Контрольные вопросы
Пояснить состав интерфейса в представлении Диаграмма Ганта.
Перечислить способы ввода задач.
Пояснить и продемонстрировать практически, как вводятся имена задач в диаграмму Ганта?
Пояснить и продемонстрировать практически, как вводится продолжительность задач?
Пояснить виды взаимосвязей между задачами в проекте.
Пояснить и продемонстрировать практически, как устанавливаются связи между задачами?
Пояснить и продемонстрировать практически, как вставляются в график новые задачи?
Пояснить и продемонстрировать практически, как создаётся иерархия задач графика?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3 Назначение ресурсов задачам проекта
Цель: Изучить порядок назначения ресурсов в план проекта. Приобрести практические навыки по назначению ресурсов.
Время: 4 часа.
Содержание занятия: Ввод перечня ресурсов в файл проекта; установка параметров ресурсов и назначение ресурсов задачам.
Методические материалы и указания к занятию
1. Ресурсы для проекта
Начиная работу над проектом, руководитель, как правило, имеет определённые соображения о ресурсах, которые следует задействовать для реализации проекта. По мере корректировки охвата проекта, разработки списка задач, определения основных вех и конечных результатов у руководителя формируется всё более чёткое представление о кандидатах на назначения.
Привлекая ресурсы к работе над проектом, руководитель должен добавлять их названия в план проекта. Названиями могут служить как имена реальных людей, так и общие характеристики, описывающие квалификацию или подготовку, необходимую для выполнения той или иной задачи, названия оборудования, которое будет использоваться в ходе работы над проектом. В проект также вводится информация о материальных ресурсах.
Введение в план проекта информации о ресурсах позволяет:
уточнять календарный план. MS Project рассчитывает календарный план, исходя из календаря проекта, длительности задач, их зависимостей и ограничений. Кроме того, при назначении ресурсов на задачи программа корректирует план с учётом индивидуального рабочего графика и доступности ресурсов;
прогнозировать перегрузку ресурсов — ситуацию, когда ресурсу назначается больше задач, чем он способен выполнить за данный период времени. Можно также увидеть, какие ресурсы задействованы не в полном объёме. Переназначив часть нагрузки с перегруженных ресурсов на используемые не в полном объёме, можно получить более реалистический график. Затем, отслеживая ход выполнения задач, можно будет оперативно определять узкие места и перегрузку или неполное использование ресурсов, возникающие из-за сдвигов в графике;
отслеживать ход выполнения проекта. Это может быть, например, еженедельный отчёт ресурсов о количестве времени, затраченного на выполнение назначенных им задач, и времени, необходимого для их завершения. Обладая такой информацией, руководитель проекта сможет своевременно внести поправки в план проекта, обеспечивая тем самым бесперебойное продвижение проекта. Кроме того, эти сведения могут оказаться полезными при планировании новых проектов;
отслеживать использование, стоимость и потребление материальных ресурсов в проекте. Эти данные не только помогают удерживать проект в рамках бюджета, но и дают возможность заранее узнавать о скором исчерпании ресурсов;
обмениваться с ресурсами данными о назначениях, изменениями в расписании задач, информацией о ходе выполнения и состоянии проекта.
обеспечить назначение задач ответственным и исполнительным ресурсом, что позволит предотвратить непредвиденные задержки или даже остановку всего проекта из-за совершённых ранее ошибок.
Ресурсы делятся на трудовые и материальные. В свою очередь трудовые ресурсы можно разделить на людские (исполнители проекта) и оборудование, используемое в процессе реализации проекта. За единицу измерения усилий, затраченных такими ресурсами при выполнении задачи, принято время. Материальные ресурсы — расходные материалы. Для них измеряемой величиной по отношению к выполняемым задачам является потребление ресурса, а единицей измерения — количество ресурсов.
Для добавления ресурсов в план проекта достаточно ввести их название. Помимо названия ресурса в план проекта можно вводить дополнительную информацию — доступность, стоимость (ставку оплаты), комментарии и т. д.
Добавить ресурсы в проект можно вручную, вводя их в лист ресурсов как новые данные. Для этого:
Вывести на экран представление Лист ресурсов, выбрав пункты меню Вид, Лист ресурсов или щёлкнув мышью на пиктограмме Лист ресурсов на панели представлений (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Представление Лист ресурсов в режиме Ввод
Применить к данному представлению таблицу Ввод, для чего выбрать пункты меню Вид, Таблица, Ввод (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Режим Таблица: Ввод
Ввести название ресурса в поле Название ресурса и нажать клавишу <Enter>.
Повторить п. 3 для остальных ресурсов.
При вводе ресурсов можно использовать как конкретные, так и универсальные названия. Под универсальным ресурсом подразумевается ресурс, обозначающий не конкретного специалиста (например, Иванов), а его должность или профессию (например, Бухгалтер, Представитель заказчика, Программист), в которой могут выступать разные сотрудники.
Затем следует ввести остальные сведения о ресурсах:
Тип (трудовой или материальный) — вводится выбором из раскрывающегося списка после перехода в ячейку столбца Тип;
Единицы измерения материалов — вводится для материальных ресурсов (кг., м., шт. и т. д.);
Краткое название — вводится, если в плане проекта нужно вместо полного имени ресурса отображать его краткое название (инициалы);
Группа — вводится для категорий ресурсов, по которым их затем можно будет сортировать, группировать или фильтровать;
Макс. единиц — указывается максимальное количество единиц ресурса (в процентах или единицах и долях единиц). Для материальных ресурсов это поле недоступно;
Стандартная ставка — стандартная ставка трудового ресурса при стандартном рабочем дне для данного ресурса. Может задаваться как цена одного рабочего часа (например, 10 грн/ч) или одного рабочего дня (например, 80 грн/д).;
Ставка сверхурочных — ставка для трудового ресурса при использовании его в сверхурочное время.
Затраты на использование — затраты, относящиеся к отдельному акту использования ресурса. Могут использоваться вместо почасовой ставки или в дополнение к ней. Чаще всего они связаны с использованием некоторого оборудования. Они не зависят от количества выполняемой работы.
Начисление — указывается, как будут начисляться затраты на данный ресурс: Вначале (в начале периода использования данного ресурса), Пропорционально (равномерно в течение всего периода использования), По окончании (после окончания периода использования).
Базовый календарь — указывается базовый календарь данного ресурса. Выбирается из раскрывающегося списка.
Код — любое кодовое обозначение ресурса, имеющее смысл для руководителя проекта или компании. Кодом может служить любое буквенно-цифровое сочетание.
Для учебного проекта определим ресурсы, представленные в табл. 3.1.
Таблица 3.1