3. Характеристика систем обліку запасів

3.1. Порівняльна характеристика систем постійного і періодичного обліку запасів

У зарубіжних країнах використовують дві системи обліку складських запасів:

1) система постійного обліку запасів;

2) система періодичного обліку запасів.

При системі постійного обліку запасів їх рух показується за видами запасів (матеріали, готова продукція, товари тощо) протягом звітного періоду безпосередньо на рахунку “Складські запаси” (“Товарно-матеріальні запаси” або інша назва), який є рахунком першого порядку. В плані рахунків ряду зарубіжних країн до нього передбачені рахунки другого порядку - “Сировина”, “Матеріали”, “Незавершене виробництво”, “Готова продукція”, “Товари”. Кожний з цих рахунків може мати ще також рахунки третього поряд­ку, які призначені для аналітичного обліку запасів за їх конкретними видами.

Для аналітичного обліку запасів використовуються картки як на паперових так і на електронних носіях (табл. 5.2). Тобто, така система обліку забезпечує відображення на рахунку “Складські запаси” дійсного стану запасів відповідно до здійснених операцій. Тому рахунки “Витрати на закупівлю” (“Закупівлі”) і “Повернення та уцінка придбаних товарів” при системі постійного обліку запасів не використовуються.

Таблиця 5.2

Реєстр постійного обліку запасів

Товар: Зошити учнівські					Мінімальний запас 100
Місце знаходження: склад №1					Максимальний запас 300
Дата		Надходження			Реалізація			Залишок
Місяць	Число	Кількість	Ціна	Сума	Кількість	Ціна	Сума	Кількість	Ціна	Сума
серпень	1							120	1.00	120
	7	100	1.00	100				220	1.00	220
	9				50	1.00	50	170	1.00	170
	17	150	1.00	150				320	1.00	320
	28				130	1.00	130	190	1.00	190
Всього	х	250	1.00	250	180	1.00	180	х	х	х

Надходження запасів на підприємство відображається записом:

	Складські запаси
		Грошові кошти (або Рахунки до оплати)

Собівартість реалізованих запасів при цій системі визначається в момент продажу (а не в кінці місяця, як при системі періодичного обліку запасів) як добуток кількості одиниць реалізованих запасів і собівартості одиниці:

С_р = С_о х К,

де С_р – собівартість реалізованих запасів;

С_о – собівартість одиниці запасів;

К – кількість одиниць реалізованих запасів.

При цьому робиться бухгалтерський запис:

	Собівартість реалізованих запасів
		Складські запаси

Перевагами системи постійного обліку запасів є:

- забезпечення користувачів інформацією, яка дозволяє більш оперативно вести управління запасами (підтримання необхідного їх рівня), оскільки на будь-яку дату є дані про кількість, ціну і вартість запасів;

- можливість постійного контролю за наявністю, рухом та собівартістю реалізованих запасів;

- дозволяє визначити дохід від реалізації за кожною такою операцією в момент продажу, оскільки для цього є вся необхідна інформація (дохід від реалізації та фактична собівартість реалізованих запасів);

- не потребує проведення періодичної інвентаризації запасів для визначення їх залишку.

При системі періодичного обліку запасів надходження та вибуття запасів протягом звітного періоду на рахунку “Складські запаси” не відображають. Надходження запасів показується на рахунку “Витрати на закупівлю” (або “Закупівлі”), який є рахунком елементів витрат і в кінці звітного періоду закривається на рахунок фінансових результатів. Для відображення надходження запасів робиться наступний запис на рахунках бухгалтерського обліку:

	Витрати на закупівлю
		Рахунки до оплати

Собівартість реалізованих запасів визначається за формулою:

С_р = З_п + Н - З_к,

де С_р – собівартість реалізованих запасів;

З_п – собівартість залишку запасів на початок періоду;

Н – собівартість запасів, що надійшли за період (закупівлі);

З_к – собівартість залишку запасів на кінець періоду.

На рахунках бухгалтерського обліку залишок запасів на кінець звітного періоду, виявлений шляхом інвентаризації, відображається наступним записом:

	Складські запаси
		Фінансові результати звітного періоду

Залишок запасів на початок звітного періоду (виявлений шляхом інвентаризації в кінці попереднього звітного періоду) списується безпосередньо на рахунок фінансових результатів записом:

	Фінансові результати звітного періоду
		Складські запаси

Оскільки собівартість реалізованих запасів, за умови використання системи періодичного обліку запасів, розраховується лише в кінці місяця за допомогою наведеної формули, то рахунок “Собівартість реалізованих товарів” при цій системі обліку не використовується.

Недоліки системи періодичного обліку запасів пов’язані з необхідністю проведення інвентаризації кожного звітного періоду. Також відсутність даних про залишки запасів та собівартість реалізованих запасів значно звужує можливості оперативного управління запасами та контролю за їх станом і рухом.

В окремих західноєвропейських країнах для відображення залишків запасів на кінець звітного періоду та їх змін у плані рахунків передбачено два рахунки - “Складські запаси” та “Зміна залишків запасів”. Для такого випадку взаємозв’язок між рахунками бухгалтерського обліку, при використанні системи періодичного обліку запасів, показано на рис. 5.3.

Постачальники Закупівлі Фінансові результати

Придбання Собівартість

запасів придбаних запасів

Запаси Зміна залишків запасів

Залишок запасів Зміна залишків запасів

на початок періоду протягом звітного року

Залишок запасів

на кінець періоду

Різні витрати Інші витрати

Списання елементів

інших витрат

Рис. 5.3. Відображення руху запасів при використанні системи періодичного обліку

В бухгалтерському обліку складаються такі проведення:

1) на залишок запасів на початок звітного періоду, який виявлений шляхом інвентаризації в кінці попереднього звітного періоду:

	Зміна залишків запасів
		Складські запаси

2) на залишок запасів на кінець звітного періоду, виявлений шляхом інвентаризації:

	Складські запаси
		Зміна залишків запасів

На відміну від торговельних підприємств, собівартість готової продукції на виробничих підприємствах складається з трьох компонентів:

- собівартості сировини і матеріалів, які використані для виготовлення продукції;

- вартості робочої сили, зайнятої у виробничому процесі;

- частини накладних витрат, пов’язаних із виробництвом продукції.

Собівартість готової продукції, виробленої за звітний період, відображається у складі запасів підприємства і розраховується наступним чином:

С_в = НВ_п + В - НВ_к,

де С_в – собівартість готової продукції, виготовленої за звітний період;

НВ_п – незавершене виробництво на початок періоду;

В – витрати на виробництво продукції за звітний період;

НВ_к – незавершене виробництво на кінець періоду.

Після реалізації частина собівартості готової продукції відноситься до собівартості реалізованої продукції і визначається за формулою:

С_рп = ГП_п + С_в - ГП_к,

де С_рп – собівартість реалізованої продукції;

ГП_п – собівартість залишку готової продукції на початок періоду;

С_в – собівартість готової продукції, виготовленої за звітний період;

ГП_к – собівартість залишку готової продукції на кінець періоду.