3. Порядок реєстрації та обробки облікової інформації

Інформація, яка використовується для прийняття управлінських рішень повинна збиратись, узагальнюватись і надаватись обліковою системою. Функціями цієї системи є: збір, реєстрація, обробка та зберігання даних; систематизація даних; узагальнення даних; підготовка і подання фінансової звітності.

Збір та узагальнення облікової інформації називають циклом обробки облікової інформації, тому що цей процес повторюється з новими даними кожного облікового періоду. В цьому циклі виділяють декілька послідовних етапів, починаючи з власне господарської операції, далі обробки інформації в обліковій системі протягом звітного періоду, і закінчуючи складанням фінансових звітів. Ці етапи наступні:

1) збір первинної інформації про факти господарської діяльності;

2) аналіз кожної операції;

3) запис економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку;

4) перенесення даних до Головної книги;

5) складання пробного балансу і трансформаційної таблиці (робочого листка, коригувальної таблиці);

6) підготовка фінансових звітів.

Початковим етапом циклу обробки облікової інформації є збір первинної інформації щодо кожної операції, яка має економічний вплив на підприємство. Широке тлумачення операцій включає:

1) обмін ресурсами (активами) і зобов’язаннями (пасивами) між підпри­ємством і однією або декількома іншими сторонами (наприклад, закупівля сировини, основних засобів, реалізація товарів, отримання позик та інвестицій тощо), тобто в даному випадку операції є двосторонніми;

2) певні події, які не відбуваються між підприємством і однією або декількома сторонами, але безпосередньо впливають на підприємство (наприклад, знецінення неходових і залежалих товарів, зношування в процесі експлуатації основних засобів тощо), тобто в цьому випадку операції є односторонніми.

Більшість операцій знаходять відображення у первинних документах, які містять важливі дані щодо цієї операції.

На другому етапі відбувається аналіз кожної операції, метою якого є визначення економічних наслідків кожної операції для підприємства відповідно до балансового рівняння (Активи = Зобов’язання + Капітал власників). При цьому встановлюється вплив кожної операції на активи, зобов’язання чи капітал підприємства та відбувається її відображення, з використанням подвійного запису, по дебету і кредиту відповідних рахунків бухгалтерського обліку.

Третій етап передбачає реєстрацію економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку, яка здійснюється у Головному журналі або у інших спеціальних журналах (книгах). Причому підприємство може використовувати тільки один Головний журнал або один Головний журнал і декілька спеціальних журналів.

Фрагмент із Головного журналу фірми “Фокс” наведено в табл. 1.3.2.

Таблиця 1.3.2

Фірма “Фокс”

Головний журнал стор.№1

Дата 20ххр.	Назва рахунків і пояснення	Довідка про про­ведення (фоліо)	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
березень 17	Готівка Капітал Джона Фірста Інвестовано в бізнес готівку (квитанція №30)	111 311	3,000	3,000
	і т.д.

Записи в Головний журнал здійснюються з дотриманням таких правил:

- сторінки журналу повинні бути пронумеровані. Номери цих сторінок вказуються у Головній книзі, куди розносяться операції із журналу, що вказує на підставу запису і полегшує пошук операцій;

- у першій колонці “Дата” на початку кожної сторінки журналу вказується рік. Після року записується місяць і дата операції. Наступний запис назви місяця здійснюється після його завершення;

- у колонці “Назва рахунків і пояснення” записують назви кореспондуючих рахунків і короткий зміст операції із посиланням на первинний документ. Причому назву кредитового рахунку розміщують під назвою дебетового рахунку із зміщенням вправо;

- колонка “Довідка про про­ведення (фоліо)” під час проведення реєстрації операцій у журналі залишається незаповненою. Записи у ній здійснюються під час перенесення даних до Головної книги для відмітки, що відповідне перенесення вже зроблено і простеження куди саме перенесено дані;

- у колонках “Дебет” і “Кредит” вказується сума операції;

- для полегшення читання журналу і виділення кожної операції в окремий блок після запису кожної операції залишається вільний рядок.

Переваги застосування в обліковій роботі Головного журналу полягають у наступному:

1) журнал дає змогу одразу після завершення аналізу кожної операції реєструвати їх у хронологічному порядку;

2) усі записи щодо економічних наслідків господарських операцій зосереджені в одному місці без їх подальшої класифікації (в Головній книзі дані про операцію записані в різних місцях на різних рахунках, що ускладнює пошук інформації про конкретну операцію);

3) у випадку виникнення потреби журнал дає можливість простежити повноту запису кожної операції, здійснити її аналіз, та виявити можливі помилки.

Із спеціальних журналів, які застосовуються для реєстрації груп господарських операцій, основними є: журнал закупівель, журнал реалізації, журнал грошових надходжень, журнал грошових виплат.

Журнал закупівель призначений для відображення отриманих від постачальників але не оплачених товарів, робіт, послуг (табл. 1.3.3). Він може бути одно-, двох- і багатоколончатий. Придбання товарів, робіт, послуг з одночасною оплатою готівкою відображається в журналі грошових виплат. На основі первинних документів (рахунків-фактур, накладних тощо) в журнал закупівель заноситься дата отримання товарів, робіт, послуг, назва постачальника, номер документа, який підтверджує таке отримання, сума. Крім цього у журналі закупівель відображаються в окремій колонці умови постачання. Надходження товарів у цьому журналі відображається по дебету рахунку “Витрати на закупівлю” (при періодичній системі обліку) або “Запаси” (при постійній системі обліку) і кредиту рахунку “Рахунки до оплати”.

Таблиця 1.3.3