Уважаемый Николай Сергеевич!

 

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом он должен быть одинаковым на всем протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman   с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. К выбору шрифта личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах. Это позволяет адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Эта информация помещается в самом конце письма после подписи. Кегль шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то каждое из них оформляется на отдельном листе. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в конце основного письма перед подписью. Например:

К данному письму прилагаются 2 документа на 3-х листах:

                   1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;

     2. счета-фактуры.

 

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» 

                                                                                 Н.К. Никитина.

 

Языковые клише деловой переписки.

Текст делового письма создается при помощи языковых формул-заготовок, которые можно «составить», т.е. расположить в строго определенной последовательности. Такие стандартные выражения, используемые при составлении деловой корреспонденции, принято называть языковыми моделями, или клише. Рассмотрим основные клише, используемые в различных деловых письмах.

Извещения:

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение …

Доводим до Вашего сведения, что …

Сообщаем, что, к сожалению, …

Извещаем, что мы …

Объяснение мотивов (наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма):

В соответствии с протоколом …

В целях усиления охраны имущества …

В ответ на Вашу просьбу …

В подтверждение нашего телефонного разговора …

В порядке оказания технической помощи

В связи с тяжелым финансовым положением …

Выражение просьбы:

Прошу Вас принять меры …

Прошу сообщить данные о производительности …

Просим Вас проверить ход выполнения работ …

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем Вам чертежи сборки машин …

Посылаем интересующие Вас документы …

Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа …

Подтверждаем получение спецификаций на …

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение:

Предлагаем Вам приобрести …

Мы можем предложить Вам …

Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение:

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта,

Просим принять участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта):

К сожалению, присланный Вами проект … не может быть нами  утвержден по следующим причинам …

Ваше предложение отклонено по следующим причинам …

Напоминание:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны,

Напоминаем, что в соответствии с принятыми обязательствами Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет …

Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии:

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения заказа гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

К сожалению, мы не можем поставить Вам товар … в силу следующих причин…

Интерпретация действий другой стороны:

Такая задержка может привести к …

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ …

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова:

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов …

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Необходимо помнить, что соблюдение правил переписки свидетельствует о высоком уровне культуры делового человека и о его уважении к партнеру.

МОДУЛЬ 5. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ.

Лекция №1 Деловое общение.

Деловое общение, его особенности.

Общение – взаимодействие индивидов или социальных групп, заключающееся в непосредственном обмене деятельностью, навыками, умениями, опытом, информацией и удовлетворяющее потребности человека в контактах с другими людьми. Общение есть специфическая форма взаимодействия людей. Общение не является изобретением человека, потребность в нем имеет биологическую природу. У людей общение стало играть столь важную роль, что практически получала статус одной из самых главных.

Общение многогранно и может выполнять весьма разнообразные функции. Основными являются следующие:

• коммуникативная (состоит в обмене необходимой информацией);

• интерактивная (функция организации взаимодействия, т. е. определение вида деятельности, распределение обязанностей и контроль за их выполнением, влияние на настроение, поведение, убеждение партнера по общению);

• перцептивная (установление взаимопонимания в процессе деятельности).

Общение становится возможным, если налицо все его единицы и каждая четко выполняет отведенную ей роль. Компонентами общения являются:

1) его участники; 2) предмет общения и 3) средства общения (словесные и несловесные).

Основная единица коммуникации – речевое событие. Оно представляет собой законченное целое и состоит из двух компонентов:

1. это то, о чем сообщается, говорится (т. е. словесная речь) и то, чем речь сопровождается, – мимика, жесты, что в целом составляет речевое поведение;

2. это условие, обстановка, в которой происходит речевое общение, и сами участники общения, т. е. речевая ситуация.

Общение – является далеко не однозначное. Особенности поведения людей, применение ими методов и приемов, использование разнообразных вербальных и невербальных средств определяется видом общения. В лингвистике и психологии существуют разные классификации видов общения, они не противоречат, а скорее дополняют друг друга.

В основу классификации кладут:

• вид деятельности человека (общение деловое и бытовое);

• положение коммуникантов в пространстве (общение контактное и дистантное);

• наличие или отсутствие опосредующего аппарата (общение непосредственное и опосредованное);

• используемая форма языка (общение устное и письменное);

• постоянство или изменчивость позиций «я говорящий» – «ты слушающий» (общение диалогическое и монологическое);

• количество коммуникантов (общение межличностное и массовое);

• степень общности (общение манипулятивное, примитивное, формально- ролевое, светское, деловое, духовное).