Методические материалы и указания к занятию
После того, как завершен этап планирования проекта, определён объём работ, определены цели и задачи проекта, запланированы сроки сдачи, принят бюджет и т. д., можно приступать к фазе выполнения проекта. В эту фазу включаются четыре этапа:
Отслеживание — отслеживается выполнение задач, отмечается фактическое их завершение назначенными ресурсами.
Анализ — выявляются расхождения между исходным планом и его реальным выполнением. Выявление отклонений от расписания или запланированных расходов позволяет предупредить возможные проблемы.
Контроль — принимаются все необходимые действия, чтобы проект был завершён в срок и не вышел за рамки бюджета.
Отчётность — вся необходимая информация предоставляется заинтересованным лицам.
На этапе планирования MS Project используется для создания проекта, составления его расписания и бюджета. На этапе выполнения с помощью этой системы вводятся сведения о ходе работ, анализируются производительность формируются отчёты о состоянии дел. Имея перед собой данные о продвижении проекта и производительности, можно корректировать план проекта таким образом, чтобы сохранять необходимый баланс между объёмом работ, сроками, затратами и доступными ресурсами.
Для перехода к отслеживанию выполнения проекта MS Project необходимо сохранить базовый план и регулярно вводить информацию о степени выполнения задач по мере того, как ресурсы приступают к работе над ними.
1. Сохранение базового плана
Откорректированный план проекта считается базовым планом. Его также можно считать исходным планом. Он отражает наиболее оптимальный баланс между объёмом работ, затратами и сроками их выполнения.
В то же время, план проекта является также намеченным и текущим планом. Исходный и текущий планы совпадают только в момент сохранения исходного плана. Это связано с тем, что текущий план проекта может изменяться. Когда вводится информация о ходе работ, например даты реального начала или окончания работ, проценты их выполнения, план проекта пересчитывается и корректируется таким образом, чтобы отражать введённые фактические данные.
Постоянный пересчёт плана необходим для того, чтобы можно было бы быть уверенным в соответствии его реальности. В тоже время необходимо сравнивать его с исходным планом. Чтобы иметь такую возможность, нужно сохранить базовый (исходный) план.
Отличие базового и текущего планов называются отклонением. Базовые планы, реальные данные и отклонения используются в различных методах, в том числе в методе освоенного объёма, для контроля соответствия проектных работ планируемому расписанию и бюджету. Пока не сохранён базовый план, в принципе нельзя осуществить анализ методом освоенного объёма.
При сохранении базового плана в файл записываются следующие поля всех задач, ресурсов и назначений:
затраты — в поле Базовые затраты;
длительность — в поле Базовая длительность;
окончание — в поле Базовое окончание;
начало — в поле Базовое начало;
трудозатраты — в поле Базовые трудозатраты.
Эти поля дают удобную точку отсчёта для контроля выполнения календарной программы и бюджета по мере осуществления проекта.
Чтобы сохранить первый набор базовой информации из плана проекта, следует:
Выбрать пункты меню Сервис, Отслеживание, Сохранить базовый план — на экране появляется диалоговое окно Сохранение базового плана (рис. 5.1)
Рис. 5.1 Диалоговое окно Сохранение базового плана
Убедиться, что выбран переключатель Сохранить базовый план.
Убедиться, что в раскрывающемся списке Сохранить базовый план выбран пункт Базовый план.
Убедиться, что в группе Для выбран переключатель всего проекта.
Щёлкнуть на кнопке ОК.
Сохранить базовый план.
После сохранения базового плана можно просмотреть его содержимое различными способами. Вначале базовый план идентичен текущему. Как только начнут выполняться задачи, в планах могут появиться расхождения. Именно эти расхождения и их величины необходимы во время отслеживания и контроля реализации проекта.
Просмотреть информацию, сохранённую в базовом плане можно с помощью диаграммы Ганта с отслеживанием (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Диаграмма Ганта с отслеживанием после сохранения базового плана
В этом представлении отрезки, соответствующие базовому плану, отображаются под отрезками текущего плана.
Просмотреть базовый план описанным способом.
Второй способ просмотра — просмотр Таблицы с базовым планом. Чтобы воспользоваться этим способом, нужно:
Выбрать пункты меню Вид, Таблица, Другие таблицы (рис.5.3) — появляется диалоговое окно Другие таблицы.
Рис. 5.3. Вызов представления Другие таблицы
В открывшемся диалоговом окне (рис. 5.4) выбрать пункт Базовый план.
Рис. 5.4. Диалоговое окно Другие таблицы
Пример таблицы с базовым планом приведен на рис. 5.5. В этой таблице отображаются сведения о базовой длительности, базовом начале, базовом окончании, базовых трудозатратах, базовых затратах.
Вызвать представление таблицы Базовый план и просмотреть базовые показатели.
Рис. 5.5. Таблица Базовый план
Сравнить текущий и базовый планы можно с помощью диалогового окна Статистика проекта, которое вызывается щелчком на кнопке Статистика в диалоговом окне Сведения о проекте.
Просмотреть показатели текущего и базового плана с помощью диалогового окна Статистика проекта (т. к. пока работа над реализацией проекта ещё не началась, эти показатели идентичны).
В ходе работ по реализации проекта могут происходить значительные изменения. Могут измениться приоритеты компании. Могут возникнуть срочные дела, которые отвлекут от текущего проекта, и т. д. В таких ситуациях данный базовый план перестаёт быть таким же полезным, как при его сохранении. В этом случае можно скорректировать его и сохранить как альтернативный. Всего можно создать и сохранить до десяти альтернативных базовых планов. Для сохранения альтернативного базового плана следует:
Открыть вновь диалоговое окно Сохранение базового плана.
В раскрывающемся списке выбрать один из вариантов (например, Базовый план 1).
Далее действовать, как при сохранении первоначального базового плана.