Лекція № 5

Тема заняття: Ділові папери. Інформаційні документи. Звіт

Мета заняття:  

• ознайомити студентів із класифікацією документів, із загальними вимогами до їх

складання та оформлення; дати загальну характеристику деяким документам;

• розширити уявлення студентів про офіційно – діловий стиль;

• сприяти осмисленому засвоєнню правил оформлення формуляра – зразка;

• розвивати логічне мислення та культуру писемного ділового спілкування;

• виробляти орфографічні пунктуаційні навички студентів;

• виховувати мовленнєву культуру, прагнення пізнавати таємниці мови.

Тип заняття: Лекція з елементами бесіди

Література:     Обов’язкова: Ющук І.П. Практикум з правопису української мови. 1997. Пазяк О.М., Українська мова і культура мовлення.-К.,1995 Український правопис.-К.,1994.                       Додаткова: Беляєв О.М. Українська мова/Підручник для 10-11 кл.-К.,1998. Орфографічний словник української мови. - К., 1999.

ЕПІГРАФ : 

"Документація повинна бути обличчям вашим і вашої                        компанії. Обличчям настільки виразним і неповторним,                         щоб навіть не глянувши на підпис адресат знав би, що                        це написано Вами."                                                                                   С.П. Бибик

                                             

Хід заняття

1.  Організаційний момент 1.1 Привітання студентів. Перекличка.  1.2 Підготовка аудиторії до заняття, перевірка наявності студентів. 2. Ознайомлення студентів з темою та навчальними цілями заняття.

Запис теми, викладення мети заняття

3. Актуалізація опорних знань студентів.

3.1. Експрес-опитування.

1. Які ділові папери вам відомі?

2. Які види ділових паперів доводилось оформляти?

3.2 Інтелектуальна гра «Назви документ»:

1. Документ особливого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача, причини подій, фактів, провин називається… (пояснювальна записка).

2. Документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу, виконання доручень, завдань називається … (звіт).

3. Документ, в якому міститься необхідна інформація, називається… (оголошення).

4. Документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого виконання, називається… (планом роботи).

5. Різновид інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесом діяльності… (службовий лист)

4. Мотивація навчальної діяльності

Необхідність уміння грамотно укладати документацію

5. Викладення та вивчення нового матеріалу

План:

1. Документ – основний вид офіційно – ділового стилю.

2. Класифікація документів.

3. Реквізит – елемент документа.

4. Вимоги до текстів документів.

5. Вимоги до ділових паперів.

6. Інформаційні документи. Основні вимоги до укладання звітів

Документ ( від лат. Documentum – навчальний приклад, спосіб введення, доказ, взірець) – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють на різні види за ознаками класифікації і групами.

Класифікація документів

№ за/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка,протокол та ін.
2	За походженням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.
3	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
4	За призначенням	Щодо особового складу(особові офіційні документи), кадрові, довідково – інформаційні, обліково – фінансові, господарсько – договірні, організаційні, розпорядчі.
5	За напрямом	Вхідні, вихідні
6	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні(нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюється в певній послідовності й за обов'язковими правилами(типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання конкретних ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки(протоколи, накази, заяви).
7	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способами відправлення(телеграма, телефонограма).До дуже термінових документів належать документи, які мають позначення «дуже терміново».
8	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні.
9	За стадіями створення	Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби завірено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину робиться витяг. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. У юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
10	За складністю (кількістю відображених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, Складні – декілька.
11	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом.
13	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

• Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів.

• Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром. В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

• Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Офіційно – діловому стилю властиві певні ознаки, які треба враховувати при укладанні будь- якого документа:

• достовірність;

• точність;

• логічність;

• лаконічність;

• аргументованість і переконливість;

• емоційна нейтральність та відсутність індивідуальних особливостей стилю автора;

• прогнозування результативності;

• структурна і композиційна чіткість;

• доступність викладу;

• відповідність нормам та вимогам офіційно – ділового мовлення.

Вимогами до мови ділових паперів.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

-Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила...

Інститут просить...

Ректорат клопочеться...

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до,

у зв 'язку з,

згідно з, з метою,

необхідний для,

в порядку.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...

Нагадуємо Вам, що...

Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом.:.

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...;

Вважаючи...

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях

(підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).

-Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-—Вами ще не висловлені пропозиції...

-Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Школа не гарантує...

-Уживати інфінітивні конструкції:

створити комісію

відкликати працівників…

-У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую…

Пропоную…

-Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл.

-Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

шановний

високошановний

вельмишановний;

високоповажний