2. Отслеживание выполнения задач

После начала выполнения задач проекта следует регулярно отслеживать результаты и отражать в плане проекта. Ввод текущих данных о выполнении задач в план проекта позволяет контролировать ход реализации проекта. Можно следить за задачами на критическом пути и за бюджетом, контролировать ключевые задачи и т. д. Текущая информация, добавляемая в план проекта, позволяет предотвращать трудности и при необходимости принимать корректирующие решения. В план проекта вводятся следующие сведения:

• процент завершения;

• фактическая и оставшаяся длительности;

• фактическое начало и фактическое окончание;

• процент завершения трудозатрат;

• фактические и оставшиеся трудозатраты;

• фактические трудозатраты за период времени.

Существуют несколько способов отслеживания фактической информации. Выбор того или иного способа зависит от различных факторов.

Прежде всего, следует определить, насколько детальными должны быть фактические сведения в плане. Возможно, заказчик рассчитывает на ежедневную или еженедельную информацию о состоянии проекта. Могут понадобиться надёжные сведения о прошедших периодах, чтобы использовать этот проект в качестве эталонного при построении новых проектов в будущем.

Следующим фактором является время. Нужно решить, будет ли достаточно времени у руководителя проекта и его подчинённых по команде для внесения подробных сведений?

Третьим фактором является выбор, сделанный на предыдущих стадиях.

Выбор одного основного способа отслеживания фактических результатов не мешает использовать другие способы для отдельных задач.

2.1. Отслеживание через сведения о задачах

Информацию о ходе выполнения можно обновлять путём ввода фактических данных в поля задач: процент завершения, длительность, даты начала и окончания.

Самый простой способ отслеживания — обновление по графику. При этом система считает, что проект выполняется в точном соответствии с планом. В качестве даты, по которые завершены трудозатраты, можно использовать как текущую, так и любую другую. При использовании этого метода информация в задачах обновляется следующим образом:

• любые задачи, дата окончания которых установлена до выбранной даты, считаются завершёнными, причём в качестве даты завершения берётся запланированная дата окончания. Другими словами, запланированные даты окончания становятся фактическими, если они предшествуют выбранной дате;

• любые задачи, дата начала установлена до выбранной даты, а окончания которых находится после неё, считаются выполненными по выбранную дату;

• любые задачи, дата начала которых установлена после выбранной даты, не претерпевают никаких изменений.

Чтобы обновить проект по графику, следует

1. Выбрать пункты меню Сервис, Отслеживание, Обновить проект — открывается диалоговое окно Обновление проекта (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Диалоговое окно Обновление проекта

2. Убедиться, что в диалоговом окне выбран переключатель Обновить трудозатраты как завершенные по.

3. Указать в соответствующем поле дату, по которую должны быть завершены трудозатраты. По умолчанию там выведена текущая дата.

4. Выбрать переключатель:

• устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100, чтобы система определял состояние задачи (не началась, завершена или завершена частично) и устанавливал соответствующее значение процента завершения.

• устанавливать % завершения равным только 0 или 100 чтобы даже начатые задачи считались выполненными на 0%. Таким образом, задачи, дата окончания которых установлена после выбранной даты, не будут содержать никаких сведений о проценте завершения.

5. Щёлкнуть на кнопке ОК

Этим способом можно обновлять состояние всего проекта или только выделенных задач. Для этого в диалоговом окне Обновление проекта нужно активизировать соответственно переключатель Для всего проекта или Для выбранных задач.

В таблице диаграммы Ганта и диаграммы Ганта с отслеживанием в столбце индикаторов появляется индикатор завершённой задачи . В графической части обеих диаграмм на графики накладываются отрезки, отображающие фактическое состояние задач. Напротив отрезков в диаграмме Ганта с отслеживанием появляется процент завершения задач (рис. 5.7 и 5.8). Кроме того, в диалоговом окне Статистика появляется соответствующая информация.

Рис. 5.7. Диаграмма Ганта после ввода информации о состоянии проекта на указанную дату

Рис. 5.8. Диаграмма Ганта с отслеживанием после ввода информации о состоянии проекта на указанную дату

Опробовать обновления сведений о проекте на некоторую установленную дату описанным способом и просмотреть результаты на диаграмме Ганта и диаграмме Ганта с отслеживанием, а также сведения в диалоговом окне Статистика.

Кроме того, можно просмотреть сведения о фактическом состоянии задач в таблице Диаграммы Ганта в представлении Отслеживание (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Таблица диаграммы Ганта в представлении Отслеживание после обновления проекта

Выводится данное представление в диаграмме Ганта выбором пунктов меню Вид, Диаграмма Ганта, Отслеживание.