бюджетов:

• бюджет денежных потоков;

• бюджет капитальных вложений;

• итоговый расчет конечных финансовых результатов;

• расчетная балансовая таблица (бухгалтерский баланс).

Сводный план хозяйственной деятельности предприятия составляется в следующей последовательности.

Бюджет продаж является первым плановым документом. Это обусловлено тем, что от объемов и стоимости реализации зависят все остальные экономические показатели деятельности предприятия – объем производства, себестоимость продукции, финансовые результаты и др.

На основе информации об объемах реализации составляется бюджет производства, который разрабатывается с учетом запасов готовой продукции на начало планируемого периода, имеющихся производственных мощностей на предприятии и ожидаемых остатков готовой продукции на конец бюджетного периода.

Планируемый объем производства, данные о нормах расхода и ценах по основным видам материалов используются для составления бюджета прямых материальных затрат. Последний в свою очередь служит основой для составления бюджета закупок материальных ресурсов, объем приобретения которых определяется с учетом изменения остатков материальных ресурсов на начало и конец планируемого периода.

Бюджет производства, нормы и стоимость трудозатрат на единицу изделия являются исходной информацией для составления бюджета прямых трудовых затрат.

Бюджет общепроизводственных расходов составляется, как правило, с выделением условно-переменных и условно-постоянных статей затрат. Условно-переменная часть затрат зависит от объема производства, и поэтому при ее планировании в первую очередь исходят из данных бюджета производства. Величина же условно-постоянной части рассматриваемых затрат предприятия определяется исходя из организационной структуры и особенностей управления.

На основе данных бюджета прямых материальных затрат, бюджета прямых трудовых затрат и бюджета общепроизводственных расходов разрабатывается бюджет себестоимости продукции.

В свою очередь бюджет себестоимости продукции вместе с разработанными бюджетом административно-управленческих затрат и бюджетом затрат на реализацию служит платформой для составления сводного расчета операционных финансовых результатов, который отражает прибыли (убытки) организации от основных (операционных) видов деятельности.

Разработкой сводного расчета операционных финансовых результатов завершается процесс составления операционного плана организации.

После составления вышеперечисленных бюджетов предприятие составляет прогнозную проформу финансовых отчетов или финансовый план. Она, как уже было сказано, обычно включает бюджет капитальных вложений, бюджет денежных потоков, итоговый расчет конечных финансовых результатов и расчетную балансовую таблицу. Весь бюджетный процесс и служит для создания проформы финансовых документов.

Бюджет капитальных вложений отражает информацию о планируемых объемах и направлениях инвестиций в развитие бизнеса, бюджет денежных потоков – о притоке и оттоке денежных средств по направлениям в разрезе временных периодов (месяцев, кварталов) и в разрезе видов деятельности (операционная, финансовая, инвестиционная и т.д.).

В итоговом расчете конечных финансовых результатов формируется общий финансовый результат (прибыль или убыток) организации на планируемый отчетный период, представляющий собой сумму прибылей и убытков от всех видов деятельности, а также от чрезвычайных событий.

Расчетная балансовая таблица представляет собой прогнозный баланс организации за конец планируемого бюджетного периода. Таким образом, прогнозные операционные и финансовые отчеты позволяют предвидеть будущее финансовое положение предприятия, если ожидаемые события произойдут. Самое главное, что данные отчеты предоставляют информацию о том, имеет ли организация достаточное количество денежных средств для погашения своих обязательств и осуществления производственной или иной деятельности, так как выход за пределы имеющихся денежных средств очень неблагоприятно сказывается на финансовом положении предприятия и может привести его к банкротству, даже если предприятие прибыльно.