4.3. Дополнительная литература:

3. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА-М, 2003

4. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. – Спб.: Питер, 2006

5. Демин Ю.М. Эффективный офис – менеджер. Спб.: Питер, 2004

6. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Учебное пособие, CD-ROM, 2002

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие - М.: ИНФРА-М, 2002

8. Кузнецов И.Н. Секретарь – референт: Учебно-практическое пособие, М.: Дашков и К, 2004

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002

10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002

11. Рогожин М. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практическое пособие – М.: ТК Велби, 2004

12. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие – М.: ТК Велби, 2004

13. Трудовой кодекс РФ

14. Трудовые книжки: примеры всех записей / под ред. Касьянова Г.Ю. – М.: Аргумент, 2006

15. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003– М.: ТК Велби, 2004

4.4. Периодические издания:

1. Делопроизводство

2. Кадровая служба

3. Секретарское дело

5. Содержание программы дисциплины

Раздел 1. Введение в документационное обеспечение управления

Тема 1. Теоретические и информационные основы документационного обеспечения управления (доу)

• Значение ДОУ.

• История документов.

• Документ в системе управления.

• Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

• Государственные стандарты в системе делопроизводства.

• Организация службы ДОУ в учреждении

Тема 2. Требования к оформлению реквизитов документов

• Формуляр документа

• Бланки документов

• Гербовые бланки

• Требования к реквизитам документа согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Примерное содержание раздела.

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Ключевые понятия: документ, документооборот, унификация, стандартизация, формуляр, бланк документа, реквизит.

Унификация и стандартизация документов. Единство правил оформления управленческих документов. Краткий обзор Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Категории стандартов: государственные, республиканские, отраслевые. Их краткая характеристика.

Виды документов и их классификация, функции документов.

Функции документа: информационная, коммуникативная, кумулятивная, правовая, управленческая, социальная, функция исторического источника

Виды документов: 1) по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.); 2) по месту составления (внутренние, внешние), 3) по содержанию (простые, сложные); 4) по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые); 5) по срокам исполнения (срочные, несрочные); 6) по происхождению (служебные, личные); 7) по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты); 8) по средствам фиксации (письменные, графические, фотокинодокументы). Их краткий обзор.

Понятие «реквизит документа», оформление реквизитов документов. Значение документов. Зависимость юридической силы документов от полноты и качества их оформления. Краткий обзор стандартных бланков, используемых в организациях. Требования к бланкам.

Методические указания.

При изучении темы следует исходить из того, что делопроизводство и корреспонденция – это важная информационная технология для оперативного планирования и управления предприятием. Делопроизводство базируется на действующем законодательстве.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве,

- это средство закрепления различным способом информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы составляют в соответствии с требованиями к расположению реквизитов, изложенными в ГОС Р 6.30-2003.

Вопросы для самоконтроля к теме 1:

1. Что такое документ и для чего он создается?

2. Каковы функции документа, и какую роль играют документы в работе управленческого аппарата?

3. Дайте определение документационного обеспечения управления.

4. Перечислите состав нормативно-методической базы делопроизводства.

5. Назовите известные вам государственные стандарты на документацию.

6. Какие нормативные документы определяют унифицированную систему организационно-распорядительной документации?

7. по каким признакам классифицируются документы?

8. Какие структурные подразделения занимаются документационным обеспечением управления?

9. Какие функции выполняют службы документационного обеспечения управления, каков их должностной состав?

10. Какие нормативные документы определяют порядок работы служб документационного обеспечения управления?

Вопросы для самоконтроля к теме 2:

1. Что такое формуляр документа и формуляр- образец?

2. Порядок оформления каких реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Виды расположения реквизитов в документе??

4. Какие реквизиты входят в общий бланк, в бланк для писем?

5. Как проектируются бланки?

6. Каков порядок адресования документа?

7. Каковы составные части адресата?

8. С помощью каких реквизитов и как оформляется согласование документа?

9. Какими отметками на документе оформляется процесс его прохождения в организации?

10. Назначение заголовка к тексту и отметки о приложении к документу. Как они оформляются?

Раздел 2. Особенности составления и оформления служебных документов различных видов.

Тема 3. Организационно-распорядительная документация.

• Организационная документация: устав, положение, инструкция.

• Распорядительная документация: постановления, решения, приказы, указы, распоряжения.

Тема 4. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

• Справочно-информационные документы: докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление.

• Служебная корреспонденция: служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, сообщение.

• Справочно-аналитические документы: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

Тема 5. Документы коллегиальной деятельности.

• Протоколы

Тема 6. Правила составления и оформления договоров.

Примерное содержание раздела.

Организационные документы: Уставы, Положения, Инструкции. Их назначение. Характеристика содержания реквизитов и структуры указанных документов. Процедура составления и оформления организационных документов.

Распорядительные документы: Постановления, Распоряжения, Решения, Приказы, Указы. Их назначение. Состав реквизитов распорядительных документов, их содержание и структура. Процедура составления и оформления распорядительных документов.

Протокол (собраний, заседаний, коллегий). Его назначение, содержание, форма, типовая структура, реквизиты. Процедура оформления и составления протокола.

Договор (оказания услуг, трудовой, аренды, учредительный договор, контракт и т.д.). Его назначение, содержание, форма, типовая структура, реквизиты. Процедура оформления, составления, подписания договора. Договоры в производственной деятельности.

Справочно-информационные документы: докладные и объяснительные записки, заявления и т.д. Справочно-аналитические документы: справки, акты, заключения и т.д. Назначение данных документов. Требования к структуре и содержанию, состав реквизитов. Процедура составления и оформления справочной документации.

Разновидности деловых писем: служебные письма, письма- приглашения, информационные письма, гарантийные письма, письмо-презентация, письма-ответы, рекламные письма и т.д. Правила оформления писем, реквизиты письма, адресат и формы обращения. Особенности расположения текста. Логическая схема расположения информации в письмах. Стандартные и трафаретные выражения в текстах писем, заключительные фразы. Речевой этикет в деловой корреспонденции.

Методические указания. При изучении этой темы особое внимание следует уделить требованиям к изложению текста различных видов документов. Текст должен быть по-возможности кратким, должны быть даны точные однозначные формулировки, не допускающие двойственного прочтения, текст должен быть оформлен в официально-деловом стиле.

Также необходимо рассмотреть особенности оформления текста документа в виде анкеты, связного текста или таблицы

Рассматривая отдельные виды документов важно обратить внимание на практическую сторону оформления и эстетическую составляющую.

Вопросы для самоконтроля к теме 3:

1. Какие требования предъявляют к текстам распорядительных документов (приказ, указание)?

2. Как оформляются организационные документы?

3. Как оформляются распорядительные документы?

4. Разновидности приказов.

5. Отличительные особенности приказов и распоряжений.

6. В чем отличия между приказами и постановлениями, распоряжениями и решениями?

7. Из каких разделов (частей) состоит текст распорядительных документов?

8. Что указывают во вступительной части текста распорядительных документов?

9. В каких случаях вступительная часть может отсутствовать?

10. Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Вопросы для самоконтроля к теме 4:

1. В чем особенность составления и оформления актов?

2. В чем особенности составления и оформления справок?

3. Какие разновидности справок существуют?

4. Какие требования предъявляют к составлению писем?

5. Какие требования предъявляют к составлению телеграмм и телефонограмм?

6. Виды писем и особенности составления и оформления каждого вида.

7. Составные части заявлений, докладных и объяснительных записок?

8. В чем отличия докладных записок от объяснительных записок?

9. В чем принципиальные отличия предложений от представлений?

10. Язык и стиль служебной корреспонденции.

Вопросы для самоконтроля к темам 5,6:

1. В чем особенность составления протокола?

2. Особенности оформления кратких протоколов?

3. Правила оформления выписок из протоколов?

4. Правила подписания и датирования протокола.

5. Шаблонные и трафаретные речевые обороты, используемые в тесте договора

6. Особенности оформления договоров возмездного оказания услуг и сопутствующей документации.

7. Из каких разделов состоит текст договора?

8. Какая информация содержится в преамбуле договора?

9. Правила подписания и датирования договора.

10. Шаблонные и трафаретные речевые обороты, используемые в тесте договора.